Cómo organizar reuniones virtuales en 3 pasos

16.08.2020 21:11:41

Organizar reuniones virtuales

Tener disponible la integración directa con Zoom, haber pasado el proceso de validación, las políticas de seguridad y estar en el marketplace de Zoom ha sido un hecho muy importante para todo nuestro equipo por varias razones.

Por una parte, por la opinión de nuestros clientes, usuarios y la valoración general que se tiene de Zoom como la solución preferida para realizar reuniones virtuales.

Por otro lado, para nuestro equipo de desarrollo que ha trabajado muy duro para cumplir con los requisitos de Zoom y poder tener, en un tiempo record, la integración en disposición de los usuarios de TuCalendi.

Te mostraremos como en tres pasos puedes tener programado, configurado y disponible cualquier evento virtual que organices para que tus clientes puedan reservarlo online.

1º Paso:  Programar el evento

Hasta este momento, concertar reuniones o citas requería como mínimo una llamada de teléfono, siempre y cuando el teléfono no esté apagado, no esté comunicando y se realice dentro del horario laboral. O varios correos electrónicos de ida y vuelta para poder obtener la  confirmación.

Ahora gracias a la posibilidad de disponer de una agenda online con los eventos, su disponibilidad y la opción de hacer la reserva directamente online, el proceso es mucho más eficiente. Además de estar siempre disponible a través de tus canales digitales.

La solución que hemos desarrollado en TuCalendi que se adapta a cualquier tipo negocio, programar reuniones, citas o cualquier evento que organices es muy sencillo. Un calendario online altamente profesional que aumentará la confianza en tus clientes para reservar una reunión contigo.

Simplemente debes dirigir a tus prospectos o clientes a la página donde tienes visible el calendario con las fechas y horas disponibles para que realicen la reserva cuando deseen.

La programación del evento se hace desde el panel de control de tu cuenta de TuCalendi.

  • Creas el evento.
  • Configuras diponibilidad.
  • Configuras notificaciones.

2º Paso: Conectarlo con Zoom

Para poder ofrecer eventos virtuales, lo primero que necesitas hacer es conectar tu cuenta de TuCalendi con tu cuenta de Zoom.

Hacer la conexión es simple, haz clic aquí para ir a un pequeño tutorial de cómo conectar tus cuenta de TuCalendi y Zoom. Esto solo es necesario que lo hagas una vez.

Se requiere que dispongas de tu propia cuenta de Zoom

Una vez conectadas ambas soluciones, solo debes sincronizar el evento que deseas que se conecte con Zoom para que la integración directa entre TuCalendi y Zoom comience a funcionar.

Con cada reserva que se realiza desde tu calendario online se crea automáticamente una sala de reuniones en Zoom. Al cliente le llegan un correo electrónico confirmando la reserva con todos los datos y un enlace a la sala de reunión. Además, cuando se aproxima el evento al cliente se le envían una serie de recordatorios, para evitar cancelaciones y falta de asistencia.

Estos procesos te tienes que despreocupar porque se trata de automatizaciones personalizadas. Solo tendrás que entrar a la sala de reunión cuando llegue la fecha y la hora de la reunión.

3º Paso: Publicar el evento

Este paso es fundamental, porque debes publicar en tus canales digitales los eventos que has creado para que los usuarios o tus clientes puedan acceder y hacer la reserva.

Puedes incluir la solución del calendario online  de TuCalendi desde:

  • Sitio web.
  • Página de Facebook.
  • Ficha de Google My Business.
  • Enlace en la firma de tus correos electrónicos.
  • Tu página personal de TuCalendi.

No necesitas ser un programador para hacer este paso. Lo hemos simplificado todo, para que solo tengas que copiar el código necesario y pegarlo.

La apariencia que verán tus clientes es muy profesional y elegante:

Calendario online con evento virtual

El objetivo de TuCalendi es hacer que tu trabajo y el de tu empresa sea más productivo y eficiente, esté mejor organizado, puedas disponer de más tiempo y que tus clientes tengan una gran experiencia.

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