Para que el trabajo en equipo en modo Round Robin funcione correctamente, es imprescindible sincronizar cada usuario asignado a un evento configurado en modo Round Robin con su calendario externo, como Google Calendar.
IMPORTANTE: Cuando eliges el modo Round Robin para un evento, la sincronización con calendarios externos que se haya configurado para el evento se ignora y no se tiene en cuenta. Para que el trabajo en equipo en modo Round Robin funcione correctamente, es totalmente necesario sincronizar el calendario externo de cada usuario asignado.
Veamos cómo realizar este paso fundamental para sincronizar un usuario en modo Round Robin con Google Calendar.
Inicia sesión en TuCalendi con tu usuario y contraseña. Ve a la opción "Calendarios":
Busca el evento para el que quieres definir el tipo de equipo en modo Round Robin y la asignación de usuarios. Haz clic en el nombre del evento.
En el menú horizontal se mostrarán todas las opciones de configuración del evento.
Haz clic en el bloque "Asignación":
En cada usuario, haz clic en los tres puntos verticales:
Accederás al menú con las opciones de configuración de cada miembro del equipo asignado al evento:
Haz clic en "Calendario" para iniciar la sincronización:
Haz clic en "Añadir", selecciona el calendario con el que quieres sincronizar y haz clic en "Guardar".
Verás que hay dos opciones para añadir calendarios:
- "Selecciona los calendarios a los que quieres añadir las reuniones reservadas": esta sincronización hará que todas las reservas que hagan tus clientes desde TuCalendi se añadan a los calendarios de Google elegidos.
- "Selecciona los calendarios que deben revisarse para detectar conflictos y evitar reservas dobles": corresponde a la sincronización bidireccional con un calendario externo para comprobar conflictos en las reservas, evitando reservas duplicadas o reservas en franjas horarias que ya están ocupadas.
Cuando lo hayas hecho, cada usuario se actualizará y aparecerá como se muestra en la imagen con "Sync: Connected" y "Check: Connected".
A partir de este momento, el evento empezará a funcionar en modo Round Robin según la prioridad establecida y la disponibilidad horaria.