Cómo mejorar la experiencia de la reuniones virtuales durante la transición al trabajo remoto

Cada vez más trabajadores han comenzado el cambio a una nueva modalidad de trabajo. La oficina en casa y el trabajo remoto han llegado a muchas empresas casi sin avisar y en la inmensa mayoría de los casos sin posibilidad de adaptación.

Veamos cómo mejorar la experiencia de las reuniones virtuales durante la transición al trabajo remoto, adoptando la tecnología y un entorno adecuado para las nuevas herramientas digitales.

De la noche a la mañana, las personas nos hemos visto obligadas a movernos a sistemas de videoconferencias como Zoom o GotoMeeting para continuar manteniendo reuniones con clientes, proveedores o con compañeros de trabajo. En ocasiones, sin tener una pequeña formación, conocimientos, ni disponer de los elementos necesarios para poderlas llevar a cabo.

Cómo programar las reuniones virtuales en la agenda

En todos los países, una gran parte de la población ha comenzado a tener reuniones virtuales entre una o varias personas. El problema inicial es encontrar el momento adecuado para que todos puedan asistir.

Para resolver este inconveniente inicial es aconsejable tener una solución de calendario online como TuCalendi para programar reuniones, citas o cualquier evento que desees organizar. Compartir el calendario desde el sitio web de la empresa, a través de los digitales disponibles o compartiendo el enlace a la reunión a través de correo electrónico. Se comprueba la disponibilidad, el mejor horario  y directamente se programa la reunión.

Evitando de esta forma las multiples llamadas y los correos de ida y vuelta para encontrar el momento adeacuado para mantener la reunión.

Utilizar un software de videoconferencia adecuado

En la actualidad existe una gran variedad de soluciones para poder realizar videoconferencias de forma sencilla y segura.  Por diversos motivos, Zoom se ha llevado el galardón y se ha alzado como líder mundial.

Desde el punto de vista de TuCalendi es una gran solución y hemos trabajo para formar parte del marketplace de Zoom y ofrecer la integración entre TuCalendi y Zoom. Haciendo que programar una reunión virtual sea súper sencillo. 

Otra fantástica alternativa para realizar reuniones virtuales es GoToMeeting, por esta razón también puedes integrar TuCalendi con GoToMeeting.

Disponer del equipo necesario

Siendo una gran ventaja la posibilidad de acceder a reuniones virtuales a través de dispositivos móviles, dependiendo del tipo de reunión, el roll dentro de ella y las presentación que se vayan a mostrar, puede ser un poco incómodo y no tener una buena experiencia. Además en ocasiones puede parecer poco profesional.

Lo mejor es tener un ordenador portátil o de sobremesa para poder realizar las reuniones virtuales. En el caso que el equipo no tenga una cámara, es necesario hacer una pequeña inversión para adquirir una WebCam. Aunque se pueden hacer reuniones sin mostrar la imagen, es decir solo con voz como si fuera una llamada telefónica convencional, es interesante poder contar con una cámara para una mejor interacción con el resto de participantes y utilizar el lenguaje no verbal. 

Además, si el equipo no incorporan un buen micrófono también es conveniente adquirir uno para que el sonido sea de calidad.

En el mercado la oferta de este tipo de accesorios es muy amplia y se adapta a cualquier presupuesto

Otro aspecto a tener muy presente es el acceso a Internet, para evitar cortes y retardo en la transmisión. Si es posible y dependiendo del número de reuniones virtuales que se vayan a realizar, podría ser una opción aumentar la velocidad de la conexión, mejorar la red Wifi o incluso conectar el ordenador por cable Ethernet a la red.

Consejos para mejorar la experiencia al realizar reuniones virtuales

Tres puntos muy simples que sin duda mejoran la experiencia en este tipo de reuniones son los siguientes:

Respetar el horario

La puntualidad es un aspecto importantísimo. Además si se trata de reuniones con personas que están en distintas zonas horarias, hay que evitar confusiones de este tipo.

Si la reunión es programada con TuCalendi, la confusión no existe porque cada persona sabrá cuándo es la reunión en su horario local.

Silenciar el micrófono cuando no estés hablando

Cuando la reuniones son con más de 2 personas, especialmente si son de grupos, una opción a tener en cuenta es silenciar el micrófono de las personas que no hablan. Esto ayuda muchísimo a evitar ruidos de fondo.

Ajustar bien la cámara

Para que las reuniones sean lo más natural posible hay que mirar directamente a la cámara. Evitar colocar la cámara de lado, muy alta o muy baja.

Esto es solo el inicio del caminio al trabajo remoto.

El objetivo de TuCalendi es hacer que tu trabajo y el de tu empresa sea más productivo y eficiente, esté mejor organizado, puedas disponer de más tiempo y que tus clientes tengan una gran experiencia.

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