Nachdem du einen Workflow erstellt hast, kannst du ihn jederzeit bearbeiten, um Auslöser und Aktionen hinzuzufügen oder zu entfernen. Genauso kannst du beim Bearbeiten die Aktionen eines bestimmten Auslösers ändern.
In diesem Tutorial zeigen wir dir, wie du durch das Bearbeiten eines bestehenden Workflows einen neuen Auslöser hinzufügen kannst.
Ausgangspunkt ist ein Workflow mit drei Automatisierungen:
- Bestätigungs-E-Mail senden.
- Erinnerungs-E-Mails senden.
- Absage-E-Mail senden.
Wir fügen eine vierte Automatisierung hinzu:
- Umplanungs-E-Mail senden.
Melde dich mit deinem TuCalendi-Benutzernamen und Passwort an. Gehe zum Menü „Abläufe“:
Klicke unter der Option „Workflows (nach der Buchung)“ auf „Auswählen“. Daraufhin werden die Workflows angezeigt, die du erstellt hast:
Klicke beim Workflow, den du ändern möchtest, auf „Bearbeiten“:
Du siehst den Workflow in seinem aktuellen Zustand und kannst mit den Änderungen beginnen:
Die neue Automatisierung soll dafür sorgen, dass eine E-Mail gesendet wird, wenn der Kunde ein Meeting verschoben hat.
Neuer Auslöser: Eine Buchung wurde verschoben
Wenn ein Kunde ein Meeting verschoben hat, ist es wichtig, ihm eine Benachrichtigung mit dem neuen Datum und der neuen Uhrzeit des Termins zu schicken. Dafür musst du einen neuen Auslöser zum Workflow hinzufügen.
Klicke auf „Auslöser hinzufügen“:
Im Dropdown-Menü werden die verfügbaren Auslöser angezeigt:
Wähle den Auslöser „Eine Buchung/ein Meeting wurde verschoben“:
Jetzt musst du die Aktion hinzufügen, die ausgeführt wird, wenn ein Meeting verschoben wurde.
Klicke beim entsprechenden Auslöser auf „Neue Aktion hinzufügen“:
Wähle die Aktion aus dem Dropdown-Menü:
Da die Umplanungs-E-Mail gesendet werden soll, wenn der Kunde die Buchung verschoben hat, wählst du die Aktion „Umplanungs-E-Mail senden“:
Wähle die Umplanungsvorlage, die du senden möchtest, und das E-Mail-Konto, von dem aus die Absage-E-Mail gesendet wird, und klicke auf „Hinzufügen“:
Wenn du mit dem Bearbeiten des Workflows oder der einzelnen Schritte fertig bist, klicke auf „Speichern“.
Nach dem Bearbeiten besteht unser Workflow nun aus vier Automatisierungen:
- Bestätigungs-E-Mail senden.
- Erinnerungs-E-Mails senden.
- Absage-E-Mail senden.
- Umplanungs-E-Mail senden.
Und er wird auf alle Terminarten angewendet, die diesem Workflow zugewiesen sind.