Ein dreißigminütiges Meeting kann deutlich mehr als dreißig Minuten Arbeit verursachen. Vorher sammelst du Informationen, bereitest Fragen vor und schaust dir frühere Gespräche an. Danach ordnest du deine Notizen, überprüfst Vereinbarungen und formulierst die Nachbereitung.
Künstliche Intelligenz kann dir helfen, einen Teil dieser Arbeit zu reduzieren. Um einzuschätzen, ob sich ihr Einsatz lohnt, musst du allerdings die gewonnene Zeit mit dem Prüfaufwand und den Kosten des Tools vergleichen.
Mit Meetfy.ai kannst du mit den Funktionen beginnen, die du brauchst, und die Nutzung anhand deiner Ergebnisse ausweiten: Im Basic-Tarif gibt es keine monatliche Grundgebühr. Du kaufst Credits und verbrauchst sie in deinem eigenen Tempo. Die Credits verfallen nicht, und du kannst dein Guthaben bei Bedarf aufladen. Für Teams ist Enterprise auf Anfrage verfügbar.
In diesem Artikel zeigen wir, wo Zeitersparnisse entstehen können und wie du sie anhand eines Beispiels berechnest: 15 Minuten Netto-Zeitersparnis pro Meeting durch Vorbereitung, Coaching, Transkription und Analyse.
Die Zeitersparnisse in diesem Beispiel sind Annahmen zur Veranschaulichung der Berechnung, keine gemessenen Ergebnisse von Meetfy.ai. Ersetze sie durch die tatsächlichen Werte deines Unternehmens.
1. Zum Zeitaufwand eines Meetings gehören auch Vorbereitung und Nachbereitung
Wenn wir den Aufwand eines Meetings berechnen, betrachten wir häufig nur die Gesprächsdauer. Doch auch davor und danach fallen Aufgaben an.
| Zeitpunkt | Aufgaben, deren Zeitaufwand du messen solltest |
|---|---|
| Vorher | Hintergrundinformationen sammeln, frühere Notizen prüfen sowie Ziele und Fragen vorbereiten |
| Währenddessen | Das Gespräch führen und Informationen festhalten |
| Nachher | Notizen ordnen, Vereinbarungen überprüfen, die Nachbereitung erstellen und nächste Schritte festhalten |
Manche Aufgaben laufen gleichzeitig ab. Wenn du während des Zuhörens Notizen machst, verlängert das nicht unbedingt das Meeting. Diese Zeit solltest du deshalb nicht doppelt zählen.
Miss zunächst, wie viel Zeit du tatsächlich für die Vorbereitung und Nachbereitung eines Meetings benötigst.
2. Was sagen Studien über die Zeitersparnis?
Untersuchungen haben bei bestimmten Aufgaben rund um Meetings Zeitersparnisse festgestellt.
Eine aufgezeichnete Besprechung zusammenfassen
In einem 2023 von Microsoft veröffentlichten Experiment wurden 60 Beschäftigte in zwei Gruppen aufgeteilt. Sie sollten ein aufgezeichnetes, 35-minütiges Meeting zusammenfassen, an dem sie nicht teilgenommen hatten.
Die Gruppe mit Copilot erledigte die Aufgabe in 11 Minuten und 13 Sekunden. Die Gruppe ohne das Tool benötigte 42 Minuten und 34 Sekunden.
Allerdings waren die Zusammenfassungen etwas weniger vollständig: Die Copilot-Gruppe erfasste 11 der 15 bewerteten Details, die Kontrollgruppe 12. Das Ergebnis verdeutlicht sowohl das Potenzial für Zeitersparnisse als auch die Notwendigkeit, die Inhalte zu überprüfen.
Weniger Aufwand nach Meetings
Eine von Zoom veröffentlichte Untersuchung mit 688 Wissensarbeitenden berichtet von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 1,6 Stunden pro Woche bei Aufgaben nach Meetings. Dazu gehörten das Erstellen von Zusammenfassungen, das Erfassen von Aufgaben und die Suche nach Informationen.
Die Untersuchung wurde vom Anbieter in Auftrag gegeben und basiert auf selbst angegebenen Zeitersparnissen. Der Wert bezieht sich auf eine Woche und entspricht keiner festen Ersparnis pro Meeting.
Diese Ergebnisse betreffen andere Tools und Einsatzbedingungen. Sie geben Hinweise auf das Potenzial von KI, lassen sich aber nicht als Zeitersparnis von Meetfy.ai übernehmen. Um die Wirkung in deinem Unternehmen zu beurteilen, musst du deinen eigenen Ablauf messen.
3. Bei welchen Aufgaben kann Meetfy.ai helfen?
Wie wir in unserer Einführung zu Meetfy.ai erläutern, unterstützen die Funktionen verschiedene Phasen eines Meetings.
Den Gesprächskontext vorbereiten
Ziele, Fragen, Vorlieben deines Gegenübers und offene Themen zusammenzutragen, hilft dir, mit einer klaren Richtung ins Gespräch zu gehen.
Unser Tutorial zeigt dir, wie du ein Vertriebsgespräch mit KI und Meetfy.ai vorbereitest.
Die mögliche Zeitersparnis hängt davon ab, welche Informationen bereits vorliegen und wie viel du vor der Nutzung überprüfen oder aktualisieren musst.
Unterstützung während des Gesprächs erhalten
Das KI-Coaching von Meetfy.ai liefert während des Meetings Vorschläge.
Es kann beispielsweise helfen, an eine noch offene Frage zu denken oder einen Punkt genauer zu klären. Das bedeutet nicht automatisch, dass das Meeting kürzer wird: Manchmal lohnt es sich, mehr Zeit zu investieren, um ein wichtiges Anliegen besser zu verstehen.
Das Meeting prüfen und die Nachbereitung erstellen
Transkriptionen, Analysen und Zusammenfassungen können es erleichtern, Informationen wiederzufinden und besprochene Inhalte nachzuvollziehen.
Du musst die Schlussfolgerungen weiterhin überprüfen und zwischen einem Vorschlag, einer offenen Frage und einer bestätigten Zusage unterscheiden. Diese Prüfung gehört zum Zeitaufwand bei der Nutzung des Tools.
4. Beispiel: 15 Minuten Netto-Zeitersparnis pro Meeting
Stell dir eine Person im Vertrieb vor, die für jedes Kundengespräch zusätzliche Zeit zur Vorbereitung und für die anschließende Follow-up-Nachricht benötigt.
Für das Beispiel nehmen wir an, dass die Gesprächsdauer gleich bleibt. Der Unterschied entsteht bei diesen Aufgaben:
| Aufgabe | Ohne KI | Mit KI, einschließlich Einrichtung, Prüfung und Korrekturen | Gewonnene Zeit |
|---|---|---|---|
| Gesprächskontext und Fragen vorbereiten | 12 Min. | 8 Min. | 4 Min. |
| Notizen ordnen und Vereinbarungen prüfen | 13 Min. | 6 Min. | 7 Min. |
| Follow-up-Nachricht verfassen | 10 Min. | 6 Min. | 4 Min. |
| Gesamt | 35 Min. | 20 Min. | 15 Min. |
Die Berechnung lautet:
35 Minuten mit dem bisherigen Ablauf − 20 Minuten mit KI = 15 Minuten Netto-Zeitersparnis pro Meeting.
Diese 15 Minuten sind eine beispielhafte Annahme. Bei manchen Meetings kannst du mehr Zeit gewinnen, bei anderen weniger oder gar keine. Das findest du heraus, indem du den gesamten Ablauf einschließlich der Prüfung erfasst.
5. Was kostet ein 30-minütiges Meeting mit Meetfy.ai?
Jetzt beziehen wir die Nutzungskosten ein.
Nehmen wir ein Meeting, bei dem du dreißig Minuten Coaching nutzt, drei Bilder analysieren lässt, dreißig Minuten Audio transkribierst und eine Meeting-Analyse durchführst.
| Funktion | Berechnung | Verbrauch |
|---|---|---|
| Live-Coaching | 30 Minuten × 3 Credits | 90 Credits |
| Bildanalyse | 3 Bilder × 5 Credits | 15 Credits |
| Transkription | 30 Minuten × 1 Credit | 30 Credits |
| Meeting-Analyse | 1 Analyse × 2 Credits | 2 Credits |
| Gesamt | 137 Credits |
Der veröffentlichte Richtwert liegt bei ungefähr 0,012 € pro Credit:
137 Credits × 0,012 € = 1,644 €, also rund 1,64 € pro Meeting.
Die Meeting-Vorbereitung, die Audioaufnahme und das Aufnehmen von Fotos verbrauchen keine Credits. Für die Analyse der Bilder werden dagegen Credits berechnet. Die Eurobeträge dienen der Orientierung: Der verbindliche Preis einschließlich der anwendbaren Steuern wird vor dem Kauf angezeigt und kann zwischen App und Dashboard abweichen.
Du musst nicht bei jedem Gespräch alle Funktionen einsetzen. Dieses Beispiel hilft dir, eine konkrete Kombination zu kalkulieren. Dein tatsächlicher Verbrauch hängt von deiner Nutzung ab.
6. Was bedeutet das für Einzelpersonen und Teams?
Wir bleiben bei drei Annahmen:
- 15 Minuten Netto-Zeitersparnis pro Meeting.
- 137 Credits Verbrauch pro Gespräch, entsprechend einem Richtwert von 1,644 €.
- 30 € pro Stunde als angenommener Wert der Arbeitszeit.
Eine Person mit zwanzig Meetings im Monat
20 Meetings × 15 Minuten = 300 Minuten: 5 Stunden pro Monat.
Bei einem angesetzten Stundenwert von 30 € ergibt sich:
5 Stunden × 30 € = 150 € geschätzter Wert der gewonnenen Arbeitszeit.
Der Credit-Verbrauch in diesem Szenario beträgt:
20 × 137 Credits = 2.740 Credits, entsprechend ungefähr 32,88 €.
Fünf Personen mit dem gleichen Ergebnis
Wenn jede Person zwanzig Meetings durchführt und dieselbe Netto-Zeitersparnis erzielt:
100 Meetings × 15 Minuten = 1.500 Minuten: 25 Stunden pro Monat.
Der vollständige Vergleich sieht so aus:
| Position | Eine Person: 20 Meetings | Fünf Personen: 100 Meetings |
|---|---|---|
| Monatlich gewonnene Zeit | 5 Stunden | 25 Stunden |
| Geschätzter Zeitwert bei 30 €/Stunde | 150 € | 750 € |
| Gesamter Credit-Verbrauch | 2.740 Credits | 13.700 Credits |
| Ungefähre Nutzungskosten | 32,88 € | 164,40 € |
| Zeitwert abzüglich Nutzungskosten | 117,12 € | 585,60 € |
Die Kosten werden vor der Rundung mit 1,644 € pro Meeting berechnet. Das Teamszenario berücksichtigt ausschließlich den Credit-Verbrauch. Eventuelle zusätzliche Kosten für Einführung oder Enterprise-Einrichtung müssen separat einbezogen werden.
Multipliziere die Ersparnis nicht mit allen Teilnehmenden eines Meetings, wenn nur eine Person die Vorbereitung und Nachbereitung übernommen hätte. Jede Zeitersparnis muss auf Arbeit zurückgehen, die tatsächlich entfällt oder weniger Zeit benötigt.
7. Gewonnene Zeit und eingespartes Geld sind unterschiedliche Ergebnisse
Die fünf Stunden aus dem Beispiel lassen sich nutzen, um Angebote vorzubereiten, Kunden zu antworten oder andere Aufgaben zu erledigen.
Dadurch entsteht zusätzliche Arbeitskapazität. Das bedeutet jedoch nicht, dass das Unternehmen in diesem Monat 150 € weniger ausgibt.
Diese Ergebnisse solltest du unterscheiden:
| Ergebnis | Bedeutung |
|---|---|
| Gewonnene Arbeitskapazität | Zeit, die für andere Aufgaben zur Verfügung steht |
| Tatsächliche finanzielle Einsparung | Eine Ausgabe, die wirklich sinkt |
| Geschätzter Wert der Zeit | Ein Vergleichswert, um Aufwand und Toolkosten gegenüberzustellen |
Eine tatsächliche finanzielle Einsparung kann beispielsweise entstehen, wenn weniger Überstunden oder externe Dienstleistungen nötig sind. Bleiben Arbeitszeit und Ausgaben unverändert, hängt der Nutzen davon ab, wie die gewonnene Zeit eingesetzt wird.
Die Beträge von 117,12 € und 585,60 € stellen den angenommenen Zeitwert den ungefähren Credit-Kosten gegenüber. Sie sind weder garantierte Gewinne noch gemessene Renditen von Meetfy.ai.
8. Credits, die du in deinem eigenen Tempo nutzt
Das Modell von Meetfy.ai ermöglicht es dir, mit einem konkreten Anwendungsfall zu beginnen und die Nutzung anhand der Ergebnisse zu erweitern.
Du kaufst Credits, nutzt dein Guthaben nach Bedarf und lädst es auf, wenn du weitere Credits benötigst. Du musst sie nicht innerhalb eines bestimmten Monats aufbrauchen.
Lege vor dem Test fest, welche Funktionen du ausprobieren möchtest. Vielleicht benötigst du bei manchen Gesprächen Coaching, bei anderen dagegen Transkription oder Analyse.
Informiere dich über die aktuellen Preise von Meetfy.ai, einschließlich der Speichergrenzen und der Möglichkeiten für Teams.
9. So überprüfst du die Ergebnisse in deinem Unternehmen
Wähle vergleichbare Meetings aus, beispielsweise erste Vertriebsgespräche mit ähnlicher Dauer.
Erfasse zunächst deinen bisherigen Arbeitsablauf. Teste anschließend die ausgewählten Funktionen und miss den gesamten Prozess.
| Angabe | Was du erfassen solltest |
|---|---|
| Meeting-Art | Erstgespräch, Demonstration oder Folgegespräch |
| Vorbereitung | Zeitaufwand vor dem Meeting |
| Dauer | Tatsächliche Gesprächsdauer |
| Prüfung und Korrekturen | Zeit für die Überprüfung der Ergebnisse |
| Nachbereitung | Zeit zum Formulieren und Organisieren der nächsten Schritte |
| Genutzte Funktionen | Coaching, Transkription, Bildanalyse oder Meeting-Analyse |
| Verbrauch | Eingesetzte Credits |
| Qualität | Fehler, Auslassungen und notwendige Anpassungen |
| Ergebnis | Unterschied zum bisherigen Ablauf |
Unterscheide zwischen der anfänglichen Einarbeitung und der routinierten Nutzung. Die ersten Anwendungen können mehr Zeit benötigen. Auch dieser Aufwand gehört in die Bewertung.
Betrachte Zeitersparnis und Qualität gemeinsam. Eine schneller erstellte Follow-up-Nachricht verliert ihren Nutzen, wenn sie eine falsche Zahl oder eine Zusage enthält, die niemand gemacht hat.
Wie viel Zeit könnte dein Unternehmen gewinnen?
Beginne mit einer Aufgabe, die du konkret beobachten kannst: ein Gespräch vorbereiten, Vereinbarungen überprüfen oder eine Follow-up-Nachricht verfassen. Miss den gesamten Zeitaufwand und vergleiche ihn mit dem tatsächlichen Credit-Verbrauch.
Vereinbare ein Gespräch mit dem TuCalendi-Team. Gemeinsam schauen wir uns an, welche Meetings du verbessern möchtest, welche Funktionen von Meetfy.ai dazu passen und wie du den Verbrauch anhand deiner Nutzung einschätzen kannst.
Wir zeigen dir, wie du Meetfy.ai unabhängig oder in Verbindung mit TuCalendi verwendest und einen Test durchführst, mit dem du die gewonnene Zeit anhand deiner eigenen Daten bewertest.