Die 10 besten KI-Tools für Meetings im Jahr 2026/2027

Was KI-Meeting-Tools heute tatsächlich leisten und wie sie sich unterscheiden

Vor drei Jahren war das noch ganz einfach: Ein KI-Meeting-Tool zeichnete ein Gespräch auf, transkribierte es und schickte dir anschließend eine Zusammenfassung. Seitdem hat sich die Kategorie in sehr unterschiedliche Ansätze aufgespalten, und wer heute ein solches Tool kauft, sollte sich zunächst entscheiden, welchen Teil des Meetings er eigentlich automatisieren möchte.

Grob gesagt gibt es vier Gruppen. Klassische Notiztools dokumentieren, was gesagt wurde: Transkript, Zusammenfassung, Aktionspunkte mit Verantwortlichen. Gesprächs- und Umsatzanalyse-Plattformen gehen noch einen Schritt weiter und analysieren, wie etwas gesagt wurde – Gesprächsanteile, Einwände, Abschlusswahrscheinlichkeit – und sind für Vertriebsteams konzipiert. Live-Coaching-Tools greifen ein, während das Gespräch noch läuft – genau an dem Punkt, an dem sich noch etwas ändern lässt. Und plattformnative Assistenten wie Microsoft 365 Copilot sind direkt in das Videokonferenz-Tool integriert, das das Unternehmen ohnehin schon nutzt.

Die Kriterien, die tatsächlich den Ausschlag geben

• Bot oder kein Bot: Nimmt ein sichtbarer Teilnehmer am Gespräch teil, oder erfasst das Tool den Ton direkt von deinem Gerät? Bei sensiblen Kundengesprächen macht das einen großen Unterschied.
• Nur online oder auch vor Ort: Viele Tools funktionieren nur innerhalb von Zoom, Meet und Teams. Wenn du Kunden persönlich triffst, brauchst du eine Mikrofonaufnahme.
• Was wird abgerechnet: Minuten, Meetings, Lizenzen oder KI-Credits, das Abrechnungsmodell bestimmt deine Rechnung weitaus stärker als der Listenpreis.
• Datenschutz: Serverstandort, Datenverarbeitungsvereinbarung, Zertifizierungen und vor allem: Werden deine Gespräche zum Trainieren von KI-Modellen verwendet? Bei manchen Anbietern gibt es die Opt-out-Möglichkeit erst in der Enterprise-Stufe.
• Integrationen: Landen Notizen automatisch in deinem CRM, Slack, Notion oder Ticketingsystem, oder musst du sie exportieren?
• Sprachen: Jedes Tool erkennt die gängigen Sprachen, aber Qualität und Sprecherzuordnung variieren erheblich, besonders bei Akzenten oder mehreren Sprechern.

Ein Hinweis zur Einwilligung

In Deutschland, Österreich und der Schweiz ist die Aufzeichnung eines Gesprächs ohne die Einwilligung aller Beteiligten nicht erlaubt; das gilt für Online-Meetings ebenso wie für persönliche Gespräche, und ähnliche Regeln gelten in weiten Teilen Europas. In der Praxis bedeutet das, die Aufzeichnung zu Beginn anzukündigen und eine Zustimmung einzuholen, bevor die KI zuhören beginnt. Einige Tools unterstützen dies aktiv, zum Beispiel durch eine sichtbare Aufzeichnungsanzeige oder eine automatische Vorabbenachrichtigung der Teilnehmer. Nichts davon ersetzt eine rechtliche Beratung, aber es gehört zu deinen Auswahlkriterien – nicht nur in deiner Arbeitsvereinbarung.

1. Meetfy.ai

Meetfy.ai setzt dort an, wo die meisten anderen Tools aufhören. Während klassische Notiz-Apps dir erst hinterher berichten, was passiert ist, hört Meetfy live zu und gibt dir Hinweise, während das Gespräch noch läuft. Die App stammt von TuCalendi und läuft auf iPhone und Android – ohne dass sich ein Bot in das Gespräch einschaltet – und funktioniert gleichermaßen für Online-Meetings und Gespräche vor Ort.

Der gesamte Ablauf dreht sich um das Gespräch selbst. Bei der Vorbereitung notierst du, wen du triffst, was dessen Ziele sind, welche Themen normalerweise gut laufen und welche Vorsicht erfordern, sowie eine Checkliste und die zu erwartenden Einwände zusammen mit deinen geplanten Antworten. Meetfy kann diese Vorbereitung sogar anhand deines letzten Gesprächs mit derselben Person vorentwerfen. Beim Live-Coaching nutzt der Coach diesen Kontext automatisch: Er lenkt dich auf Punkte hin, die du noch nicht angesprochen hast, weist auf Chancen hin, sobald sie sich ergeben, und warnt dich, sobald das Gespräch in eine heikle Richtung abdriftet. Tipps erscheinen auf dem Bildschirm oder werden leise über deine Kopfhörer vorgelesen. Vorlagen decken die Bedarfsermittlung, den Abschluss, Verhandlungen, Einzelgespräche, Vorstellungsgespräche, Konfliktgespräche und Beratungsgespräche ab – oder du legst deinen eigenen Schwerpunkt fest.

Hinzu kommen Aufzeichnungen, die auch dann weiterlaufen, wenn du den Bildschirm sperrst oder zwischen Apps wechselst – mit einem ständig sichtbaren Aufzeichnungssymbol sowie Aufnahmen: Fotografiere mitten im Gespräch ein Whiteboard, eine Folie oder ein Dokument, und Meetfy bindet das Gesehene in die Zusammenfassung ein. Am Ende erhältst du eine Zusammenfassung, bestehend aus der Gesprächszusammenfassung, allen Tipps, die du erhalten hast, deinen eigenen Notizen und den Fotos, die du gemacht hast – einschließlich der Angabe, ob du dein Ziel erreicht und deine Checkliste abgearbeitet hast.

Preise: Live-Coaching wird minutengenau abgerechnet und von einem Guthaben abgezogen, das du innerhalb der App über den App Store oder Google Play auflädst. Aufnahmen, Screenshots und die Vorbereitung auf das Meeting verbrauchen kein Guthaben. Nur die aktive Coaching-Zeit wird abgerechnet. Wenn dein Guthaben während der Sitzung zur Neige geht, kannst du mehr kaufen, ohne das laufende Coaching zu unterbrechen. Ein TuCalendi-Konto ist erforderlich und kann kostenlos erstellt werden.

Vorteile

• Hilft während des Gesprächs und nicht erst danach, dem einzigen Moment, in dem sich noch etwas ändern lässt
• Sehr gute Live-Transkription einschließlich Untertiteln während des Meetings
• Live-Fotoaufnahmen während des Meetings inklusive Bildanalyse
• Funktioniert sowohl bei persönlichen Gesprächen als auch bei Online-Anrufen, ganz ohne Bot im Meeting
• Vorbereitung und Checkliste fließen automatisch in das Live-Coaching ein
• Bezieht Whiteboards und Dokumente in die Zusammenfassung ein; nicht nur das, was laut gesagt wurde
• Minutenbasierte Guthaben statt eines Abonnements: Wer selten coacht, zahlt wenig

Nachteile

• Mobile App nur für iOS und Android, keine Desktop-App, sondern eine Web-Verwaltungsoberfläche
• Auf dem iPhone läuft die Aufzeichnung über das Mikrofon; die separate Aufzeichnung beider Seiten eines Online-Gesprächs ist nur auf Android möglich
• Keine CRM-Integration und keine teamweiten Analysen wie bei etablierten Revenue-Intelligence-Plattformen

Für wen ist es geeignet? Für alle, die mehr als nur ein Transkript brauchen und sich im Gespräch selbst verbessern wollen: Vertriebsmitarbeiter bei Erstgesprächen und Abschlussgesprächen, Berater und Mitarbeiter bei Kundenterminen, Führungskräfte vor schwierigen Einzelgesprächen und alle, die persönlich verhandeln wo ein Meeting-Bot einfach keine Option ist.

2. Otter.ai

Otter.ai ist einer der ältesten Anbieter auf dem Markt und hat seinen Ursprung in der Transkription. Das ist nach wie vor seine Stärke: eine Live-Mitschrift während des Meetings, Sprechererkennung, Zusammenfassungen und ein Chat, über den du die Mitschrift hinterfragen kannst. Otter lässt sich in Zoom, Microsoft Teams und Google Meet integrieren und bietet Apps für iOS und Android an. Im Jahr 2026 kamen mehrere spezialisierte KI-Agenten für Vertrieb, SDR, Bildung, Medien und Personalbeschaffung hinzu.

Entscheidend bei Otter ist nicht die Liste der Funktionen, sondern das Minutenkontingent. Jede Tarifstufe begrenzt, wie viel pro Monat transkribiert wird, und nicht genutzte Minuten verfallen.

Preise: Der Basic-Tarif ist kostenlos, umfasst aber nur 300 Transkriptionsminuten pro Monat mit einer Begrenzung auf 30 Minuten pro Gespräch, ein einstündiges Meeting wird also nach der Hälfte abgebrochen. Der Pro-Tarif kostet 16,99 $ pro Monat oder etwa 8,33 $ bei jährlicher Abrechnung und bietet 1.200 Minuten, 90 Minuten pro Gespräch und zehn Dateiimporte pro Monat. Der „Business“-Tarif kostet 30 $ pro Nutzer und Monat oder 19,99 $ im Jahr, hebt die Minutenbegrenzung auf, erlaubt vier Stunden pro Besprechung und drei gleichzeitige Besprechungen; bei diesem Tarif werden mindestens fünf Nutzerplätze abgerechnet. Der „Enterprise“-Tarif bietet zusätzlich SSO, SCIM, API und Webhooks.

Vorteile

• Sehr gute Live-Transkription einschließlich Untertiteln während des Meetings
• Funktioniert mit allen gängigen Videokonferenzplattformen
• Mobile Apps machen auch persönliche Gespräche und Vorträge zugänglich
• Niedriger Einstiegspreis bei jährlicher Abrechnung sowie ein Studentenrabatt
• Spezialisierte KI-Agenten für einzelne Berufsgruppen

Nachteile

• Minutenbegrenzung bei allen Tarifen unterhalb von „Business“; nicht genutzte Minuten verfallen
• Durch die 30-Minuten-Begrenzung ist der kostenlose Tarif für echte Besprechungen unbrauchbar
• Der Import von Dateien ist stark eingeschränkt und im kostenlosen Tarif auf insgesamt drei begrenzt
• Für den Business-Tarif sind mindestens fünf Lizenzen erforderlich
• Der Schwerpunkt liegt auf der Transkription, nicht auf Coaching oder Geschäftsanalyse

Für wen ist es geeignet? Für Einzelpersonen, Journalisten, Studierende und Teams, die vor allem ein zuverlässiges Transkript benötigen und ihr monatliches Besprechungsvolumen gut einschätzen können.

3. Fireflies.ai

Fireflies schickt einen Bot in deine Besprechungen, der in über 100 Sprachen aufzeichnet, transkribiert und zusammenfasst. Ungewöhnlich für diesen Markt: Unbegrenzte Transkriptionen und unbegrenzte einfache Zusammenfassungen sind in jedem Tarif enthalten, auch im kostenlosen. Die Tarife unterscheiden sich stattdessen in Bezug auf Speicherplatz, Automatisierung, Analysen und Sicherheit.

Was es für Vertriebs- und Recruiting-Teams interessant macht, ist die Gesprächsanalyse ab dem „Business“-Tarif, die Anbindungen an Salesforce, HubSpot und Zoho sowie „AskFred“, ein Assistent, der Fragen über mehrere Besprechungen hinweg beantwortet. Ein Detail, das du wissen solltest: Die erweiterten KI-Funktionen – AskFred, erweiterte Zusammenfassungen und die Extraktion von Aktionspunkten laufen über ein monatliches Kreditkontingent (20 bei „Pro“, 30 bei „Business“, 50 bei „Enterprise“). Sobald dieses aufgebraucht ist, werden diese Funktionen bis zum nächsten Zyklus pausiert oder du kaufst weitere Credits.

Preise: Die kostenlose Version kostet nichts, speichert aber nur 400 Minuten für das gesamte Team. Pro kostet 10 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (18 $ monatlich), Business 19 $ (29 $ monatlich) mit unbegrenztem Speicherplatz, Konversationsanalyse und Team-Analysen, und Enterprise 39 $ pro Nutzer, nur bei jährlicher Abrechnung inklusive SSO, SCIM, Audit-Protokollen und HIPAA.

Vorteile

• Unbegrenzte Transkription in jedem Tarif, auch im kostenlosen
• Über 100 Sprachen, umfassende Abdeckung für internationale Teams
• Solide CRM-Integrationen ab der Pro-Stufe
• AskFred beantwortet Fragen, die sich über mehrere Besprechungen erstrecken
• Niedrigster Einstiegspreis unter den großen Notiz-Apps

Nachteile

• Die KI-Credits-Anzeige erfasst genau die Funktionen, für die du das Tool gekauft hast
• Der kostenlose Tarif speichert nur 400 Minuten für das gesamte Team und blockiert das Herunterladen von Transkripten
• Die monatliche Abrechnung kostet etwa 40 Prozent mehr als die jährliche
• Der Bot ist während des Gesprächs sichtbar, was in vertraulichen Besprechungen nicht immer gerne gesehen wird
• Unternehmensfunktionen wie SSO sind teuer und nur im Jahresabo erhältlich

Für wen ist es geeignet? Für Vertriebs-, Customer-Success- und Recruiting-Teams, die ein hohes Anrufaufkommen haben, sich Notizen automatisch ins CRM eintragen lassen wollen und kein Problem mit einem sichtbaren Bot haben.

4. Fathom

Fathom hat sich seinen Ruf durch ein außergewöhnlich großzügiges kostenloses Angebot erarbeitet: unbegrenzte Aufzeichnungen, unbegrenzte Transkriptionen und unbegrenzter Speicherplatz für Zoom, Google Meet und Microsoft Teams. Der Haken liegt woanders – erweiterte KI-Zusammenfassungen sind im kostenlosen Tarif auf fünf Anrufe pro Monat begrenzt. Danach erhältst du die einfache chronologische Vorlage.

Die kostenpflichtigen Tarife heben diese Beschränkung auf. Sie bieten mehr als fünfzehn Besprechungsvorlagen, darunter Vertriebsrahmenwerke wie BANT und Sandler, automatisch generierte Aktionspunkte, Entwürfe für Folge-E-Mails und den „Ask Fathom“-Assistenten. Die Business-Stufe bietet zusätzlich eine native Feldsynchronisierung mit Salesforce und HubSpot, eine Deal-Ansicht sowie KI-Scorecards für das Coaching. Seit dem Plattform-Update 2026 kannst du außerdem pro Meeting wählen, ob ein sichtbarer Bot teilnimmt oder die Desktop-App botfrei aufzeichnet. Erwähnenswert: Fathom bietet eine 90-tägige Geld-zurück-Garantie auf alle kostenpflichtigen Tarife.

Preise: Für immer kostenlos mit fünf erweiterten Zusammenfassungen pro Monat. Premium 20 $ pro Nutzer und Monat oder 16 $ bei jährlicher Abrechnung. Team Edition 19 $ oder 15 $ jährlich, bei einer Mindestanzahl von zwei Nutzern. Business 34 $ oder 25 $ jährlich, mit CRM-Synchronisierung und Coaching-Funktionen.

Vorteile

• Unbegrenzte Aufzeichnung und Transkription kostenlos; der leistungsstärkste kostenlose Tarif in dieser Kategorie
• Aufzeichnung mit oder ohne sichtbaren Bot. Du entscheidest pro Meeting
• Vertriebsvorlagen und automatische Entwürfe für Nachfassaktionen
• 90-tägige Geld-zurück-Garantie auf alle kostenpflichtigen Tarife
• Der Team-Tarif ist pro Nutzer günstiger als der Einzel-Tarif

Nachteile

• Die Beschränkung auf fünf Zusammenfassungen macht den kostenlosen Tarif für Vielnutzer frustrierend
• Die Tarife „Team“ und „Business“ erfordern mindestens zwei Lizenzen
• Nutzer berichten gelegentlich von fehlenden Details in den Zusammenfassungen
• Kollaborationsfunktionen wie gemeinsame Ordner gibt es erst in den höheren Tarifen
• US-Anbieter  erfordert im europäischen Kontext eine Datenschutzprüfung

Für wen ist es geeignet? Für Einzelpersonen mit mäßigem Besprechungsaufkommen, die kostenlos einsteigen möchten, und für kleine Vertriebsteams, die eine CRM-Synchronisierung zu einem fairen Preis pro Nutzer benötigen.

5. Granola

Das in London ansässige Unternehmen Granola geht bewusst einen anderen Weg: Es wählt kein Bot ein, stattdessen erfasst die Desktop-App den Systemton deines Computers. Dein Gesprächspartner merkt nicht, dass ein KI-Tool läuft. Der zweite Unterschied ist konzeptioneller Natur: Granola ersetzt deine Notizen nicht, sondern ergänzt sie. Du tippst während des Gesprächs Stichpunkte ein, und die KI wandelt diese anschließend in einen strukturierten Bericht um. Tippt ihr nichts ein, bekommt ihr entsprechend wenig davon.

Die App läuft auf macOS, Windows und iOS und funktioniert mit allem, was Audio über deine Lautsprecher ausgibt: Zoom, Google Meet, Teams, Slack Huddles, Webex. Eine Suchfunktion durchsucht Meetings und Ordner, und Notizen können an Notion, HubSpot, Attio, Affinity, Slack und Zapier übertragen werden; über das Model Context Protocol lässt sich Granola auch mit anderen KI-Tools verbinden. Im Jahr 2026 hat das Unternehmen seine Tarife vereinfacht und positioniert sich nun nicht mehr als Notiz-Tool, sondern als Kontextschicht für das Besprechungswissen eines Unternehmens.

Preise: Der Basic-Tarif ist kostenlos, schränkt aber den Zugriff auf den Besprechungsverlauf ein. Der Business-Tarif kostet 14 $ pro Nutzer und Monat, hebt die Begrenzung des Verlaufs auf und bietet bessere KI-Modelle, Integrationen sowie eine zentrale Abrechnung. Der Enterprise-Tarif kostet 35 $ pro Nutzer und Monat und umfasst zusätzlich SSO, Administrationsfunktionen, API-Zugriff sowie die standardmäßig unternehmensweit aktivierte Möglichkeit, der Nutzung deiner Daten für das Modelltraining zu widersprechen.

Vorteile

• Kein sichtbarer Bot im Meeting, funktioniert plattformunabhängig über das System-Audio
• Hervorragende Notizqualität, wenn du ohnehin Notizen machst
• Erschwinglicher Business-Tarif ohne Minutenbegrenzung
• Integrationen mit Notion, HubSpot, Slack sowie Anbindung über MCP
• Mac, Windows und iOS werden unterstützt

Nachteile

• Wenn du während des Meetings nichts tippst, hast du kaum Nutzen von dem Tool
• Die Zuordnung der Sprecher ist bei drei oder mehr Teilnehmern eine Schwachstelle
• Die Deaktivierung des KI-Trainings ist standardmäßig nur in der Enterprise-Stufe aktiviert
• Kein Jahresrabatt, der Preis pro Arbeitsplatz ist in beiden Fällen gleich
• Keine Android-App, und die Desktop-Anwendung ist zwingend erforderlich

Für wen ist es geeignet? Für Selbstständige, Gründer und Berater, die viele Einzelgespräche führen, ohnehin Notizen machen und keinen Bot in ihren Anrufen wollen.

6. tl;dv

Hinter tl;dv („too long; didn’t view“) steht die tldx Solutions GmbH in Aachen. Für europäische Teams ist das wichtig: Die Daten werden auf EU-Servern in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren gespeichert, das Unternehmen gibt an, SOC 2- und DSGVO-konform zu sein, verweist auf die Übereinstimmung mit dem EU-KI-Gesetz und erklärt, dass Aufzeichnungen nicht zum Trainieren eigener KI-Modelle verwendet werden. Was noch zu prüfen ist, ist die KI-Verarbeitung selbst, die je nach deinen Einstellungen außerhalb der EU stattfinden kann – ein wichtiger Punkt für die Datenschutzprüfung in regulierten Branchen.

Funktional deckt tl;dv das gesamte Spektrum ab: Aufzeichnung und Transkription in über 30 Sprachen für Zoom, Google Meet und Teams, Zusammenfassungen nach Vorlagen wie MEDDICC oder BANT, teilbare Clips und Highlights, globale Suche über alle Meetings hinweg sowie Anbindungen an HubSpot, Salesforce, Slack, Notion und Tausende anderer Dienste. Die Business-Stufe hebt all das auf das Niveau der Umsatzintelligenz: ein Coaching-Hub mit Playbook-Tracking, Einwandanalyse, Scorecards für Vertriebsmitarbeiter und bereichsübergreifenden Analysen, die Fragen wie „Welche Einwände kamen diesen Monat am häufigsten vor?“ über deinen gesamten Anrufverlauf hinweg beantworten. Bot-freie Aufzeichnung ist über die Desktop-App für Mac und Windows verfügbar.

Preise: Die kostenlose Stufe ermöglicht unbegrenzte Aufzeichnungen, schränkt jedoch KI-Notizen, Abfragen und Berichte ein. „Pro“ kostet bei jährlicher Abrechnung etwa 18 $ pro Nutzer und Monat (ca. 29 $ monatlich), „Business“ etwa 59 $ jährlich (98 $ monatlich) und „Enterprise“ auf Anfrage – inklusive privat gehosteter KI, SSO und SCIM. Beachte, dass tl;dv keine Preise in Euro veröffentlicht.

Vorteile

• Deutscher Anbieter mit Hosting in der EU und einer klaren Stellungnahme zum Modelltraining
• Vertriebscoaching und meetingübergreifende Analysen in der Business-Stufe
• Bot-freie Aufzeichnung über die Desktop-App verfügbar
• Clips und Highlights erleichtern das Teilen einzelner Passagen
• Sehr umfangreicher Integrationskatalog, einschließlich CRM

Nachteile

• Ein großer Preisunterschied zwischen Pro und Business, dazwischen gibt’s nichts
• Der kostenlose Tarif unterliegt Beschränkungen, die teilweise lebenslang und nicht monatlich gelten
• Die Abrechnung erfolgt ausschließlich in US-Dollar, sodass ein Wechselkursrisiko besteht
• Die KI-Verarbeitung kann je nach deinen Einstellungen außerhalb der EU stattfinden
• Drei-Stunden-Limit pro Sitzung bei allen Tarifen

Für wen ist das geeignet? Für europäische Vertriebs- und Beratungsteams, die EU-Hosting benötigen und mehr als nur ein Transkript wollen – nämlich Coaching und Analysen über viele Gespräche hinweg.

7. jamie

jamie ist ein deutscher KI-Besprechungsassistent, der ohne Bot auskommt: Die Desktop-App für macOS und Windows sowie die iOS-App nehmen Audio direkt vom Gerät auf – egal ob online oder im Besprechungsraum. Notizen, Transkripte und Aktionspunkte werden in über 100 Sprachen erstellt.

Beim Datenschutz geht jamie weiter als die meisten Mitbewerber, und zwar auf allen Ebenen und nicht nur im Enterprise-Paket: Speicherung und Verarbeitung erfolgen in Europa, Audioaufnahmen werden gelöscht, sobald ein Transkript vorliegt, Daten werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet, und das Unternehmen verfügt über eine ISO 27001-Zertifizierung als Organisation, nicht über das Zertifikat eines Hosting-Anbieters. Optional verschickt jamie den Teilnehmern 24 Stunden vor dem Meeting per E-Mail eine Einwilligungserklärung zur Aufzeichnung, was die Einwilligungsfrage in der Praxis sauber löst. Eine Assistenz-Seitenleiste durchsucht deinen Meeting-Verlauf und entwirft Folge-E-Mails.

Preise: Die kostenlose Version erlaubt zehn Meetings pro Monat mit einer maximalen Dauer von jeweils 30 Minuten. Die kostenpflichtigen Tarife sind nach der Anzahl der Meetings gestaffelt und beginnen bei etwa 24 bis 25 € pro Monat für rund 20 Meetings, steigen auf etwa 47 € für rund 50 Meetings und etwa 99 € für unbegrenzte Nutzung; darüber liegen ein „Team“-Tarif pro Nutzerplatz und ein „Enterprise“-Angebot mit SSO und einer Datenverarbeitungsvereinbarung. Da jamie seine Preisgestaltung in letzter Zeit mehrmals umstrukturiert hat, lohnt es sich, die aktuelle Preisseite zu überprüfen.

Vorteile

• Daten werden in Deutschland gespeichert, ISO 27001 auf Unternehmensebene, kein Modelltraining – in jedem Tarif
• Kein Bot im Gespräch, und es funktioniert auch bei persönlichen Treffen
• Automatische Einwilligungsbenachrichtigung vor dem Meeting
• Über 100 Sprachen mit automatischer Erkennung
• Die Audioaufzeichnung wird nach Abschluss der Transkription gelöscht

Nachteile

• Für den angebotenen Funktionsumfang vergleichsweise teuer
• Keine Videoaufzeichnung, nur Audio und Text
• Integrationsmöglichkeiten sind begrenzt; CRM-Anbindungen erfordern höhere Tarife
• Keine Funktionen für Vertriebscoaching oder Deal-Analysen für Vertriebsteams
• Keine Android-App

Für wen ist es geeignet? Für Anwaltskanzleien, Arztpraxen, Beratungsunternehmen, Personalabteilungen und alle, für die die Datenschutzprüfung das wichtigste Kriterium ist – und die dafür auf Videoaufzeichnung und CRM-Funktionen verzichten.

8. Avoma

Avoma bündelt das, was Vertriebsorganisationen normalerweise von drei oder vier Anbietern beziehen: einen Notiz-Assistenten, einen Terminplaner mit Lead-Weiterleitung, Gesprächsanalysen und Umsatzanalysen. Der Assistent nimmt an Zoom-, Meet-, Teams- und GoToMeeting-Anrufen teil, erstellt Transkripte mit Sprecheridentifizierung, intelligenten Kapiteln und vorlagengesteuerten Zusammenfassungen, entwirft Folge-E-Mails und schreibt strukturierte Felder zurück an Salesforce und HubSpot – nach Methoden wie MEDDIC, SPICED, BANT oder Sandler.

Das Wichtigste, was du vor dem Kauf verstehen solltest, ist die Tarifstruktur. Die Basistarife umfassen Notizen und Terminplanung. Die eigentlichen Vertriebsfunktionen wie Call-Scoring, Coaching-Einblicke, Deal-Risiko, Prognosen und Sit-In sind kostenpflichtige Zusatzmodule, die pro Nutzer abgerechnet werden. Der beworbene Einstiegspreis und die tatsächliche Rechnung weichen daher erheblich voneinander ab. Positiv: Zuschauer und Mitbearbeiter sind dauerhaft kostenlos, du zahlst also nur für die Personen, die tatsächlich aufzeichnen.

Preise: „Startup“ 19 $ pro Aufzeichnungsplatz und Monat bei jährlicher Abrechnung, „Organization“ 29 $, „Enterprise“ 39 $. Die Module „Conversation Intelligence“ und „Revenue Intelligence“ kosten jeweils 29 $ pro Platz und Monat bei jährlicher Abrechnung; ein Lead-Router kostet 19 $. Beim Bündeln beider Analysemodule gibt es 10 Prozent Rabatt, bei allen drei Modulen 15 Prozent. Ein voll ausgestatteter Vertriebsplatz kostet somit etwa 77 $ pro Monat. Es gibt keine dauerhaft kostenlose Stufe, aber eine 14-tägige Testphase.

Vorteile

• Ersetzt mehrere Tools: Notizfunktion, Terminplaner, Coaching und Prognosen in einem Vertrag
• Transparente, öffentlich gelistete Preise – ungewöhnlich in dieser Kategorie
• Kostenlose Viewer-Plätze senken die Gesamtkosten spürbar
• Beidseitige Synchronisierung mit Salesforce, HubSpot, Pipedrive und anderen CRMs
• Deutlich günstiger als klassische Unternehmensplattformen bei ähnlichem Funktionsumfang

Nachteile

• Der beworbene Einstiegspreis hat kaum etwas mit der tatsächlichen Rechnung zu tun
• Keine kostenlose Basisversion, nur eine zweiwöchige Testphase
• Nutzer berichten immer wieder von Zuverlässigkeitsproblemen mit dem Aufzeichnungsbot
• Umfang und Einrichtung sind für kleine Teams überdimensioniert
• Preise nur in US-Dollar, mit klarem Fokus auf den US-Markt

Für wen ist es geeignet? Für Vertriebsorganisationen mit etwa zehn bis hundert Mitarbeitern, die Coaching und Pipeline-Analysen benötigen, aber nicht für eine Enterprise-Plattform bezahlen wollen.

9. Circleback

Circleback konzentriert sich auf den Teil eines Meetings, der im Nachhinein wirklich zählt: Wer schuldet wem was und bis wann? Anstelle einer weiteren Zusammenfassung erstellt das Tool Aktionspunkte mit namentlich genannten Verantwortlichen – und leitet die Ergebnisse dann automatisch dorthin weiter, wo die Arbeit fortgesetzt wird. Die Aufzeichnung erfolgt entweder über einen Bot oder botfrei über die Desktop-App; für persönliche Gespräche gibt es Apps für das Smartphone und die Apple Watch.

Besonders interessant für technische Teams: Die API, ein Model Context Protocol-Server und eine Befehlszeilenschnittstelle sind bereits in der kostenlosen Version verfügbar. Ende August 2026 hat Circleback seine Tarife umstrukturiert und einen dauerhaft kostenlosen Tarif eingeführt – ausdrücklich keine Testversion. Bestehende Besprechungen können aus anderen Tools importiert werden, sodass dein Verlauf den Wechsel übersteht.

Preise: Die kostenlose Version umfasst KI-Notizen und Aktionspunkte für unbegrenzte Online- und Präsenzmeetings, nach Sprechern gekennzeichnete Transkripte, begrenzte Automatisierungen sowie Zugriff auf API, MCP und CLI – begrenzt auf 30 Tage Meeting- und Aufzeichnungshistorie. Der Pro-Tarif kostet 15 $ pro Nutzer und Monat, hebt die Begrenzung des Verlaufs auf, bietet ein Jahr Speicherplatz für Aufzeichnungen, alle Integrationen einschließlich Notion, HubSpot, Salesforce, Attio und Webhooks sowie individuelle KI-Auswertungen. Der Business-Tarif kostet 25 $ und umfasst Rollenverwaltung, unbegrenzt viele kostenlose Betrachter sowie individuelle Aufbewahrungsfristen; der Enterprise-Tarif kostet 35 $.

Vorteile

• Maßnahmen mit klaren Verantwortlichen statt vager Zusammenfassungen
• Dauerhaft kostenlose Stufe mit unbegrenzten Besprechungen
• API, MCP und CLI bereits im kostenlosen Tarif enthalten – ungewöhnlich offen
• Mit oder ohne Bot, online und persönlich, inklusive einer Apple-Watch-App
• Import des Verlaufs aus anderen Tools beim Wechsel

Nachteile

• Der 30-Tage-Verlauf im kostenlosen Tarif ist der bewusste Umstiegspunkt
• Keine Funktionen für Vertriebscoaching oder Umsatzprognosen für umsatzorientierte Unternehmen
• Kein europäischer Serverstandort angegeben
• Ein kleines Team hinter dem Produkt – ein Faktor bei langfristigen Verträgen
• Preise nur in US-Dollar

Für wen ist es geeignet? Für Projektteams, Agenturen und Beratungsunternehmen, bei denen jedes Meeting konkrete Aufgaben hervorbringt – und für technische Teams, die Meeting-Daten über API oder MCP weiterverarbeiten möchten.

10. Microsoft 365 Copilot in Teams

Wenn du bereits mit Microsoft Teams arbeitest, brauchst du streng genommen kein weiteres Tool für Besprechungszusammenfassungen. Microsoft 365 Copilot ist direkt in den Anruf integriert, beantwortet während des Gesprächs Fragen wie „Was habe ich in den letzten zehn Minuten verpasst?“, erstellt anschließend Zusammenfassungen mit Aktionspunkten und überträgt diesen Kontext in Word, Outlook, Excel und PowerPoint. Hinzu kommen anpassbare Vorlagen für Zusammenfassungen, visuelle Verweise auf geteilte Bildschirminhalte und der „Facilitator“-Agent, der während des Meetings Notizen macht.

Zwei Dinge solltest du wissen. Erstens: Copilot ist eine Zusatzlizenz, kein eigenständiges Produkt – ohne ein passendes Microsoft 365-Abonnement funktioniert nichts. Zweitens hängt alles von der Transkription ab: Wenn diese nicht läuft, bleibt Copilot im Meeting stumm. Seit Ende 2026 speichert Copilot Transkripte nicht mehr automatisch, sodass Organisatoren die Transkription selbst starten müssen. Eine schlankere Alternative ist Teams Premium mit seinem „Intelligent Recap“, allerdings ohne Echtzeit-Unterstützung und ohne anpassbare Zusammenfassungsvorlagen.

Preise: Microsoft 365 Copilot kostet im Unternehmenskontext 30 US-Dollar pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Für kleinere Unternehmen gibt es Microsoft 365 Copilot Business als Add-on zu Business Basic, Standard, Premium und Microsoft 365 Apps für bis zu 300 Nutzer, das bei einem Jahresabonnement mit 21 $ pro Nutzer und Monat gelistet ist und gelegentlich zu Sonderpreisen angeboten wird. Beide Lösungen werden zusätzlich zu deiner bestehenden Microsoft 365-Lizenz genutzt.

Vorteile

• Kein zusätzlicher Anbieter und kein neuer Datenverarbeiter – die Daten bleiben in deinem Microsoft-Tenant
• Echtzeit-Unterstützung während des Meetings, nicht nur eine Zusammenfassung im Nachhinein
• Der Kontext fließt direkt in Word, Outlook und PowerPoint ein
• Zentrale Verwaltung über deine bestehende IT-Abteilung
• Der Facilitator-Agent erstellt gemeinsam mit euch Notizen, während das Gespräch läuft

Nachteile

• Deutlich teurer als spezialisierte Notizenschreiber – und nur als Zusatzlizenz erhältlich
• Funktioniert ausschließlich in Teams, nicht in Zoom oder Google Meet
• Ohne aktivierte Transkription liefert Copilot nichts
• Die Zusammenfassungen sind an die Sprache des Meetings gebunden
• Kein kostenloser Einstieg zum Ausprobieren

Für wen ist es geeignet? Für Unternehmen, die vollständig auf Microsoft 365 standardisiert sind, ihre Besprechungsdaten nicht an Dritte weitergeben wollen und ohnehin schon die Lizenz für andere Copilot-Funktionen im Budget haben.

Die zehn Tools im Vergleich

Fazit: Erst die Frage, dann das Tool

Die zehn Tools in dieser Liste lösen unterschiedliche Probleme, und der teuerste Fehler beim Kauf ist, das falsche Problem zu lösen. Wenn du einfach nur eine Aufzeichnung dessen haben willst, was besprochen wurde, sind Fathom, Otter.ai und Fireflies alle gut geeignet, und bei allen dreien kannst du kostenlos loslegen. Wenn du selbst gute Notizen machst und keinen Bot im Gespräch haben willst, ist Granola die richtige Wahl. Wenn aus jedem Meeting konkrete Aufgaben hervorgehen, ist Circleback die richtige Wahl. Vertriebsorganisationen, die Coaching und Prognosen benötigen, sollten sich Avoma oder tl;dv ansehen, und wer sich in Teams bewegt, sollte zuerst Microsoft 365 Copilot ausprobieren. Wenn der Datenschutz an erster Stelle steht, sind jamie und tl;dv die europäischen Lösungen. Und wenn du nur gelegentlich eine Aufzeichnung innerhalb einer einzigen Plattform benötigst, reichen die integrierten Optionen möglicherweise schon aus – zum Beispiel der AI Companion von Zoom.

Was auffällt, ist das, was all diese Tools gemeinsam haben: Sie funktionieren erst, wenn das Gespräch vorbei ist. Sie sagen dir, dass der Kunde skeptisch klang, dass ein Thema nie zur Sprache kam oder dass du zwei Drittel der Redezeit in Anspruch genommen hast – zu einem Zeitpunkt, an dem sich daran nichts mehr ändern lässt. Genau hier kommt Meetfy.ai ins Spiel: Die Hinweise kommen, während das Gespräch noch läuft – diskret über deine Kopfhörer, basierend auf deiner eigenen Vorbereitung und ganz ohne Bot im Raum. Bei Verkaufsgesprächen, Kundentreffen und schwierigen Einzelgesprächen ist das ein ganz anderer Hebel als das beste Transkript der Welt.

Unser Tipp: Nutze zwei Tools parallel in derselben Gesprächswoche – eines zur Dokumentation, eines für das Gespräch selbst. Danach wirst du ziemlich genau wissen, wohin deine Zeit tatsächlich fließt.

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