En una reunión presencial, parte de lo importante ocurre fuera de tus notas. El cliente explica un proceso en una pizarra, alguien propone un cambio y, cuando toca despedirse, queda por aclarar quién hará qué. Al volver a tu escritorio, unas cuantas palabras sueltas pueden quedarse cortas para reconstruir la conversación.
Con Meetfy.ai puedes preparar la reunión en el móvil, grabar el audio en la sala y, si lo necesitas, recibir sugerencias de IA durante el encuentro. Después puedes consultar una transcripción o revisar un resumen para comprobar qué se habló y preparar el seguimiento. La app está disponible para iPhone y Android y puede utilizarse en reuniones presenciales.
Veamos cómo hacerlo con un caso práctico: una consultora visita a un cliente para entender por qué algunas solicitudes tardan varios días en llegar a la persona responsable.
1. Antes: prepara dos preguntas que te ayuden a entender el problema
El cliente ha mencionado por correo que hay retrasos. La consultora todavía desconoce dónde se producen: al recibir las solicitudes, al asignarlas o al responderlas. Su objetivo para la reunión es localizar el punto de demora y acordar qué información necesita revisar.
En la preparación de Meetfy.ai anota ese objetivo, el contexto que ya conoce y dos preguntas:
| Pregunta | Qué quiere averiguar |
|---|---|
| ¿Podéis contarme qué ocurrió con la última solicitud que se retrasó, desde que llegó hasta que alguien la atendió? | Cómo funciona el proceso en un caso real. |
| Cuando no está claro a quién corresponde una solicitud, ¿quién decide qué hacer con ella? | Si hay una regla de asignación o si cada caso se resuelve sobre la marcha. |
También añade un punto para el cierre: confirmar quién compartirá un ejemplo del proceso y en qué fecha. Si activa el coaching en directo, Meetfy.ai puede utilizar el contexto de la preparación para orientar sus sugerencias.
Si quieres ver más opciones de preparación, consulta el tutorial sobre cómo preparar una reunión comercial con IA y Meetfy.ai.
2. Durante: decide si necesitas grabar, recibir sugerencias o ambas cosas
En una reunión presencial, el propio móvil puede captar el audio de la sala. Antes de empezar, colócalo sobre una superficie estable, cerca de quienes van a hablar. Si hay ruido de fondo o los participantes están muy separados, haz una prueba breve y escucha el resultado antes de confiar en la grabación.
Explica a los participantes qué función quieres utilizar y para qué. Si vas a activar el coaching en directo, aclara que el audio se procesa en tiempo real para ofrecer sugerencias. Si la reunión no se va a grabar ni a procesar con IA, puedes seguir usando la preparación como guía y tomar notas manualmente.
| Si necesitas… | Qué puedes hacer |
|---|---|
| Volver a escuchar lo que se dijo | Iniciar una grabación de audio. |
| Consultar por escrito un fragmento de la conversación | Grabar el audio y transcribirlo después. |
| Recibir apoyo mientras hablas | Iniciar una sesión de coaching y consultar las sugerencias en pantalla o mediante auriculares. |
| Conservar un esquema de la pizarra | Fotografiarlo si procede. Si utilizas el análisis de imágenes durante la sesión de asesoramiento, la captura puede aportar contexto al resumen. |
En el ejemplo, el cliente dibuja en una pizarra el recorrido de una solicitud: entrada por correo, revisión y asignación. Al describir un caso reciente, comenta que el retraso ocurrió antes de que alguien se hiciera cargo. La consultora puede volver a su segunda pregunta: «Cuando pasa eso, ¿quién decide a quién se asigna?».
Una sugerencia del coach puede recordar un punto pendiente, pero la consultora decide si es el momento de preguntar o si conviene dejar que el cliente termine de explicar el proceso.
Puedes ver esta función con más detalle en la guía de coaching con IA en reuniones.
3. Después: revisa el resumen antes de enviar el seguimiento
Una transcripción te ayuda a localizar cómo se formuló algo. Un resumen te permite repasar los temas principales. Meetfy.ai ofrece ambas opciones: puedes transcribir una grabación y, tras una sesión de asesoramiento, consultar el resumen de esa sesión.
En el caso de la consultora, lo primero es distinguir el ejemplo que explicó el cliente, lo que todavía hay que investigar y el compromiso que sí quedó confirmado:
| Punto | Qué reflejar en el seguimiento |
|---|---|
| Lo observado | En la solicitud que revisaron, la demora ocurrió antes de la asignación. |
| Lo que falta comprobar | Si ese mismo retraso aparece en otras solicitudes. |
| El compromiso confirmado | El cliente enviará el jueves dos ejemplos más, sin datos de sus clientes. |
| Lo que solo se propuso | Probar un formulario para clasificar las solicitudes. Todavía no se decidió implantarlo. |
Esa distinción cambia el correo. La consultora puede escribir «revisaremos dos casos más antes de valorar un cambio» en lugar de «acordamos implantar un formulario». Si tienes dudas sobre una fecha, un responsable o una decisión, vuelve al fragmento correspondiente antes de darlo por confirmado.
Ejemplo de correo después de la visita
"Hola, Laura:
Gracias por mostrarme cómo gestionáis las solicitudes. En el caso que revisamos, la demora se produjo antes de que la solicitud llegara a la persona responsable.
Como acordamos, el jueves me enviarás dos ejemplos más sin datos de clientes. Los revisaré para ver si el retraso se repite en el mismo punto. Con esa información podremos valorar si conviene cambiar la forma de asignar las solicitudes.
Si he interpretado algún punto de forma distinta a como lo comentamos, dime y lo ajustamos.
Un saludo,
Marta"
El correo lo redacta la consultora a partir de lo que ha verificado. El resumen le ayuda a recuperar el contexto; el siguiente paso sale de lo que realmente acordaron.
¿Necesitas TuCalendi para utilizar Meetfy.ai en persona?
Puedes utilizar Meetfy.ai de forma independiente. Si también usas TuCalendi, puedes automatizar la reserva de la visita y consultar esa cita entre tus próximas reuniones en la app de Meetfy.ai. Una herramienta organiza la cita; la otra te ayuda a preparar la conversación, participar en ella y revisar lo ocurrido después.
Si quieres ver cómo encajan ambas, consulta la guía sobre TuCalendi y Meetfy.ai: reservas y reuniones con IA.
Prueba el proceso en tu próxima reunión presencial
Elige una reunión que ya tengas prevista. Prepara dos preguntas, decide qué funciones te aportarán valor y reserva unos minutos al terminar para comprobar los acuerdos. La prueba más útil es sencilla: ¿puedes explicar qué se decidió, quién hará cada cosa y qué queda pendiente sin reconstruir la reunión de memoria?
Reserva una reunión con el equipo de TuCalendi. Podemos mostrarte cómo aplicar Meetfy.ai a tus reuniones presenciales y cómo combinarlo con TuCalendi si también quieres automatizar las reservas.