Tienes una reunión con un posible cliente. Conoces su empresa y los servicios que podrías ofrecerle, pero necesitas comprender su situación, identificar sus prioridades y comprobar si puedes ayudarle.
También importa cómo abordarás la conversación. Puede que tu interlocutor prefiera explicaciones breves, valore especialmente los ejemplos prácticos o haya expresado preocupación por una experiencia anterior.
Con Meetfy.ai puedes preparar ese contexto antes del encuentro: quién participa, cómo prefiere comunicarse, qué temas requieren cuidado y qué quieres conseguir. Esa preparación puede servir de apoyo al coaching con IA durante la conversación.
En este tutorial veremos cómo acceder a la preparación desde una reserva de TuCalendi y qué información añadir, utilizando un ejemplo comercial ficticio.
Qué vamos a preparar
Imagina que trabajas en una consultoría de automatización y vas a reunirte con Laura, responsable de operaciones de una empresa de servicios.
Laura ha explicado que su equipo dedica demasiado tiempo a coordinar citas por correo electrónico. Quiere conocer alternativas, pero todavía no ha concretado todos sus requisitos.
Tu objetivo inicial será:
Entender cómo gestionan actualmente las citas, identificar las dificultades y decidir si tiene sentido preparar una demostración adaptada a su proceso.
A lo largo del tutorial utilizaremos este caso para completar la preparación.
Las capturas muestran una reserva de prueba llamada "Live demonstration" realizada desde TuCalendi. Los datos de Laura y de su empresa son ejemplos de contenido que puedes adaptar a tus propias reuniones.
1. Selecciona la reunión en Meetfy.ai
Abre la sección Reuniones de la app y entra en la pestaña Próximas.
Si utilizas TuCalendi, puedes ver aquí tus reservas. Cada tarjeta muestra información que permite identificar el encuentro, como el nombre, el horario, la duración y el participante.
Selecciona la reunión que quieres preparar.
Próximas reuniones en Meetfy.ai, con una reserva de prueba realizada mediante TuCalendi.
2. Abre la opción «Preparación»
Al seleccionar la reserva, accederás a Detalles de la reunión.
En esta pantalla puedes consultar la fecha, la duración y los datos del asistente. También encontrarás las opciones Preparación, Iniciar grabación e Iniciar coach.
Pulsa Preparación para añadir el contexto del encuentro. Para completar esta información no necesitas iniciar la grabación ni el coach.
Desde los detalles de la reunión puedes acceder a su preparación.
3. Completa los datos del interlocutor
En Preparación de la reunión, empieza por identificar a la persona con la que vas a hablar.
La sección Interlocutor incluye los campos Nombre, Rol / cargo y Perfil de LinkedIn, además de la opción VIP.
Para nuestro ejemplo:
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Nombre | Laura |
| Rol / cargo | Responsable de operaciones |
| Perfil de LinkedIn | Dirección del perfil, si es pertinente para la preparación |
Añadir un enlace a LinkedIn no sustituye la revisión de la información. Utiliza únicamente los datos relevantes que hayas comprobado.
La descripción de VIP permite señalar un contacto importante para que el coach trate la conversación con especial cuidado. Activa esta opción cuando corresponda al contexto del encuentro.
Datos del interlocutor en la preparación de una reunión.
Si ya has hablado con esa persona
La pantalla también ofrece "Sugerir desde la última conversación", una opción para crear un borrador a partir de reuniones anteriores con ese interlocutor.
Si utilizas esa sugerencia, revisa qué sigue vigente. Las prioridades, las preguntas pendientes o las circunstancias pueden haber cambiado desde la última reunión.
4. Añade el estilo de comunicación y las preferencias
La preparación también puede incluir información sobre el comportamiento del interlocutor: cómo suele comunicarse, qué formato prefiere y qué le ayuda a evaluar una propuesta.
En nuestro ejemplo, podrías indicar:
Laura prefiere explicaciones directas y ejemplos de aplicación. En el intercambio previo pidió conocer primero cómo funcionaría la solución en su equipo y después revisar los detalles técnicos.
Este contexto puede ayudarte a preparar una conversación más adecuada. Por ejemplo, puedes empezar por un recorrido práctico en lugar de presentar todas las características del producto.
Entre las preferencias relevantes pueden estar:
- Recibir primero una visión general.
- Revisar ejemplos antes de entrar en detalles.
- Disponer de tiempo para hacer preguntas.
- Comparar opciones mediante criterios concretos.
- Consultar la documentación después del encuentro.
Distingue las observaciones de las interpretaciones. "Pidió una explicación más breve" describe algo que ocurrió. "Es impaciente" atribuye una característica que quizá no corresponda.
Si todavía no conoces sus preferencias, puedes preguntarlas al comienzo:
¿Prefieres que empecemos por cómo sería el proceso o que revisemos primero los requisitos?
5. Prepara los puntos que pueden influir en la conversación
Hay temas y enfoques que pueden favorecer el diálogo. Otros requieren cuidado porque generan dudas, rechazo o tensión.
En la preparación de Meetfy.ai puedes recoger esos puntos desencadenantes positivos y negativos para aportar contexto.
Puntos positivos
Anota aspectos que la persona haya valorado o que sepas que son relevantes para su evaluación.
Por ejemplo:
Laura valora conservar las herramientas que ya funcionan y conocer opciones de implantación gradual. Le resultan útiles los ejemplos relacionados con el trabajo diario de su equipo.
Esto te orienta hacia una explicación basada en su proceso y en los requisitos que necesitas comprobar.
Puntos negativos o delicados
Registra asuntos que deban abordarse con especial atención.
Por ejemplo:
En una conversación anterior expresó preocupación por un proveedor que prometió una implantación rápida y después necesitó más tiempo. Evitar comprometer plazos sin haber revisado el alcance.
La preparación debería ayudarte a tratar esa preocupación de forma transparente:
Antes de hablar de fechas, necesitamos comprobar las integraciones y el proceso que queréis configurar.
Utiliza estos campos para comunicarte con más cuidado y respetar las preferencias expresadas. Evita convertir suposiciones sobre la persona en hechos o añadir información personal que no necesitas para la reunión.
6. Define qué quieres conseguir
Un objetivo como "presentar nuestros servicios" no concreta qué necesitas aclarar.
Escribe el resultado que buscas con una estructura sencilla:
Al terminar la reunión, quiero haber aclarado [necesidad o pregunta] para decidir [siguiente paso posible].
En el caso de Laura:
Al terminar la reunión, quiero entender el proceso actual de reservas, los criterios de asignación y las herramientas que necesitan conservar para decidir si tiene sentido preparar una demostración.
Puedes distinguir entre:
| Tipo de objetivo | Ejemplo |
|---|---|
| Comprender | Conocer cómo gestionan hoy las solicitudes |
| Comprobar | Identificar los requisitos imprescindibles |
| Decidir | Valorar si existe encaje para continuar |
| Acordar | Definir un siguiente paso si ambas partes lo consideran útil |
El objetivo debe corresponder a la fase comercial. Una primera conversación puede terminar con preguntas pendientes o con la conclusión de que la solución no encaja.
7. Selecciona los asuntos y preguntas prioritarios
A partir del objetivo, prepara una lista breve de puntos que necesitas cubrir.
Para nuestro ejemplo:
- Cómo llega una solicitud de reunión.
- Cómo deciden quién debe atenderla.
- Qué calendarios y herramientas utilizan.
- Dónde se produce más trabajo manual.
- Qué requisitos debe cumplir una alternativa.
- Quién debe participar en la evaluación.
Después, prepara preguntas abiertas:
| Qué quieres entender | Pregunta de ejemplo |
|---|---|
| Proceso actual | ¿Qué pasos seguís desde que llega una solicitud hasta que se confirma? |
| Asignación | ¿Cómo decidís qué consultor debe atender cada reunión? |
| Dificultades | ¿Puedes contarme una situación reciente que haya requerido varios intercambios? |
| Herramientas | ¿Qué aplicaciones necesitáis mantener? |
| Requisitos | ¿Qué tendría que resolver una alternativa para que os resultara útil? |
| Evaluación | ¿Quién debería participar en una demostración? |
La lista te ayuda a recordar lo importante. Adapta las preguntas a lo que vaya explicando el cliente y evita repetir cuestiones que ya haya respondido.
8. Anticipa dudas sin preparar respuestas rígidas
Puedes incorporar posibles objeciones y respuestas previstas a la preparación. Lo útil es pensar qué necesitas aclarar y qué información puedes ofrecer con precisión.
| Posible comentario | Enfoque preparado |
|---|---|
| "Ya utilizamos varias herramientas" | Preguntar cuáles quieren conservar y qué dificultades siguen abiertas |
| "Cambiar ahora sería complicado" | Identificar el alcance del cambio y las personas implicadas |
| "Nos preocupa la privacidad" | Aclarar sus requisitos y facilitar la documentación aplicable |
| "No sabemos si compensará el coste" | Entender el uso previsto y los costes actuales antes de comparar |
| "Tenemos que consultarlo" | Preguntar quién debe intervenir y qué necesita evaluar |
Anota también lo que debes verificar antes de responder:
No prometer integraciones sin comprobarlas.
No comprometer una fecha de puesta en marcha sin revisar el alcance.
No presentar una estimación como un resultado garantizado.
Si no conoces una respuesta, acuerda cómo resolverla después.
9. Revisa y guarda la preparación
Antes de guardar, comprueba que la información sea útil y coherente.
- ¿Está claro el objetivo?
- ¿Los datos del interlocutor son correctos?
- ¿He separado hechos e hipótesis?
- ¿Las preferencias se basan en información conocida?
- ¿He identificado los temas que requieren cuidado?
- ¿Hay información innecesaria que debería retirar?
Pulsa Guardar preparación. La pantalla indica que debes completar al menos un campo para poder guardarla.
Si vas a utilizar el coach durante la reunión, revisa también el enfoque de asesoramiento y la configuración que utilizarás. Antes de activar funciones que procesen audio o graben la conversación, informa a los participantes y comprueba las condiciones aplicables. Puedes consultar también nuestra guía sobre RGPD y reservas online para revisar la protección de datos y las funciones de IA.
Cómo utilizar la preparación durante la reunión
La conversación puede revelar necesidades distintas de las que esperabas.
Quizá Laura explique que los correos son una molestia menor y que la dificultad principal consiste en dirigir cada solicitud al especialista adecuado. En ese caso, profundiza en esa necesidad.
Meetfy.ai puede utilizar el contexto preparado para apoyar el coaching en directo. Tú decides qué sugerencias son pertinentes y cuándo utilizarlas.
La preparación debe ayudarte a escuchar y adaptarte. El objetivo, las preferencias y los puntos delicados son referencias que debes contrastar con lo que sucede en el encuentro.
Al terminar, comprueba qué se ha aclarado
Antes de cerrar, confirma tu comprensión:
Por lo que hemos hablado, necesitáis dirigir las solicitudes al consultor adecuado y mantener vuestros calendarios actuales. Antes de avanzar debemos comprobar las compatibilidades. ¿Lo he entendido bien?
Después, acuerda el siguiente paso cuando corresponda.
Para la revisión posterior, separa:
- Necesidades confirmadas.
- Hipótesis descartadas.
- Preguntas pendientes.
- Compromisos de cada parte.
- Próxima acción acordada.
Si utilizas transcripciones, análisis o resúmenes, revisa los detalles importantes antes de incorporarlos a una propuesta o enviarlos al cliente.
Plantilla para tu próxima preparación
| Apartado | Qué completar |
|---|---|
| Interlocutor | Nombre, cargo y contexto relevante |
| Estilo de comunicación | Cómo prefiere recibir y comentar la información |
| Preferencias | Qué ha expresado que valora al evaluar opciones |
| Puntos positivos | Temas y enfoques que pueden facilitar el diálogo |
| Puntos delicados | Preocupaciones o experiencias que requieren cuidado |
| Objetivos | Qué necesitas comprender, comprobar o decidir |
| Asuntos prioritarios | Qué no debería quedar sin tratar |
| Preguntas | Qué necesitas preguntar para conocer la situación |
| Posibles objeciones | Dudas previsibles e información que debes preparar |
| Siguiente paso posible | Qué avance tendría sentido si existe encaje |
Adapta el contenido a cada reunión. Si no conoces algún aspecto, déjalo pendiente de confirmar.
¿Necesitas TuCalendi para utilizar Meetfy.ai?
No. Meetfy.ai puede utilizarse de forma independiente, aunque organices tu agenda con otras herramientas.
Este tutorial muestra el recorrido desde una reserva de TuCalendi. Si utilizas ambos productos, puedes ver tus reservas en la app de Meetfy.ai y consultar grabaciones, transcripciones y análisis desde el Centro IA del dashboard de TuCalendi.
Prepara tu próxima reunión con Meetfy.ai
Selecciona una reunión y empieza por lo esencial: quién participa, qué quieres conseguir y qué contexto necesitas tener presente.
Descubre Meetfy.ai y prepara tu próxima conversación comercial.
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