In einem früheren Tutorial haben wir dir erklärt, was TuCalendi-Workflows sind. Jetzt schauen wir uns an, wie du einen Workflow erstellst, der nach einer erfolgreich abgeschlossenen Buchung ausgeführt wird.
Melde dich bei TuCalendi an mit deinem Benutzernamen und Passwort. Klicke im Seitenmenü auf "Abläufe":
Klicke unter der Option "Workflows (nach der Buchung)" auf "Auswählen":
Da noch kein Workflow erstellt wurde, klicke auf "Neu", um einen Workflow anzulegen.
Gib zuerst dem Workflow, den du erstellen möchtest, einen Namen. Wenn du ihn eingegeben hast, klicke auf "Hinzufügen".
Klicke dann auf "Bearbeiten", um deinem erstellten Workflow die verschiedenen Automatisierungen hinzuzufügen.
Der Workflow enthält noch keine Automatisierung.
Bei jeder Automatisierung gibt es zwei Schlüsselbegriffe:
- Auslöser: Das Ereignis, das eine Automatisierung startet.
- Aktion: Die Aufgabe, die in der Automatisierung ausgeführt wird.
Eine Automatisierung ist so aufgebaut:
Wenn etwas passiert (Auslöser), führe folgende Aufgabe aus (Aktion).
Auslöser
Der erste Schritt der Automatisierung besteht darin, sie zu starten, wenn etwas Bestimmtes passiert.
Klicke dazu auf "Auslöser hinzufügen":
Wähle den Auslöser über das Dropdown-Menü aus:
Diese Auslöser stehen zur Verfügung:
- Eine Buchung wurde erfolgreich vorgenommen.
- Die Buchung/das Meeting wurde verschoben.
- Eine Buchung wurde geändert.
- Eine Buchung/ein Meeting wurde storniert.
- Bevor eine Buchung/ein Meeting beginnt.
- Nachdem eine Buchung/ein Meeting endet.
In diesem Fall wählen wir den Auslöser "Eine Buchung wurde erfolgreich vorgenommen":
Aktion
Im nächsten Schritt der Automatisierung legst du die Aktion fest, die ausgeführt wird, wenn eine Buchung erfolgreich vorgenommen wurde.
Klicke auf "Neue Aktion hinzufügen":
Wähle die Aktion über das Dropdown-Menü aus:
Für den Auslöser "Eine Buchung wurde erfolgreich vorgenommen" stehen diese Aktionen zur Verfügung:
- Bestätigungs-E-Mail senden.
- Bestätigungs-SMS senden.
- Webhook senden.
In diesem Fall wählen wir die Aktion "Bestätigungs-E-Mail senden":
Wähle die Bestätigungsvorlage, die gesendet werden soll, und das E-Mail-Konto, von dem aus die Bestätigungs-E-Mail verschickt wird. Du kannst außerdem die Option ".ics-Datei anhängen" aktivieren. Klicke anschließend auf "Hinzufügen".
Unter demselben Auslöser kannst du die verschiedenen verfügbaren Aktionen hinzufügen. Wiederhole dazu einfach den Vorgang, indem du auf "Neue Aktion hinzufügen" klickst.
Wenn du fertig bist, klicke auf "Speichern" und der Workflow wird gespeichert.
WICHTIG: Du kannst in einem Workflow alle verfügbaren Auslöser hinzufügen. In anderen Tutorials zeigen wir dir, wie du einen Workflow mit mehreren Auslösern erstellst.
Ereignisse zuweisen
Der letzte Schritt, um den Workflow fertigzustellen, ist das Zuweisen der Ereignisse, bei denen dieser Workflow ausgelöst werden soll.
Geh zurück zum Hauptmenü der Workflows und klicke auf die drei vertikalen Punkte:
Im Optionsmenü des erstellten Workflows:
Klicke auf "Meeting-Typen/Ereignisse zuweisen" und wähle die Ereignisse aus, bei denen der Workflow verwendet werden soll.
Ab jetzt werden die enthaltenen Automatisierungen ausgeführt, sobald jemand ein Meeting bei einem der Ereignisse bucht, die dem Workflow zugewiesen sind.
Du kannst den erstellten Workflow jederzeit ändern, indem du Auslöser oder Aktionen hinzufügst oder entfernst. Natürlich kannst du auch zugewiesene Ereignisse hinzufügen oder entfernen.