In einer Welt, in der Meetings, Beratungsgespräche und Kundentermine oft den Takt unseres Arbeitsalltags bestimmen, ist ein gutes Online-Buchungssystem mehr als nur ein Komfort – es ist ein Produktivitäts-Booster. Zwei Namen tauchen dabei immer wieder auf: Calendly und TuCalendi.
Beide Tools verfolgen dasselbe Ziel: Terminbuchungen zu vereinfachen. Doch ihre Herangehensweise unterscheidet sich in einigen entscheidenden Punkten – und genau die können den Ausschlag geben, welches Tool besser zu dir passt.
1. Standort & Datenschutz – der unterschätzte Faktor
Calendly ist ein US-Unternehmen mit Hauptsitz in Atlanta. Das bedeutet: Auch wenn es EU-Server gibt, unterliegt das Unternehmen dem US-Recht, und Daten können – je nach Einstellung – in die USA fließen. Seit dem Schrems-II-Urteil ist das für viele europäische Unternehmen ein sensibler Punkt.
TuCalendi als DSGVO-konforme Alternative zu Calendly, hingegen sitzt in Spanien, betreibt seine Server in Deutschland und Spanien und erfüllt die DSGVO zu 100 %. Das ist nicht nur ein rechtlicher Vorteil, sondern vermittelt vielen Kunden ein gutes Gefühl – gerade in Branchen, in denen Vertrauen zählt (Gesundheitswesen, Recht, Bildung).
2. Bedienung & Sprachen – einfach global arbeiten
Beide Tools punkten mit einer modernen, benutzerfreundlichen Oberfläche.
Der Unterschied: Calendly ist primär auf Englisch ausgelegt, bietet zwar Übersetzungen, diese sind jedoch teils unvollständig.
TuCalendi ist von Grund auf mehrsprachig (u. a. Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Portugiesisch). Das macht es einfacher, internationale Kunden direkt in ihrer Sprache anzusprechen – ohne Workarounds.
3. Anpassbarkeit – dein Branding, deine Regeln
Wenn es um Corporate Design geht, trennt sich oft die Spreu vom Weizen:
- Calendly bietet Branding-Optionen, aber viele davon sind nur in höheren Preisstufen verfügbar.
- TuCalendi lässt dich schon im günstigeren Plan Logo, Farben, Schriften und sogar eigene Domains oder Subdomains nutzen.
Das Ergebnis: Deine Buchungsseite wirkt nicht wie ein fremdes Tool, sondern wie ein nahtloser Teil deiner Marke.
4. Integrationen & Zahlungen – lokal denken, global handeln
Beide Plattformen integrieren sich mit Google Calendar, Outlook oder Zoom. Doch bei der Zahlungsabwicklung zeigt sich ein klarer Unterschied:
- Calendly unterstützt Stripe & PayPal, hat aber teilweise Einschränkungen bei bestimmten EU-Währungen.
- TuCalendi unterstützt Stripe & PayPal ohne Umwege – inklusive Währungen wie CHF, SEK oder MXN, was vor allem für internationale Dienstleister in der EU spannend ist.
5. Support – schneller Draht vs. Ticket-Warteschlange
Der wohl subjektivste, aber im Alltag oft entscheidende Punkt: der Support.
- Bei Calendly läuft der Kundendienst vor allem über E-Mail-Tickets und Helpcenter-Artikel.
- TuCalendi setzt auf mehrsprachigen, menschlichen Support, der oft innerhalb weniger Minuten antwortet – ohne KI-Filter oder lange Wartezeiten.
6. Preis-Leistung – nicht nur die Monatsgebühr zählt
Wer nur die günstigste Monatsgebühr vergleicht, sieht auf den ersten Blick kaum Unterschiede.
Doch rechnet man Funktionen, Branding-Optionen und Integrationen mit ein, bietet TuCalendi oft mehr für denselben oder sogar niedrigeren Preis – besonders für Teams.
Fazit – welches Tool ist das richtige?
Wähle Calendly, wenn dir Datenschutz weniger wichtig ist, du vor allem im US-Markt aktiv bist und dich ein englischlastiges Interface nicht stört.
Wähle TuCalendi, wenn du europäische Datenschutzstandards schätzt, Wert auf starke Anpassbarkeit, mehrsprachige Kundenansprache und direkten Support legst.
In einer Zeit, in der Vertrauen, Geschwindigkeit und Flexibilität entscheidend sind, kann ein Wechsel oder zumindest ein Testlauf den Unterschied machen.
Tipp: TuCalendi bietet einen kostenlosen Testzugang – perfekt, um zu prüfen, ob sich die Plattform in deinen Arbeitsalltag einfügt, ohne gleich etwas umzustellen.