Buscando el mejor procedimiento para las citas en tu agenda

Las reuniones, citas o cualquier tipo de evento son de vital importancia para tu negocio. Independientemente de que seas autónomo, freelance, gerente de una empresa o director de un departamento, sin la adecuada programación de las reuniones o eventos en la agenda y la correspondiente gestión del calendario, será complicado dirigir tu trabajo o el de tu equipo de forma eficiente, aumentar la productividad y hacer crecer tu negocio.

Entonces te puedes plantear ¿Cuál es el mejor procedimiento para programar y gestionar las citas en el calendario?

Piensa por un momento, no estás en la oficina, no tienes la agenda a mano, no dispones de un papel dónde apuntar o simplemente estás conduciendo tu coche. Recibes la llamada de un cliente que necesita reunirse, confirmas la cita sin haber comprobado la agenda y más tarde te das cuenta que el día y la hora que has reservado para el cliente lo tienes ocupado con una reunión que no puedes cancelar.

Esta situación, que es más común de lo que puedas imaginar, no es buena para tu negocio. Debes cancelar una de las reuniones y demuestras que no eres tan profesional como crees. Por este motivo, debes plantearte hacer un cambio en la metodología que usas para reservar las reuniones en tu calendario y planificar tu tiempo.

Nos gustaría ayudarte, dándote algunas ideas para que puedas dar los primeros pasos.

Utiliza herramientas digitales

Si dispones de un calendario online evitarás las llamadas telefónicas fuera del horario laboral, teléfonos que comunican o que están apagados y las tediosas llamadas de ida y vuelta para programar y confirmar reuniones.

Por ejemplo, con TuCalendi tienes la posibilidad de mostrar tus horarios y disponibilidad en tu sitio web, en tu página de Facebook, en Google My Business y también puedes compartir tu calendario por correo electrónico. De esta forma, tus clientes pueden comprobar en tiempo real la disponibilidad de la agenda; elegir la fecha y la hora que les convenga; realizar la reserva y automáticamente se agrega al calendario comunicando las correspondientes notificaciones entre las partes.

Por supuesto, que TuCalendi no es la única opción disponible en el mercado. Existen  un gran número de herramientas, más o menos conocidas, que te pueden ayudar a crear, programar y gestionar las reuniones en un  calendario online. Debes hacer una búsqueda, elaborar una lista con las distintas opciones para encontrar la herramienta que más se adapte a tus necesidades, que sea fácil de usar, intuitiva para ti y para tus clientes, que sea escalable y que esté basada en servicios en la nube.

Informa de la disponibilidad

Todas las personas tenemos que conciliar nuestro horario laboral y el horario personal o de ocio. También es cierto, que cada persona tiene su propio horario y disponibilidad. Y más cierto es que Internet nunca duerme.

Cuando un usuario o un cliente llega a tu sitio web, debe poder comprobar la disponibilidad de la cita de inmediato y optar por la opción que le convenga.

Es importante que puedas configurar la disponibilidad de tus reuniones y eventos para que tus clientes puedan programar las citas 24 horas al día, 7 días a la semana.

Debes ser totalmente transparente

Siempre debes incluir la información exacta de los servicios que prestas. Tales como precios, formas de pago, descripción del servicio, aforo del evento, vías alternativas de contacto, políticas de cancelación. Esto evita que el usuario se pueda sentir engañado y tiene más confianza para reservar contigo o tu equipo cualquier evento.

Excelente comunicación

Manten el contacto con todas las personas que han programado una reunión contigo. Desde que se realiza la reserva, hasta el día del evento se deben automatizar y personalizar los recordatorios para minimizar la tasa de cancelaciones o falta de asistencia a los eventos que organices.

Una vez finalizado el evento, deberías realizar una encuenta para obtener feedback y saber cómo ha sido la experiencia. Este contacto no lo debes olvidar nunca, porque debes conocer las opiniones de primera mano, analizar y aprender de los resultados que obtengas.

El objetivo de TuCalendi es hacer que tu trabajo sea más productivo, esté mejor organizado y puedas disponer de más tiempo para ti.