Una persona solicita una demo en alemán. Otra quiere una demo en español. Una tercera ya es cliente y necesita ayuda con su cuenta. Si las tres llegan al mismo calendario, alguien tendrá que revisar las solicitudes, derivarlas y, en algunos casos, volver a concertar la cita.
Con TuCalendi puedes resolverlo en dos pasos: el formulario inteligente dirige a la persona al tipo de reunión que corresponde y Round Robin reparte las reservas entre los comerciales de ese tipo de reunión. Así puedes compartir un único formulario y ofrecer a cada persona un recorrido distinto según sus respuestas.
Veamos cómo plantearlo con un formulario, dos idiomas y tres solicitudes de prueba.
1. Decide quién debe atender cada solicitud
Imagina que tu empresa ofrece demos en español y alemán. Hay dos comerciales que pueden atender en español y otros dos que pueden hacerlo en alemán. El equipo de soporte tiene su propio calendario de citas.
Antes de crear el formulario, define adónde quieres enviar cada solicitud:
| Motivo de la cita | Idioma de la demo | Destino | Quién atiende |
|---|---|---|---|
| Ver una demo | Español | Demo comercial en español | Comerciales habilitados para esa demo |
| Ver una demo | Alemán | Demo comercial en alemán | Comerciales habilitados para esa demo |
| Recibir ayuda con mi cuenta | No se pregunta | Cita de soporte | Equipo de soporte |
Fíjate en el orden: primero importa el motivo de la cita. El idioma decide el destino de una demo, pero no convierte una petición de soporte en una reunión comercial.
2. Crea los tipos de reunión antes de configurar el formulario
Prepara en TuCalendi tres tipos de reunión: Demo comercial en español, Demo comercial en alemán y Cita de soporte.
En cada demo, define la duración y añade únicamente a los comerciales que pueden atenderla. Revisa sus disponibilidades y los calendarios que se tendrán en cuenta al ofrecer horarios. Si una persona puede hacer demos en ambos idiomas, puede formar parte de los dos grupos; comprueba con una reserva de prueba que su disponibilidad se refleja como esperas.
Para soporte, configura el destino que utilice tu equipo. En este ejemplo es un tipo de reunión separado, con su propia disponibilidad.
3. Configura dos preguntas y tres reglas de enrutamiento
El formulario puede empezar con una pregunta sencilla:
¿En qué podemos ayudarte?
- Quiero ver una demo.
- Necesito ayuda con mi cuenta.
Si la persona elige «Quiero ver una demo», muestra una segunda pregunta: «¿En qué idioma prefieres la demo?», con las opciones Español y Alemán. Haz que la respuesta sea obligatoria en esa rama. Si elige soporte, puedes omitir la pregunta, porque en este ejemplo el idioma no cambia ese destino.
En el editor de formularios inteligentes de TuCalendi, configura las condiciones según las respuestas y vincula cada una con su tipo de reunión:
| Regla | Condición | Tipo de reunión |
|---|---|---|
| 1 | Motivo = ayuda con mi cuenta | Cita de soporte |
| 2 | Motivo = demo e idioma = español | Demo comercial en español |
| 3 | Motivo = demo e idioma = alemán | Demo comercial en alemán |
Ejemplo de asignación directa por idioma: Jorge atiende las demos en español, Thomas las demos en alemán y las solicitudes de ayuda van a una cita de soporte.
La pregunta del idioma tiene una función distinta de la traducción del formulario. Una persona puede rellenarlo en español y pedir una demo en alemán para su equipo. Usa su respuesta para dirigir la solicitud. Si publicas el formulario en ambos idiomas, prueba que cada versión lleva al mismo destino cuando se eligen respuestas equivalentes.
Para profundizar en esta parte, consulta la guía de formularios inteligentes y enrutamiento de reservas.
4. Usa Round Robin para repartir las demos dentro de cada grupo
En el ejemplo anterior, el formulario asigna cada demo a una persona concreta según el idioma. Si varias personas pueden atender la misma demo, puedes dirigir la solicitud al tipo de reunión correspondiente y usar Round Robin para repartir las reservas entre los comerciales habilitados.
Activa Round Robin en cada tipo de reunión en el que quieras repartir reservas entre varios comerciales. La lista de participantes de la demo en español contiene a quienes pueden atenderla en español; la de alemán contiene a quienes pueden atenderla en alemán.
Tampoco conviene esperar que cada cita vaya siempre a la siguiente persona de una lista fija. Si solo uno de los comerciales puede atender el horario elegido, la disponibilidad condiciona el reparto. Si no hay horarios disponibles para la demo en alemán, revisa la disponibilidad de ese grupo antes de ampliar el destino a personas que no pueden atender en ese idioma.
Por ejemplo, si Thomas no está disponible a las 10:00 y Lena sí, la reserva se asigna a Lena.
Si necesitas más contexto sobre el reparto, consulta cómo utilizar Round Robin para agendar reuniones.
5. Haz tres reservas de prueba antes de compartir el formulario
Abre el enlace como lo haría un cliente y realiza estas tres pruebas con datos ficticios. En cada una, completa la reserva y comprueba el resultado en TuCalendi.
| Solicitud de prueba | Qué debe pasar | Qué debes comprobar |
|---|---|---|
| Ana pide una demo en español | El formulario abre Demo comercial en español. | Los horarios corresponden a ese tipo de reunión y la cita se asigna a un comercial habilitado para atenderla. |
| Jonas pide una demo en alemán | El formulario abre Demo comercial en alemán. | Aunque Jonas rellene el formulario en español, la respuesta «Alemán» determina el destino. Comprueba también el comercial asignado. |
| Laura ya es cliente y pide ayuda con su cuenta | El formulario abre Cita de soporte. | No se pide el idioma de la demo y la reserva no entra en ninguno de los calendarios comerciales. |
Si una prueba falla, revisa en qué punto se desvía. Si aparece el tipo de reunión equivocado, revisa la condición del formulario y su destino. Si el tipo es correcto pero faltan horarios o la reserva llega a quien no corresponde, revisa los participantes y la disponibilidad de ese evento. Si el destino y el comercial son correctos pero la confirmación está en el idioma equivocado, revisa también la plantilla de confirmación.
Las tres pruebas validan los destinos. Para comprobar además el reparto de Round Robin, haz varias reservas de prueba dentro del mismo tipo de demo, en franjas donde haya más de un comercial disponible, y compara las asignaciones con la configuración.
Cuándo merece la pena automatizar el reparto
Si todas las demos las atiende la misma persona, un enlace de reserva puede ser suficiente. El formulario gana valor cuando una respuesta cambia qué cita debe ofrecerse. Round Robin resulta útil cuando varias personas pueden atender esa misma cita.
Empieza con una diferencia que ya os obligue a derivar solicitudes a mano: el idioma, el producto o el motivo de la cita. Una vez que las reservas de prueba lleguen al destino correcto, tendrás una base para añadir más reglas.
Reserva una demo con el equipo de TuCalendi. Podemos revisar contigo qué preguntas necesita tu formulario, cómo separar los tipos de reunión y cómo repartir las demos dentro de cada equipo.