Auch wenn wir den damit verbundenen Aufwand manchmal übersehen: Ein Vertriebsgespräch beginnt, bevor der Kunde dazukommt, und endet nicht mit der Verabschiedung. Du musst seine Situation verstehen, Fragen vorbereiten, seine Bedürfnisse erkennen und aus dem Gespräch einen konkreten nächsten Schritt ableiten.
Wenn ein Team täglich mehrere Gespräche führt, braucht die kontinuierliche Betreuung jeder Verkaufschance Organisation. Eine offene Frage kann in Notizen untergehen, ein Vorschlag mit einer Entscheidung verwechselt werden und ein zweites Meeting mit Informationen beginnen, die der Kunde bereits erklärt hat.
KI für Vertriebsteams kann helfen, den Gesprächskontext vorzubereiten, während des Gesprächs Unterstützung zu erhalten und die anschließende Auswertung zu erleichtern. Ihr Nutzen hängt davon ab, wie sie in den Arbeitsablauf eingebunden wird: Welche Informationen erhält sie? Wie werden ihre Ergebnisse überprüft? Und was macht das Team damit?
Meetfy.ai vereint Funktionen, die diesen Ablauf unterstützen. Es gehört zum TuCalendi-Ökosystem und lässt sich unabhängig oder in Verbindung mit TuCalendi für die Terminplanung nutzen.
In diesem Artikel zeigen wir, wie du Meetfy.ai bei einer Verkaufschance einsetzen kannst: von der Vorbereitung des ersten Gesprächs bis zur Nachbereitung.
1. Wo KI im Vertriebsprozess helfen kann
Die Arbeit eines Vertriebsteams verbindet Informationen, Gespräche und Entscheidungen. KI kann in jedem dieser Bereiche unterstützen. Die Verantwortung, Bedürfnisse einzuordnen und verbindliche Vereinbarungen zu treffen, bleibt bei den Menschen.
| Zeitpunkt | Was das Team benötigt | Mögliche Unterstützung durch KI |
|---|---|---|
| Vor dem Meeting | Relevante Informationen und klare Ziele | Vorhandene Informationen ordnen und das Gespräch vorbereiten |
| Währenddessen | Zuhören und wichtige Punkte vertiefen | Hinweise geben und auf klärungsbedürftige Themen aufmerksam machen |
| Danach | Verstehen, was vereinbart wurde | Die Überprüfung durch Transkriptionen, Zusammenfassungen und Analysen unterstützen |
| Vor dem nächsten Gespräch | Die Verkaufschance mit dem bisherigen Wissen weiterverfolgen | Frühere Inhalte und offene Fragen wieder aufgreifen |
Das Ziel ist, relevante Informationen über den gesamten Prozess hinweg verfügbar zu halten, ohne sich allein auf die Erinnerung der Person zu verlassen, die am Meeting teilgenommen hat.
2. Vorher: das Gespräch mit einer klaren Richtung vorbereiten
Eine sinnvolle Vorbereitung sollte dir helfen, konkrete Fragen zu beantworten:
- Was wissen wir über den Kunden, und was müssen wir noch bestätigen?
- Was möchte er mit diesem Gespräch klären?
- Was müssen wir verstehen, bevor wir eine Lösung vorstellen?
- Welches Ergebnis wäre am Ende des Gesprächs realistisch?
Mit Meetfy.ai kannst du Informationen über deinen Gesprächspartner, seine Präferenzen und seinen Kommunikationsstil, die Gesprächsziele und besonders wichtige Themen vorbereiten.
Du kannst auch mögliche positive oder negative Auslöser festhalten: Themen, die Interesse, Bedenken oder Ablehnung hervorrufen könnten und deshalb einen bewussten Umgang erfordern.
Fakten, Annahmen und Fragen unterscheiden
Die Vorbereitung verliert ihren Wert, wenn eine Annahme als Tatsache behandelt wird.
Wenn du beispielsweise weißt, dass ein Unternehmen sein Team vergrößert, bedeutet das noch nicht, dass es ein anderes Tool benötigt. Das kann ein sinnvoller Ansatzpunkt für eine Frage sein, muss aber im Gespräch überprüft werden.
Eine einfache Struktur für die Vorbereitung ist:
| Art der Information | Beispiel |
|---|---|
| Bekannte Tatsache | Der Kunde hat eine Produktdemo für sein Team angefragt |
| Annahme | Der bisherige Ablauf könnte die Koordination erschweren |
| Frage zur Klärung | Wie organisiert ihr eure Meetings aktuell, und wo entstehen Schwierigkeiten? |
Wenn du Präferenzen oder Aspekte des Kommunikationsstils festhältst, nutze relevante Informationen, die du kennst und überprüfen kannst. Ein erster Eindruck sollte nicht zu einem festen Urteil über eine Person werden.
Unser Tutorial zeigt dir Schritt für Schritt, wie du ein Vertriebsgespräch mit KI und Meetfy.ai vorbereitest.
3. Währenddessen: Coaching zum Zuhören und Vertiefen nutzen
In einem Vertriebsgespräch musst du zuhören, einordnen, antworten und daran denken, welche Fragen noch offen sind. KI-Coaching kann dich dabei während des Gesprächs unterstützen.
Mit Meetfy.ai kannst du Hinweise auf dem Bildschirm oder über Kopfhörer erhalten. Sie können dir helfen, einen Punkt zu erkennen, der noch genauer erklärt werden sollte.
Stell dir vor, der Kunde sagt:
„Unser Hauptproblem ist, dass manche Anfragen zu lange brauchen, bis sie bei der richtigen Person ankommen.“
Bevor du eine Funktion vorstellst, wäre es sinnvoll, den Ablauf besser zu verstehen:
- Wie gehen diese Anfragen ein?
- Wer entscheidet, welcher Person sie zugewiesen werden?
- An welcher Stelle entsteht die Verzögerung?
- Welche Folgen hat das für das Team oder den Kunden?
Die Unterstützung während des Meetings kann helfen, an eine dieser Fragen zu denken oder bei einer unvollständigen Antwort nachzuhaken.
Hinweise brauchen weiterhin vertriebliches Urteilsvermögen
Nicht jeder Vorschlag passt zum jeweiligen Moment. Wenn dein Gegenüber gerade ein wichtiges Anliegen erläutert, kann weiteres Zuhören die beste Reaktion sein.
Der Vertriebsmitarbeiter entscheidet, welche Hinweise er nutzt, wann er nachfragt und wann er seinem Gegenüber Raum gibt. Außerdem muss er Produktinformationen überprüfen, bevor er Zusagen zu Funktionen, Preisen oder Konditionen macht.
Wie das funktioniert, erklären wir in unserem Leitfaden zum KI-Coaching in Meetings mit Meetfy.ai.
4. Danach: Besprochenes von Vereinbartem unterscheiden
Ein Meeting kann mit beiderseitigem Interesse enden und trotzdem offenlassen, wie es weitergeht.
Transkriptionen, Zusammenfassungen und Analysen helfen dabei, das Gespräch nachzuvollziehen. Entscheidend ist, zu erkennen, was bestätigt wurde und was noch offen ist.
Diese beiden Aussagen haben beispielsweise unterschiedliche Bedeutungen:
„Wir könnten einen Test mit dem Team in Betracht ziehen.“
„Wir starten am Montag einen Test mit drei Personen.“
Die erste Aussage beschreibt eine Möglichkeit. Die zweite enthält eine konkretere Zusage. Prüfe vor der Nachbereitung, welche Formulierung das Gespräch tatsächlich wiedergibt.
Was du vor der Nachricht an den Kunden prüfen solltest
| Element | Was du überprüfen solltest |
|---|---|
| Bedarf | Welches Problem der Kunde mit seinen eigenen Worten beschrieben hat |
| Priorität | Warum er es angehen möchte und wie wichtig es ist |
| Offene Fragen | Welche Punkte noch nicht geklärt sind |
| Zusagen | Was beide Seiten jeweils zugesagt haben |
| Verantwortliche | Wer welche Aufgabe übernimmt |
| Termine | Welche Fristen bestätigt wurden |
| Nächster Schritt | Was passieren muss, damit die Verkaufschance vorankommt |
Wenn eine Information fehlt oder unklar geblieben ist, kannst du beim Kunden nachfragen. Das ist besser, als eine eigene Interpretation als Vereinbarung darzustellen.
Meetfy.ai liefert Material für diese Überprüfung. Das Team prüft die Schlussfolgerungen und erstellt die Nachbereitung.
5. Praxisbeispiel: vom Erstgespräch zum nächsten Schritt
Stell dir ein Unternehmen vor, das Meeting-Anfragen besser innerhalb seines Vertriebsteams verteilen möchte.
Es hat eine Produktdemo gebucht und erklärt, dass der bisherige Ablauf zu viele manuelle Eingriffe erfordert.
Vor dem Gespräch
Die zuständige Person bereitet in Meetfy.ai Folgendes vor:
- Bekannte Informationen zum Unternehmen und zum Ansprechpartner.
- Das Ziel, den Umgang mit eingehenden Anfragen zu verstehen.
- Fragen zu Anzahl, Zuweisung und Schwierigkeiten.
- Anforderungen, die noch bestätigt werden müssen.
- Themen, die möglicherweise eine ausführlichere Erklärung benötigen.
Die Vorbereitung soll helfen festzustellen, ob ein Bedarf besteht, den die Lösung abdecken kann.
Während des Gesprächs
Der Kunde erklärt, dass Anfragen über mehrere Kanäle eingehen und von einer Person geprüft werden, bevor sie zugewiesen werden.
Der Vertriebsmitarbeiter vertieft den Ablauf und erkennt, dass es um mehr als die Buchung einer Uhrzeit geht: Das Unternehmen muss auch bestimmen, welcher Termintyp zur jeweiligen Anfrage passt.
Das Coaching kann Fragen vorschlagen, um diese Anforderung genauer zu klären. Der Vertriebsmitarbeiter entscheidet, welche er verwendet, und bestätigt sein Verständnis mit dem Kunden.
Nach dem Gespräch
Bei der Überprüfung lassen sich vier Elemente unterscheiden:
| Element | Ergebnis im Beispiel |
|---|---|
| Bestätigter Bedarf | Weniger manuelle Eingriffe bei der Weiterleitung von Anfragen |
| Noch zu prüfende Anforderung | Welche Informationen vor einer Terminbuchung benötigt werden |
| Aufgabe des Anbieters | Eine Produktdemo zu diesem Ablauf vorbereiten |
| Aufgabe des Kunden | Die bisherigen Zuweisungskriterien teilen |
Als Zusagen werden nur Aufgaben festgehalten, denen beide Seiten zugestimmt haben.
Auf dieser Grundlage könnte der Vertriebsmitarbeiter folgende Follow-up-Nachricht verfassen:
"Hallo Laura,
vielen Dank für den Einblick in euren aktuellen Umgang mit Anfragen.
Wie besprochen, möchtet ihr die manuelle Prüfung reduzieren und jede Anfrage zum passenden Termintyp weiterleiten.
Wir bereiten eine Produktdemo vor, die diesen Ablauf zeigt. Ihr teilt uns wie vereinbart die Kriterien mit, nach denen ihr Anfragen aktuell zuweist.
Noch offen ist, welche Informationen ihr vor der Buchung erfassen möchtet. Das können wir im nächsten Gespräch gemeinsam klären.
Falls ein Punkt unser Gespräch nicht richtig wiedergibt, gib uns bitte Bescheid, damit wir ihn korrigieren können."
Dieses Beispiel dient der Veranschaulichung. Inhalte und Zusagen müssen an das tatsächlich geführte Gespräch angepasst werden.
6. Zwischen Meetings: anknüpfen, ohne von vorne zu beginnen
Eine Verkaufschance kann sich über mehrere Wochen und verschiedene Gespräche entwickeln. Bevor du den Austausch fortsetzt, hilft ein Blick auf diese Fragen:
- Welcher Bedarf wurde festgestellt?
- Welche neuen Informationen hat der Kunde mitgeteilt?
- Welche Einwände oder Fragen sind noch offen?
- Welche Aufgaben wurden erledigt?
- Was hat sich seit dem letzten Gespräch verändert?
Verfügbare Aufzeichnungen, Transkriptionen und Analysen können helfen, diesen Kontext wiederherzustellen, ohne ihn aus verstreuten Erinnerungen zusammensetzen zu müssen.
Wenn mehrere Teammitglieder beteiligt sind, können diese Informationen auch eine Übergabe erleichtern. Die übernehmende Person muss dennoch prüfen, was aktuell ist und welche Punkte noch offen sind.
Halte den Stand jeder Verkaufschance an einem klar definierten Ort fest, einschließlich Verantwortlichkeiten und nächster Schritte. Die Gesprächsunterlagen können dabei helfen, diesen Stand zu aktualisieren.
7. Wie TuCalendi und Meetfy.ai zusammenarbeiten
TuCalendi unterstützt die Organisation und Buchung von Meetings. Meetfy.ai ergänzt den Ablauf durch Vorbereitung, Unterstützung während des Gesprächs und anschließende Auswertung.
Meetfy.ai ist ein eigenständiges Tool innerhalb des TuCalendi-Ökosystems. Du kannst es auch nutzen, wenn du kein TuCalendi-Nutzer bist.
Wenn du beide Produkte verwendest, kannst du deine TuCalendi-Buchungen in der Meetfy.ai-App sehen. Außerdem enthält das TuCalendi-Dashboard einen KI-Bereich, in dem Aufzeichnungen, Transkriptionen und Analysen von Meetings angezeigt werden.
So lässt sich die Terminorganisation mit der Arbeit rund um die einzelnen Gespräche verbinden.
Mehr über den Hintergrund erfährst du in unserem Artikel darüber, was Meetfy.ai ist und warum wir es entwickelt haben.
8. So bewertest du den Nutzen für dein Vertriebsteam
Beginne mit einer Gruppe vergleichbarer Meetings, beispielsweise ersten Bedarfsgesprächen oder Produktdemos derselben Dienstleistung.
Lege vor dem Test fest, was du verbessern möchtest und wie du das überprüfen wirst.
| Bereich | Was du beobachten solltest |
|---|---|
| Vorbereitung | Ob Ziele und Fragen vor dem Gespräch klar sind |
| Verständnis | Ob der Bedarf erkannt und Annahmen überprüft werden |
| Nachbereitung | Ob sie das Gespräch korrekt wiedergibt |
| Nächste Schritte | Ob bestätigte Aufgaben und Verantwortliche festgehalten sind |
| Kontinuität | Ob das nächste Meeting offene Themen wieder aufgreift |
| Zeit | Wie lange Vorbereitung, Prüfung und Nachbereitung dauern |
| Qualität | Welche Fehler, Auslassungen oder Korrekturen auftreten |
| Kosten | Welche Funktionen genutzt und wie viele Credits verbraucht werden |
Unser Artikel darüber, wie viel Zeit KI bei Meetings sparen kann, enthält ein Rechenbeispiel zum Vergleich von gewonnener Zeit und Credit-Verbrauch.
Ergebnisse messen, ohne alles der KI zuzuschreiben
Wenn eine Verkaufschance vorankommt, können viele Faktoren dazu beitragen: der Bedarf des Kunden, das Budget, das Angebot, der Zeitpunkt oder die Erfahrung des Vertriebsmitarbeiters.
Deshalb ist es sinnvoll, zunächst konkrete Veränderungen im Ablauf zu beobachten: eine präzisere Nachbereitung, weniger ungeklärte Informationen oder eine besser organisierte Vorbereitung.
Die ersten Anwendungen erfordern außerdem Einarbeitung. Berücksichtige diesen Aufwand und die Zeit für die Überprüfung der Ergebnisse bei deiner Bewertung.
9. Eine gemeinsame Vorgehensweise erleichtert die Nutzung
Jeder Vertriebsmitarbeiter hat seinen eigenen Stil. Ein Team braucht dennoch gemeinsame Grundlagen.
Ihr könnt festlegen, welche Informationen zur Vorbereitung gehören, was nach jedem Gespräch überprüft wird und wie der nächste Schritt dokumentiert werden soll. So lässt sich leichter bewerten, welchen Beitrag Meetfy.ai leistet und wo der Ablauf angepasst werden muss.
Eine erste Routine könnte so aussehen:
- Den Kontext vorbereiten und das Gesprächsziel festlegen.
- Die Funktionen auswählen, die für dieses Meeting sinnvoll sind.
- Hinweise während des Gesprächs bewusst einsetzen.
- Ergebnisse überprüfen und Zusagen bestätigen.
- Die Nachbereitung aktualisieren und das nächste Gespräch vorbereiten.
Wenn ihr aufzeichnen oder transkribieren möchtet, legt auch fest, wie ihr die Teilnehmenden informiert und den Zugriff sowie die Aufbewahrung entsprechend euren Richtlinien und den geltenden Anforderungen regelt.
Der Nutzen entsteht, wenn das Team die gesammelten Informationen verwendet, um die Kundenbeziehung kontinuierlich weiterzuführen.
Entdecke Meetfy.ai für deine Vertriebsgespräche
Beginne mit einem Teil des Ablaufs, den du verbessern möchtest: mit mehr Kontext ins Gespräch gehen, Bedürfnisse genauer verstehen oder eine Nachbereitung erstellen, die Vereinbarungen klar wiedergibt.
Vereinbare ein Gespräch mit dem TuCalendi-Team, um deinen Anwendungsfall zu besprechen und zu erfahren, wie du Meetfy.ai unabhängig oder in Verbindung mit TuCalendi nutzen kannst.
Wir zeigen dir, welche Funktionen zu deinen Meetings passen und wie du einen Test gestaltest, um ihren Nutzen im Arbeitsalltag deines Teams zu bewerten.