Tu equipo comercial pierde demasiado tiempo programando reuniones

26.08.2020 16:50:08

Equipo comercial organizando reuniones

Todos conocemos el refrán "El tiempo es oro" y encaja a la perfección en los equipo de ventas donde cada minuto cuenta.

Es habitual que los equipos comerciales dediquen demasiado tiempo a labores administrativas como puede ser la programación de reuniones o visitas comerciales para demostraciones de producto. Esto disminuye la capacidad para buscar nuevas oportunidades de negocio y nuevos clientes.

Es cierto que este tipo de tareas forman parte fundamental del proceso de captación y venta, no pudiéndose obviar ni eliminar. 

Nunca se conseguirá un cliente sino se tiene una reunión para presentarle los productos o servicios.

 Todo gerente o director comercial se debería hacer la siguiente pregunta, ¿Cómo ganar tiempo en tareas que son necesarias y aparentemente improductivas para que el equipo comercial se concentre en las ventas?

Disponer de un calendario online unido a un sistema de reservas para automatizar el proceso de programación de reuniones, citas o eventos es una gran solución.

El trabajo de un comercial es duro necesita mucha dedicación, metodología y constancia para alcanzar los objetivos que se le marcan. Se suelen usar diversas herramientas de ventas para tratar de llegar al objetivo, aunque un sistema de reservas online de reuniones no parece ser una de las máximas prioridades

Queremos mostrarte las principales causas del porqué el proceso de programación de citas que usan muchos equipos de ventas es ineficiente y consume mucho tiempo.

Redactar correos electrónicos

Lo normal es que los comerciales envían diariamente muchos correos electrónicos tratando de concertar reuniones con clientes potenciales. Para agilizar este proceso suelen usar plantillas dónde elaborar los correos electrónicos, aunque a menudo el nivel de personalización no es el deseado y terminan redactando integramente cada correo electrónico.

Es cierto que la tasa de apertura y respuesta de los  correos electrónicos personalizados es mayor que los correos genéricos. Sin embargo, preparar manualmente todos los correos electrónicos a los clientes potenciales para tratar de concretar una reunión requiere mucho tiempo y esfuerzo.

Correos electrónicos de ida y vuelta

Cerrar una reunión con un cliente potencial requiere varios correos electrónicos para poder establecer la fecha y la hora conveniente para ambas partes. Esto es más tiempo y más esfuerzo.

Mira un ejemplo que nos pasó la semana pasada con uno de nuestros partners tecnológicos a raíz de una mejora que queríamos implementar:

  • 1º Correo (TuCalendi): Solicitamos información.
  • 2º Correo (Partner): Nos explica la posible solución.
  • 3º Correo (TuCalendi): No es exactamente lo que necesitamos.
  • 4º Correo (Partner): Es mejor hablar por teléfono. ¿Cuándo te puedo llamar?
  • 5º Correo (TuCalendi): Esta tarde.
  • 6º Correo (Partner): Esta tarde es imposible. Mañana sin problema.
  • 7º Correo (TuCalendi): Mañana está bien.
  • 8º Correo (Partner): Estupendo. Te viene bien a las 10:00?
  • 9º Correo (TuCalendi): Perfecto mañana a las 10:00. Cuanto antes mejor.
  • 10º Correo (Partner): Genial, hablamos mañana a las 10:00.

Seguro que has tenido una situación similar para tratar de fijar una reunión o una llamada.

En nuestro caso, hacer una pregunta y programar una llamada requirió 10 correos electrónicos y aproximadamente 90 minutos de tiempo.

Por supuesto, este partner ya usa el calendario y el sistema de reservas online de TuCalendi.

Programar en el calendario

Una vez se ha fijado la fecha, la hora y el lugar, el comercial debería entrar en su agenda o calendario para anotarla con los detalles oportunos.

Si se trata de una reunión virtual es necesario configurar la plataforma de vídeo conferencia y enviar la invitación con el enlace de la correspondiente sala para que llegado el momento poder entrar a la reunión.

Esto conlleva más tiempo por parte del comercial para hacer todos los ajustes necesarios en las distintas aplicaciones. Trabajos manuales que puedes ocasionar errores.

Gestión de recordatorios

A pesar de haber concretado la reunión, puede pasar que algunos clientes se olviden que habían acordado reunirse contigo. Como comercial, este hecho puede ocasionar frustración.

Para evitar la falta de asistencia es conveniente 24 horas antes de la cita enviar por correo electrónico un recordatorio de la próxima reunión.  Si se tratase de un reunión virtual, nuevamente habría que enviar el enlace de la sala virtual.

Se continúa malgastando el tiempo en tareas manuales y enviando correos electrónicos.

Reprogramación de reuniones

Puede pasar que por diferencias circunstancias el cliente se ve obligado a cancelar la reunión.

Lo ideal es reprogramar la reunión sobre la marcha evitando la pérdida de interés del cliente y la posible venta.

Lo que ocurre es que volvemos nuevamente al mismo proceso manual tratando de concretar otro día. 

La digitalización del proceso de concertar reuniones, citas o confirmar la asistencia a cualquier tipo evento con un calendario online vinculado a un sistema de reservas, es la solución perfecta para la automatización de todas estas tareas.

El objetivo de TuCalendi es hacer que tu trabajo y el de tu empresa sea más productivo y eficiente, esté mejor organizado, puedas disponer de más tiempo y que tus clientes tengan una gran experiencia.

¿Quieres conocer de primera mano cómo te podemos ayudar a gestionar tu tiempo?  Reserva ahora una demostración con nuestro equipo.