Ein Interessent möchte eine Demo auf Deutsch, eine andere Interessentin braucht sie auf Spanisch. Eine dritte Person ist bereits Kundin und hat eine Frage zu ihrem Konto. Landen alle drei Anfragen im selben Kalender, muss jemand sie sortieren, weiterleiten und unter Umständen einen neuen Termin vereinbaren.
Mit TuCalendi kannst du das in zwei Schritten lösen: Ein intelligentes Routing-Formular leitet jede Anfrage anhand der Antworten zum passenden Termintyp weiter. Round Robin verteilt die Buchungen anschließend unter den Teammitgliedern, die diesen Termin übernehmen können.
So funktioniert es mit einem Formular, zwei Sprachen für die Demo und drei Testbuchungen.
1. Lege fest, wer welche Anfragen übernimmt
Angenommen, dein Unternehmen bietet Demos auf Spanisch und Deutsch an. Für jede Sprache stehen zwei Vertriebsmitarbeiter zur Verfügung. Das Support-Team hat einen eigenen Buchungskalender.
Bevor du das Formular erstellst, legst du fest, wohin jede Anfrage führen soll:
| Anliegen | Sprache der Demo | Ziel | Zuständig |
|---|---|---|---|
| Demo buchen | Spanisch | Demo auf Spanisch | Vertriebsmitarbeiter, die Demos auf Spanisch anbieten |
| Demo buchen | Deutsch | Demo auf Deutsch | Vertriebsmitarbeiter, die Demos auf Deutsch anbieten |
| Hilfe zum eigenen Konto | Wird nicht abgefragt | Support-Termin | Support-Team |
Frage zuerst nach dem Anliegen. Bei einer Demo-Anfrage entscheidet anschließend die gewählte Sprache, welcher Termin angeboten wird. Wer Hilfe zum eigenen Konto braucht, gelangt direkt zur Terminbuchung beim Support.
2. Lege die Termintypen an, bevor du das Formular erstellst
Erstelle in TuCalendi drei Termintypen: Demo auf Spanisch, Demo auf Deutsch und Support-Termin.
Lege für jede Demo die Dauer fest und füge die Teammitglieder hinzu, die sie in der jeweiligen Sprache durchführen können. Prüfe ihre Verfügbarkeit und welche verbundenen Kalender TuCalendi bei der Anzeige freier Zeiten berücksichtigt. Wer Demos in beiden Sprachen anbietet, kann beiden Gruppen angehören. Prüfe mit einer Testbuchung, ob die freien Zeiten wie erwartet angezeigt werden.
Für Support-Anfragen kannst du den Buchungsweg nutzen, den dein Team bereits verwendet. In diesem Beispiel ist das ein eigener Termintyp mit eigener Verfügbarkeit.
3. Richte zwei Fragen und drei Routing-Regeln ein
Beginne mit einer einfachen Frage: „Wie können wir dir helfen?“
- Ich möchte eine Demo.
- Ich brauche Hilfe mit meinem Konto.
Wer eine Demo möchte, bekommt die zweite Frage: „In welcher Sprache möchtest du die Demo?“ Biete Spanisch und Deutsch an und mache die Auswahl in diesem Zweig zur Pflicht. Bei Support-Anfragen überspringt das Formular die Sprachfrage, weil sie hier nichts am Ziel ändert.
Richte im Editor für intelligente Formulare die Bedingungen ein und verbinde jeden Zweig mit dem passenden Termintyp:
| Regel | Bedingung | Ziel |
|---|---|---|
| 1 | Hilfe zum eigenen Konto | Support-Termin |
| 2 | Demo gewünscht und Spanisch ausgewählt | Demo auf Spanisch |
| 3 | Demo gewünscht und Deutsch ausgewählt | Demo auf Deutsch |
Beispiel für die direkte Zuweisung: Jorge übernimmt Demos auf Spanisch, Thomas übernimmt Demos auf Deutsch. Kontoanfragen gehen direkt zum Support.
Die Sprache des Formulars und die gewünschte Sprache der Demo können unterschiedlich sein. Jemand kann das Formular auf Spanisch ausfüllen und für sein Team eine Demo auf Deutsch buchen. Für die Weiterleitung zählt die Antwort auf die Sprachfrage. Wenn du das Formular in mehreren Sprachen anbietest, prüfe, ob dieselbe Auswahl in jeder Sprachversion zum gleichen Termintyp führt.
4. Verteile Demos innerhalb eines Teams mit Round Robin
Im vorherigen Beispiel führt jede Sprache zu einer bestimmten Person. Wenn mehrere Personen dieselbe Demo übernehmen können, leite die Anfrage zum passenden Termintyp und verteile die Buchungen dort mit Round Robin.
Aktiviere Round Robin für jeden Termintyp, bei dem sich mehrere Teammitglieder die Buchungen teilen sollen. Füge der Demo auf Spanisch die Personen hinzu, die sie auf Spanisch durchführen können, und verfahre bei der Demo auf Deutsch ebenso.
Die Verfügbarkeit beeinflusst die Zuweisung. Buchungen werden deshalb nicht zwangsläufig in einer festen Reihenfolge verteilt. Ist zum gewählten Zeitpunkt nur eine Person verfügbar, kann sie die Demo übernehmen. Werden für die Demo auf Deutsch keine freien Zeiten angezeigt, prüfe zuerst die Verfügbarkeit des zuständigen Teams, bevor du die Zuweisung änderst.
Beispiel: Thomas ist um 10:00 Uhr nicht verfügbar, Lena schon. Die Demo auf Deutsch wird deshalb bei Lena gebucht. Sind zum gewählten Zeitpunkt mehrere Personen verfügbar, gelten die eingestellten Zuweisungsregeln.
Wie du die Einstellungen vornimmst, erfährst du in der Anleitung Teammitglieder einem Event zuweisen.
5. Mache drei Testbuchungen, bevor du das Formular teilst
Öffne das Formular so, wie es deine Kunden sehen. Verwende fiktive Kontaktdaten, schließe jede Buchung ab und prüfe das Ergebnis in TuCalendi.
| Testanfrage | Erwartetes Ziel | Was du prüfen solltest |
|---|---|---|
| Ana möchte eine Demo auf Spanisch. | Demo auf Spanisch | Die angezeigten Zeiten gehören zum richtigen Termintyp. Die Buchung landet bei einer Person, die die Demo auf Spanisch durchführen kann. |
| Jonas möchte eine Demo auf Deutsch. | Demo auf Deutsch | Auch wenn Jonas das Formular auf Spanisch ausfüllt, führt die Auswahl „Deutsch“ zum richtigen Termintyp. Prüfe auch, wem die Buchung zugewiesen wurde. |
| Laura ist bereits Kundin und braucht Hilfe mit ihrem Konto. | Support-Termin | Das Formular überspringt die Sprachfrage. Die Buchung landet beim Support. |
Wenn ein Test fehlschlägt, prüfe, an welcher Stelle der Buchungsweg abweicht:
- Falscher Termintyp: Prüfe die Bedingung im Formular und das damit verknüpfte Ziel.
- Richtiger Termintyp, aber keine freien Zeiten oder falsche Person: Prüfe, wer dem Event zugewiesen ist und wann diese Personen verfügbar sind.
- Richtiger Termintyp und richtige Person, aber Bestätigung in der falschen Sprache: Prüfe die Vorlage für die Buchungsbestätigung.
Mit diesen drei Testbuchungen prüfst du die Weiterleitung. Teste Round Robin zusätzlich innerhalb desselben Termintyps: Buche mehrere Termine, zu denen jeweils mehr als ein Teammitglied verfügbar ist, und vergleiche die Zuweisungen mit deinen Einstellungen.
Wann lohnt sich die automatische Zuweisung von Demo-Anfragen?
Wenn eine Person alle Demos übernimmt, kann ein einfacher Buchungslink ausreichen. Ein Routing-Formular hilft, sobald eine Antwort bestimmt, welcher Termin angeboten wird. Round Robin ergänzt das Formular, wenn mehrere Personen denselben Termintyp übernehmen können.
Beginne mit einem Kriterium, nach dem du Anfragen heute schon manuell weiterleitest, etwa Sprache, Produkt oder Anliegen. Sobald die Testbuchungen zuverlässig am richtigen Ziel ankommen, kannst du bei Bedarf weitere Regeln ergänzen.
Vereinbare eine Demo mit dem TuCalendi-Team. Gemeinsam schauen wir, welche Fragen dein Formular braucht, wie du die Termintypen einrichtest und wie du Demo-Buchungen im Team verteilst.