Sie haben einen Termin mit einem potenziellen Kunden. Sie kennen sein Unternehmen und die Leistungen, die Sie anbieten könnten. Jetzt müssen Sie seine Situation verstehen, Prioritäten erkennen und herausfinden, ob Sie helfen können.
Auch die Gesprächsführung ist wichtig. Vielleicht bevorzugt Ihr Gesprächspartner kurze Erklärungen, legt Wert auf praktische Beispiele oder hat aufgrund früherer Erfahrungen bestimmte Bedenken.
Mit Meetfy.ai können Sie diesen Kontext vor dem Termin vorbereiten: Wer nimmt teil? Wie kommuniziert die Person am liebsten? Welche Themen erfordern Fingerspitzengefühl? Was möchten Sie erreichen? Diese Vorbereitung kann das KI-Live-Coaching während des Gesprächs unterstützen.
In dieser Anleitung zeigen wir, wie Sie die Vorbereitung über eine TuCalendi-Buchung öffnen und welche Informationen Sie ergänzen können. Als Beispiel dient ein fiktives Vertriebsgespräch.
Was wir vorbereiten werden
Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten in einer Beratung für Automatisierung und treffen Laura, die operative Leiterin eines Dienstleistungsunternehmens.
Laura hat erklärt, dass ihr Team zu viel Zeit damit verbringt, Termine per E-Mail abzustimmen. Sie möchte Alternativen kennenlernen, hat aber noch nicht alle Anforderungen festgelegt.
Ihr erstes Ziel lautet:
Verstehen, wie das Unternehmen derzeit Termine verwaltet, Schwierigkeiten erkennen und entscheiden, ob eine auf den Ablauf zugeschnittene Demo sinnvoll ist.
Dieses Beispiel begleitet uns durch die Anleitung.
Die Screenshots zeigen einen über TuCalendi gebuchten Testtermin mit dem Namen „Live demonstration“. Laura und ihr Unternehmen sind fiktive Beispiele, die Sie an Ihre eigenen Gespräche anpassen können.
1. Wählen Sie das Meeting in Meetfy.ai aus
Öffnen Sie den Bereich Meetings in der App und wählen Sie die Registerkarte für bevorstehende Termine.
Wenn Sie TuCalendi verwenden, können Sie hier Ihre Buchungen sehen. Jede Karte enthält Informationen zur Zuordnung des Termins, darunter Name, Zeitpunkt, Dauer und Teilnehmer.
Wählen Sie das Meeting aus, das Sie vorbereiten möchten.
Bevorstehende Meetings in Meetfy.ai mit einer Testbuchung aus TuCalendi.
2. Öffnen Sie die Vorbereitung
Nach Auswahl der Buchung gelangen Sie zu den Meeting-Details.
Diese Ansicht zeigt Datum, Dauer und Angaben zum Teilnehmer. Außerdem finden Sie Optionen zur Vorbereitung, zum Starten einer Aufzeichnung und zum Starten des Coachs.
Wählen Sie die Option zur Vorbereitung, um den Gesprächskontext zu ergänzen. Dafür müssen Sie weder eine Aufzeichnung starten noch den Coach aktivieren.
Über die Meeting-Details gelangen Sie zur Vorbereitung.
3. Ergänzen Sie die Angaben zum Gesprächspartner
Beginnen Sie in der Meeting-Vorbereitung mit der Person, mit der Sie sprechen werden.
Der Bereich für den Gesprächspartner enthält Felder für Name, Rolle beziehungsweise Position und LinkedIn-Profil sowie die Option VIP.
Für unser Beispiel:
| Feld | Beispiel |
|---|---|
| Name | Laura |
| Rolle beziehungsweise Position | Operative Leiterin |
| LinkedIn-Profil | Profiladresse, sofern sie für die Vorbereitung relevant ist |
Ein LinkedIn-Link ersetzt nicht die Prüfung der Informationen. Verwenden Sie nur relevante Angaben, die Sie überprüft haben.
Mit VIP lässt sich laut Beschreibung ein wichtiger Kontakt kennzeichnen, damit der Coach das Gespräch mit besonderer Sorgfalt begleitet. Nutzen Sie die Option, wenn sie zum Kontext des Treffens passt.
Angaben zum Gesprächspartner in der Meeting-Vorbereitung.
Wenn Sie bereits mit dieser Person gesprochen haben
Die Ansicht bietet außerdem eine Funktion, um auf Grundlage des letzten Gesprächs einen Vorbereitungsentwurf vorzuschlagen.
Wenn Sie diesen Vorschlag verwenden, prüfen Sie, welche Informationen weiterhin zutreffen. Prioritäten, offene Fragen und Rahmenbedingungen können sich seit dem letzten Termin verändert haben.
4. Ergänzen Sie Kommunikationsstil und Präferenzen
Die Vorbereitung kann auch Informationen zum Gesprächsverhalten enthalten: Wie kommuniziert die Person? Welche Darstellungsform bevorzugt sie? Was hilft ihr bei der Bewertung eines Angebots?
In unserem Beispiel könnten Sie notieren:
Laura bevorzugt direkte Erklärungen und praktische Beispiele. Im bisherigen Austausch wollte sie zunächst verstehen, wie die Lösung im Team funktionieren würde, und erst danach technische Einzelheiten besprechen.
Dieser Kontext kann helfen, das Gespräch passend aufzubauen. Sie könnten beispielsweise mit einem praktischen Ablauf beginnen, statt sämtliche Produktfunktionen vorzustellen.
Relevante Präferenzen können sein:
- Zunächst einen Überblick erhalten.
- Beispiele vor technischen Details sehen.
- Zeit für Rückfragen haben.
- Optionen anhand konkreter Kriterien vergleichen.
- Unterlagen nach dem Gespräch prüfen.
Unterscheiden Sie Beobachtungen von Interpretationen. „Sie bat um eine kürzere Erklärung“ beschreibt ein Ereignis. „Sie ist ungeduldig“ schreibt der Person eine Eigenschaft zu, die möglicherweise nicht zutrifft.
Wenn Sie ihre Präferenzen noch nicht kennen, können Sie zu Beginn fragen:
Möchten Sie zuerst sehen, wie der Ablauf aussehen könnte, oder zunächst die Anforderungen durchgehen?
5. Bereiten Sie Themen vor, die den Gesprächsverlauf beeinflussen können
Manche Themen und Vorgehensweisen fördern den Austausch. Andere erfordern Aufmerksamkeit, weil sie Bedenken, Ablehnung oder Spannungen auslösen können.
In der Vorbereitung von Meetfy.ai können Sie solche positiven und negativen Auslöser als Kontext festhalten.
Positive Themen und Ansätze
Notieren Sie Aspekte, die die Person bereits positiv bewertet hat oder die nachweislich für ihre Entscheidung wichtig sind.
Zum Beispiel:
Laura legt Wert darauf, bewährte Werkzeuge weiterzuverwenden und eine schrittweise Einführung zu prüfen. Beispiele aus dem Arbeitsalltag ihres Teams helfen ihr bei der Bewertung.
Damit richten Sie Ihre Erklärung am tatsächlichen Ablauf und an den zu prüfenden Anforderungen aus.
Negative oder sensible Themen
Halten Sie Themen fest, die besondere Sorgfalt erfordern.
Zum Beispiel:
In einem früheren Gespräch äußerte Laura Bedenken wegen eines Anbieters, der eine schnelle Einführung versprochen hatte, dafür aber länger benötigte. Keine Termine zusagen, bevor der Umfang geprüft wurde.
Die Vorbereitung sollte helfen, diese Sorge transparent anzusprechen:
Bevor wir über Termine sprechen, müssen wir die Integrationen und den gewünschten Ablauf prüfen.
Nutzen Sie diese Angaben für eine aufmerksame Kommunikation und zum Respektieren geäußerter Präferenzen. Behandeln Sie Vermutungen nicht als Tatsachen und ergänzen Sie keine persönlichen Informationen, die für das Gespräch unnötig sind.
6. Legen Sie fest, was Sie erreichen möchten
Ein Ziel wie „unsere Leistungen vorstellen“ beschreibt nicht konkret, was Sie klären müssen.
Formulieren Sie das gewünschte Ergebnis mit einer einfachen Struktur:
Am Ende des Gesprächs möchte ich [Bedarf oder Frage] geklärt haben, damit wir über [möglichen nächsten Schritt] entscheiden können.
Für das Gespräch mit Laura:
Am Ende des Gesprächs möchte ich den bisherigen Buchungsprozess, die Zuweisungskriterien und die weiterhin benötigten Werkzeuge verstehen, um zu entscheiden, ob wir eine Demo vorbereiten sollten.
Sie können unterschiedliche Ziele unterscheiden:
| Ziel | Beispiel |
|---|---|
| Verstehen | Erfahren, wie Anfragen derzeit bearbeitet werden |
| Prüfen | Unverzichtbare Anforderungen identifizieren |
| Entscheiden | Einschätzen, ob eine weitere Prüfung sinnvoll ist |
| Vereinbaren | Einen nächsten Schritt festlegen, sofern beide Seiten ihn für hilfreich halten |
Das Ziel sollte zur Vertriebsphase passen. Ein Erstgespräch kann mit offenen Fragen oder mit der Erkenntnis enden, dass die Lösung nicht geeignet ist.
7. Wählen Sie wichtige Themen und Fragen aus
Erstellen Sie ausgehend vom Ziel eine kurze Checkliste.
Für unser Beispiel:
- Wie Terminanfragen eingehen.
- Wie die zuständige Person ausgewählt wird.
- Welche Kalender und Werkzeuge verwendet werden.
- Wo besonders viel manuelle Arbeit entsteht.
- Welche Anforderungen eine Alternative erfüllen muss.
- Wer an der Bewertung beteiligt sein sollte.
Bereiten Sie anschließend offene Fragen vor:
| Was Sie verstehen möchten | Beispielfrage |
|---|---|
| Bisheriger Ablauf | Welche Schritte durchläuft eine Anfrage bis zur Terminbestätigung? |
| Zuweisung | Wie entscheiden Sie, welcher Berater ein Gespräch übernimmt? |
| Schwierigkeiten | Können Sie eine Situation beschreiben, die mehrere Abstimmungen erforderte? |
| Werkzeuge | Welche Anwendungen müssen Sie weiterverwenden? |
| Anforderungen | Was müsste eine Alternative lösen, damit sie für Sie hilfreich wäre? |
| Bewertung | Wer sollte an einer Demo teilnehmen? |
Die Liste erinnert Sie an wichtige Punkte. Passen Sie Ihre Fragen an die Antworten an und vermeiden Sie Themen, die bereits geklärt wurden.
8. Bereiten Sie sich auf Bedenken vor, ohne starre Antworten festzulegen
Sie können mögliche Einwände und geplante Antworten in die Vorbereitung aufnehmen. Überlegen Sie, was Sie klären müssen und welche Informationen Sie zuverlässig geben können.
| Mögliche Aussage | Vorbereiteter Ansatz |
|---|---|
| „Wir verwenden bereits mehrere Werkzeuge“ | Fragen, welche erhalten bleiben sollen und welche Schwierigkeiten noch bestehen |
| „Ein Wechsel wäre gerade kompliziert“ | Umfang der Veränderung und beteiligte Personen klären |
| „Wir haben Datenschutzbedenken“ | Anforderungen präzisieren und passende Unterlagen bereitstellen |
| „Wir wissen nicht, ob sich die Kosten lohnen“ | Geplante Nutzung und bisherige Kosten vor einem Vergleich verstehen |
| „Wir müssen das intern besprechen“ | Fragen, wer beteiligt werden muss und was diese Personen prüfen möchten |
Notieren Sie außerdem, was Sie vor einer Antwort überprüfen müssen:
Keine Integrationen zusagen, ohne sie zu prüfen.
Keinen Einführungstermin nennen, bevor der Umfang geklärt ist.
Eine Schätzung nicht als garantiertes Ergebnis darstellen.
Wenn Sie eine Antwort nicht kennen, vereinbaren Sie, wie Sie die Frage anschließend klären.
9. Prüfen und speichern Sie die Vorbereitung
Prüfen Sie vor dem Speichern, ob die Angaben hilfreich und widerspruchsfrei sind.
- Ist das Ziel klar?
- Sind die Angaben zum Gesprächspartner korrekt?
- Habe ich Tatsachen und Vermutungen getrennt?
- Beruhen die Präferenzen auf bekannten Informationen?
- Habe ich sensible Themen berücksichtigt?
- Gibt es unnötige Angaben, die ich entfernen sollte?
Wählen Sie die Option zum Speichern der Vorbereitung. Die Ansicht weist darauf hin, dass mindestens ein Feld ausgefüllt sein muss.
Wenn Sie den Coach während des Gesprächs nutzen möchten, prüfen Sie auch den Coaching-Schwerpunkt und Ihre Konfiguration. Informieren Sie die Teilnehmenden vor der Aktivierung von Funktionen zur Audioverarbeitung oder Aufzeichnung und prüfen Sie die geltenden Anforderungen. Sie können sich auch unseren Leitfaden zur DSGVO und zu Online-Buchungen ansehen, um sich über Datenschutz und KI-Funktionen zu informieren.
So nutzen Sie die Vorbereitung während des Gesprächs
Das Gespräch kann andere Bedürfnisse aufzeigen als erwartet.
Vielleicht erklärt Laura, dass die E-Mails nur eine kleinere Unannehmlichkeit darstellen. Das Hauptproblem könnte sein, jede Anfrage an den passenden Spezialisten weiterzuleiten. Vertiefen Sie dann diesen Punkt.
Meetfy.ai kann den vorbereiteten Kontext für das Live-Coaching verwenden. Sie entscheiden, welche Hinweise relevant sind und wann Sie sie aufgreifen.
Die Vorbereitung soll Ihnen helfen, zuzuhören und sich anzupassen. Ziele, Präferenzen und sensible Themen sind Orientierungspunkte, die Sie mit dem tatsächlichen Gesprächsverlauf abgleichen sollten.
Prüfen Sie zum Abschluss, was geklärt wurde
Bestätigen Sie vor dem Ende Ihr Verständnis:
Nach unserem Gespräch benötigen Sie eine passende Zuweisung der Anfragen und möchten Ihre bisherigen Kalender weiterverwenden. Bevor wir fortfahren, müssen wir die Kompatibilität prüfen. Habe ich das richtig verstanden?
Vereinbaren Sie anschließend einen nächsten Schritt, sofern dieser sinnvoll ist.
Unterscheiden Sie bei der Nachbereitung:
- Bestätigte Anforderungen.
- Nicht bestätigte Annahmen.
- Offene Fragen.
- Zusagen beider Seiten.
- Die vereinbarte nächste Handlung.
Wenn Sie Transkripte, Analysen oder Zusammenfassungen verwenden, prüfen Sie wichtige Einzelheiten, bevor Sie diese in ein Angebot übernehmen oder an den Kunden senden.
Vorlage für Ihre nächste Gesprächsvorbereitung
| Bereich | Was Sie ergänzen sollten |
|---|---|
| Gesprächspartner | Name, Position und relevanter Kontext |
| Kommunikationsstil | Wie die Person Informationen erhalten und besprechen möchte |
| Präferenzen | Was sie bei der Bewertung von Optionen ausdrücklich wichtig findet |
| Positive Themen | Themen und Ansätze, die den Austausch unterstützen können |
| Sensible Themen | Bedenken oder Erfahrungen, die Sorgfalt erfordern |
| Ziele | Was Sie verstehen, prüfen oder entscheiden möchten |
| Wichtige Themen | Was nicht unbesprochen bleiben sollte |
| Fragen | Was Sie zum Verständnis der Situation fragen müssen |
| Mögliche Einwände | Erwartete Bedenken und vorzubereitende Informationen |
| Möglicher nächster Schritt | Welcher Fortschritt bei passendem Bedarf sinnvoll wäre |
Passen Sie die Inhalte an jedes Gespräch an. Wenn Sie etwas nicht wissen, lassen Sie es zur späteren Bestätigung offen.
Benötigen Sie TuCalendi, um Meetfy.ai zu nutzen?
Nein. Meetfy.ai lässt sich unabhängig nutzen, auch wenn Sie Ihre Termine mit anderen Werkzeugen organisieren.
Diese Anleitung zeigt den Ablauf ausgehend von einer TuCalendi-Buchung. Wenn Sie beide Produkte verwenden, können Sie Buchungen in der Meetfy.ai-App sehen und über das KI-Center im TuCalendi-Dashboard auf Aufzeichnungen, Transkripte und Analysen zugreifen.
Bereiten Sie Ihr nächstes Gespräch mit Meetfy.ai vor
Wählen Sie ein Meeting und beginnen Sie mit dem Wesentlichen: Wer nimmt teil? Was möchten Sie erreichen? Welchen Kontext sollten Sie berücksichtigen?
Entdecken Sie Meetfy.ai und bereiten Sie Ihr nächstes Vertriebsgespräch vor.
Möchten Sie das Zusammenspiel mit TuCalendi kennenlernen? Vereinbaren Sie eine Demo mit unserem Team. Wir zeigen Ihnen den Ablauf von der Buchung über die Vorbereitung und Gesprächsbegleitung bis zur Analyse.