Ein Meeting zu buchen, ist erst der Anfang. Danach musst du dich vorbereiten, aufmerksam zuhören und das Besprochene weiterverfolgen. TuCalendi und Meetfy.ai verbinden diese Phasen innerhalb eines Ökosystems: TuCalendi automatisiert die Terminbuchung, während Meetfy.ai vor, während und nach dem Gespräch mit künstlicher Intelligenz unterstützt.
Diese Kombination greift einen alltäglichen Bedarf auf. Einen freien Termin zu finden, löst die Koordinationsfrage. Die Arbeit, die dem Meeting seinen Sinn gibt, steht aber noch bevor: verstehen, warum ihr euch trefft, klären, was ihr erreichen möchtet, und anschließend überprüfen, was ihr vereinbart habt.
Deshalb haben wir Meetfy.ai entwickelt: um das TuCalendi-Ökosystem zu erweitern und eine umfassendere Lösung rund um Meetings anzubieten.
TuCalendi organisiert den Termin. Meetfy.ai unterstützt dich dabei, dich vorzubereiten, am Gespräch teilzunehmen und danach voranzukommen. Du entscheidest, welche Funktionen du im jeweiligen Fall benötigst.
1. Warum die verschiedenen Phasen eines Meetings verbinden?
In vielen Unternehmen sind die Terminorganisation und die Arbeit mit den Gesprächsinhalten getrennte Abläufe.
Die Buchung liegt in einem Tool, die Ziele stehen in einem Dokument, die Notizen in einem Notizbuch und die Vereinbarungen in einer E-Mail. Vor dem nächsten Gespräch muss jemand diese Informationen wieder zusammenführen.
Ein Ökosystem, das die verschiedenen Phasen abdeckt, hilft dabei, den Zusammenhang zu erhalten:
| Phase | Was du klären musst | Werkzeug |
|---|---|---|
| Terminbuchung | Eine passende Zeit finden und das Meeting organisieren | TuCalendi |
| Vorbereitung | Ziele, Fragen und Kontext festlegen | Meetfy.ai |
| Gespräch | Zuhören und bei Bedarf Unterstützung erhalten | Meetfy.ai |
| Auswertung | Inhalte mithilfe von Transkriptionen, Zusammenfassungen und Analysen überprüfen | Meetfy.ai |
| Weiterführung | Vereinbarungen prüfen und das nächste Gespräch vorbereiten | Die verantwortliche Person mit Unterstützung beider Tools |
Der Nutzen entsteht, wenn jede Phase die nächste erleichtert. Eine gut organisierte Buchung schafft Raum für die Vorbereitung. Eine klare Vorbereitung gibt dem Gespräch eine Richtung. Die anschließende Auswertung hilft dir, über die nächsten Schritte zu entscheiden.
2. TuCalendi: Terminbuchungen automatisieren
TuCalendi übernimmt die Koordination vor dem Gespräch.
Du kannst einen Buchungslink teilen oder ein Widget in deine Website einbinden. Die andere Person sieht verfügbare Zeiten und bucht einen Termin. Die Synchronisierung mit verbundenen Kalendern hilft, die Verfügbarkeit zu verwalten. Bestätigungen und Erinnerungen automatisieren einen Teil der Kommunikation.
Je nach Bedarf und Konfiguration kannst du unter anderem Folgendes festlegen:
- Die Termintypen und ihre Dauer.
- Verfügbare Zeiten und Puffer zwischen Terminen.
- Den Mindestvorlauf für eine Buchung.
- Die Fragen im Buchungsformular.
- Bestätigungen und Erinnerungen.
Diese Einstellungen helfen dir zu bestimmen, wie Termine gebucht werden können und welche Informationen du vorher benötigst.
Die Vorbereitung beginnt mit einer durchdachten Buchung
Ein dreißigminütiges Erstgespräch kann eine andere Organisation erfordern als eine Produktdemo oder eine Beratungssitzung.
Ein klar definierter Termintyp und passende Fragen helfen dir, den Anlass des Gesprächs besser zu verstehen.
Die intelligenten Formulare von TuCalendi können außerdem dabei unterstützen, Informationen zu erfassen und die Person zum passenden Termintyp weiterzuleiten.
Mehr über diesen Teil des Ablaufs erfährst du auf der Seite zur Online-Terminplanung mit TuCalendi.
3. Meetfy.ai: vor, während und nach dem Gespräch
Sobald der Termin feststeht, verändert sich der Schwerpunkt: Wie bereitest du dich vor? Wie führst du das Gespräch? Und was machst du anschließend mit den besprochenen Inhalten?
Meetfy.ai vereint Funktionen zur Vorbereitung, zum Live-Coaching und zur anschließenden Auswertung. Der Ansatz lässt sich in drei Worten zusammenfassen:
Vorbereiten - Zuhören - Vorankommen.
Du kannst vor dem Meeting Kontext hinterlegen und während des Gesprächs Hinweise auf dem Bildschirm oder über Kopfhörer erhalten. Danach helfen Zusammenfassungen und weitere Auswertungsfunktionen, die Inhalte erneut durchzugehen.
Je nach Meeting kann eine andere Kombination sinnvoll sein. Vielleicht möchtest du eine Verhandlung ausführlich vorbereiten, bei einem bestimmten Gespräch Coaching nutzen oder später eine Aufzeichnung überprüfen.
Wenn du das Produkt noch nicht kennst, findest du einen Einstieg in unserem Artikel darüber, was Meetfy.ai ist und warum wir es entwickelt haben.
4. Vorher: mit Kontext und einem Ziel ins Gespräch gehen
Ein Meeting im Kalender zu haben, bedeutet noch nicht, darauf vorbereitet zu sein.
Vor dem Gespräch solltest du wissen, mit wem du sprichst, was du verstehen musst und welches Ergebnis realistisch wäre.
In Meetfy.ai kannst du beispielsweise Folgendes vorbereiten:
- Hintergrundinformationen zum Gesprächspartner.
- Die Ziele des Meetings.
- Fragen und offene Themen.
- Bekannte Präferenzen und Aspekte des Kommunikationsstils.
- Themen, die besondere Aufmerksamkeit erfordern.
- Mögliche Einwände und Punkte, die du ansprechen möchtest.
Die Vorbereitung hilft auch dabei, bekanntes Wissen von noch unbestätigten Annahmen zu unterscheiden.
Wenn jemand beispielsweise eine Beratung bucht, um eine Dienstleistung kennenzulernen, musst du trotzdem herausfinden, welches Problem die Person lösen möchte, wie sie bisher arbeitet und was sie vom Gespräch erwartet.
TuCalendi hilft, den Termin zu organisieren. Meetfy.ai unterstützt dich dabei, die Inhalte vorzubereiten, die du besprechen möchtest.
Unser Tutorial zeigt eine praktische Anwendung dieser Phase: Vertriebsgespräche mit KI und Meetfy.ai vorbereiten.
5. Währenddessen: mit Unterstützung zuhören und bewusst entscheiden
Im Gespräch zeigt sich, wie deine Vorbereitung zur tatsächlichen Situation passt.
Ein bisher unbekannter Bedarf, eine unerwartete Sorge oder eine Frage kann dem Meeting eine neue Richtung geben. Aufmerksames Zuhören bleibt entscheidend.
Das Coaching von Meetfy.ai unterstützt dich während dieser Unterhaltung. Es kann Hinweise geben, um einen Punkt zu vertiefen oder an ein noch nicht behandeltes Thema zu erinnern.
Welche Vorschläge du nutzt und wann, entscheidest du selbst. Wenn dein Gegenüber gerade etwas Wichtiges erklärt, kann es sinnvoller sein, die Person ausreden zu lassen, statt eine weitere Frage einzuschieben.
Vorbereitung gibt Orientierung; Zuhören hilft beim Anpassen
Stell dir eine Beratungssitzung vor, in der ein Projekt besprochen werden soll. Gleich zu Beginn erklärt der Kunde, dass sich seine Prioritäten geändert haben.
Das ursprüngliche Ziel bleibt ein Bezugspunkt, aber das Gespräch muss sich anpassen. KI kann dabei unterstützen. Wie das Meeting weitergeführt wird, entscheidet die verantwortliche Person.
Unser Leitfaden zum KI-Coaching in Meetings mit Meetfy.ai erläutert diese Nutzung.
6. Danach: das Besprochene weiterverfolgen
Nach einem Meeting musst du verstehen, was geklärt wurde und wo weitere Arbeit nötig ist.
Aufzeichnungen, Transkriptionen, Zusammenfassungen und Analysen können helfen, Informationen wiederzufinden und die Inhalte zu überprüfen. Dabei lohnt sich ein Blick auf diese Fragen:
| Frage | Wozu sie dient |
|---|---|
| Was wurde geklärt? | Das eigene Verständnis der Situation aktualisieren |
| Was ist noch offen? | Ausstehende Fragen oder Entscheidungen erkennen |
| Was wurde vereinbart? | Zusagen von Möglichkeiten unterscheiden |
| Wer übernimmt welche Aufgabe? | Verantwortlichkeiten bestätigen |
| Gibt es einen konkreten Termin? | Vereinbarte Fristen überprüfen |
| Ist ein weiteres Gespräch sinnvoll? | Die Fortsetzung planen |
Die Überprüfung ist wichtig: Ein Vorschlag ist noch keine Entscheidung, und eine Möglichkeit ist noch keine Zusage.
Mit den geprüften Informationen kannst du die Nachbereitung erstellen und bei Bedarf ein weiteres Meeting mit TuCalendi organisieren.
So baut das nächste Gespräch auf dem bisherigen Kontext auf.
7. Wie TuCalendi und Meetfy.ai verbunden sind
Meetfy.ai ist ein eigenständiges Produkt innerhalb des TuCalendi-Ökosystems. Du kannst es unabhängig nutzen, auch wenn du kein TuCalendi-Nutzer bist.
Wenn du beide Produkte verwendest, kannst du deine TuCalendi-Buchungen in der Meetfy.ai-App sehen. Über deine bevorstehenden Meetings kannst du auf das Gespräch zugreifen, das du vorbereiten möchtest.
TuCalendi enthält außerdem einen KI-Bereich im Dashboard, in dem Gesprächsinhalte wie Aufzeichnungen, Transkriptionen und Analysen zugänglich sind. Die Darstellung dieser Optionen kann sich mit Produktaktualisierungen weiterentwickeln.
Du kannst die Tools entsprechend deiner Situation einsetzen:
| Deine Situation | So kannst du das Ökosystem nutzen |
|---|---|
| Du verwendest TuCalendi für Buchungen | Ergänze Vorbereitung, Gespräch und Auswertung mit Meetfy.ai |
| Du nutzt Meetfy.ai unabhängig | Verwende die Funktionen ohne ein TuCalendi-Abonnement |
| Du möchtest Buchungen organisieren und mit Gesprächsinhalten arbeiten | Kombiniere beide Produkte passend zu deinem Ablauf |
Die gemeinsame Nutzung bedeutet nicht, dass alle Funktionen automatisch starten. Du entscheidest, was du vorbereitest, wann du das Coaching beginnst und welche Inhalte du danach überprüfst.
8. Drei Anwendungsbeispiele für das Ökosystem
Die Kombination kann unterschiedliche Arten von Meetings unterstützen. Diese Beispiele zeigen, wie sich die Arbeit auf beide Tools verteilen lässt.
Vertrieb: von der Demo-Buchung zur Nachbereitung
Ein potenzieller Kunde bucht eine Produktdemo mit TuCalendi.
Vor dem Gespräch bereitet der Vertriebsmitarbeiter den bekannten Kontext, die Ziele und die offenen Fragen in Meetfy.ai vor. Während des Meetings kann er Coaching nutzen, um einen Bedarf genauer zu verstehen. Anschließend überprüft er das Gespräch und erstellt eine Follow-up-Nachricht auf Grundlage bestätigter Zusagen.
Wenn ein weiterer Termin nötig ist, teilt er eine Buchungsmöglichkeit für das nächste Gespräch.
Mehr dazu findest du in unserem Artikel über KI für Vertriebsteams: Meetings und Follow-up.
Beratung: eine Sitzung vorbereiten und ihre Ergebnisse überprüfen
Ein Kunde bucht eine Beratung innerhalb der verfügbaren Zeiten.
Der Berater bereitet die Themen und Fragen vor, die er klären möchte. Nach der Sitzung prüft er die verfügbaren Informationen, um die Schlussfolgerungen nachzuvollziehen und festzulegen, was er noch untersuchen oder ausarbeiten muss.
Vor dem nächsten Termin greift er offene Themen wieder auf und aktualisiert seine Vorbereitung.
Teammeetings: koordinieren und Entscheidungen wieder aufgreifen
Eine Führungskraft organisiert mit TuCalendi ein Folgegespräch, für das Verfügbarkeiten abgestimmt werden müssen.
Sie bereitet die zu besprechenden Punkte vor und nutzt die Meetfy.ai-Funktionen, die für dieses Meeting sinnvoll sind. Danach überprüft sie Entscheidungen und Verantwortlichkeiten, bevor sie diese an das Team weitergibt.
In der nächsten Sitzung kann sie darauf zurückkommen, was erledigt wurde und was noch Aufmerksamkeit benötigt.
Dies sind Anwendungsbeispiele, keine Abläufe, die vollständig ohne eigenes Zutun ausgeführt werden. Entscheidungen, Überprüfung und anschließende Kommunikation bleiben Teil der Arbeit des Teams.
9. Warum wir ein Ökosystem rund um Meetings entwickelt haben
TuCalendi wurde entwickelt, um die Organisation von Terminen und Meetings zu erleichtern. Mit Meetfy.ai haben wir diesen Ansatz auf die Arbeit rund um das Gespräch erweitert.
Wir wollten künstliche Intelligenz einbinden, etwas Neues schaffen und Menschen, die ihre Meetings bereits mit TuCalendi organisieren, eine umfassendere Lösung anbieten.
Terminbuchung und Gespräch hängen zusammen, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben. Deshalb hat Meetfy.ai eine eigene Identität und kann unabhängig genutzt werden.
Für diejenigen, die beide Produkte kombinieren, geht es darum, den gesamten Ablauf zusammenzuführen: den Termin organisieren, sich vorbereiten, mit Unterstützung am Gespräch teilnehmen und die Ergebnisse überprüfen, um voranzukommen.
Das ist die Idee hinter dem Ökosystem.
10. So startest du, ohne deinen gesamten Ablauf zu verändern
Du musst nicht vom ersten Tag an alle Funktionen einsetzen.
Beginne mit dem Bereich, der dir die meisten Schwierigkeiten bereitet:
| Wenn deine Herausforderung darin liegt, … | kannst du damit beginnen, … |
|---|---|
| Termine zu koordinieren | einen Termintyp in TuCalendi einzurichten |
| ohne ausreichenden Kontext ins Gespräch zu gehen | Ziele und Fragen in Meetfy.ai vorzubereiten |
| Themen im Gespräch zu vertiefen | Coaching in einem geeigneten Meeting auszuprobieren |
| dich an Gesprächsinhalte zu erinnern | eine Transkription oder Zusammenfassung zu prüfen |
| den Zusammenhang zwischen Meetings zu erhalten | Vereinbarungen zu überprüfen und das nächste Gespräch vorzubereiten |
Wähle einen konkreten Anwendungsfall und beobachte, ob sich deine Arbeitsweise verbessert. Berücksichtige bei der Bewertung auch die Zeit für Einrichtung, Prüfung und Korrekturen.
Wenn du das Ergebnis berechnen möchtest, bietet unser Artikel darüber, wie viel Zeit KI bei Meetings sparen kann, ein Beispiel zum Vergleich von gewonnener Zeit und Credit-Verbrauch.
Entscheidend sind die Werte deines eigenen Ablaufs: Wie viel Aufwand entsteht? Welche Qualität erhältst du? Und wie nutzt du die Informationen?
Entdecke das TuCalendi- und Meetfy.ai-Ökosystem
Ein gutes Meeting beginnt mit einer klaren Vorbereitung und endet mit konkreten nächsten Schritten. TuCalendi und Meetfy.ai unterstützen diese Phasen mit sich ergänzenden Tools.
TuCalendi automatisiert die Terminbuchung. Meetfy.ai begleitet dich vor, während und nach dem Meeting.
Vereinbare ein Gespräch mit dem TuCalendi-Team, um zu erfahren, wie du diese Kombination in deinem Unternehmen einsetzen kannst.
Gemeinsam schauen wir uns an, wie du deine Meetings organisierst, welche Aufgaben du verbessern möchtest und wie du das Ökosystem passend zu deinem Bedarf nutzen kannst.