In einem persönlichen Gespräch landet längst nicht alles Wichtige in deinen Notizen. Der Kunde skizziert einen Ablauf am Whiteboard, jemand schlägt eine Änderung vor, und bei der Verabschiedung ist noch offen, wer sich worum kümmert. Zurück am Schreibtisch reichen ein paar Stichworte oft nicht aus, um das Gespräch nachzuvollziehen.
Mit Meetfy.ai kannst du das Meeting auf dem Smartphone vorbereiten, den Ton im Raum aufnehmen und bei Bedarf während des Gesprächs KI-Hinweise erhalten. Anschließend kannst du eine Aufnahme transkribieren oder die Zusammenfassung einer Coaching-Sitzung prüfen. So lässt sich leichter nachvollziehen, was besprochen wurde und was in die Nachbereitung gehört. Die App ist für iPhone und Android verfügbar.
Ein Beispiel aus der Beratung zeigt, wie das funktioniert: Eine Beraterin besucht einen Kunden, um herauszufinden, warum manche Anfragen erst nach mehreren Tagen bei der zuständigen Person ankommen.
1. Vor dem Meeting: Zwei Fragen vorbereiten, die das Problem greifbar machen
Der Kunde hat die Verzögerungen bereits per E-Mail erwähnt. Die Beraterin weiß aber noch nicht, ob die Anfragen beim Eingang, bei der Zuweisung oder bei der Bearbeitung liegen bleiben. Ihr Ziel ist es, die Ursache einzugrenzen und zu vereinbaren, welche Informationen sie als Nächstes prüfen soll.
In Meetfy.ai hält sie das Ziel und den bisherigen Stand fest. Dazu kommen zwei Fragen:
| Frage | Was sie herausfinden möchte |
|---|---|
| Könnt ihr mir zeigen, wie die letzte verspätet bearbeitete Anfrage vom Eingang bis zur Bearbeitung gelaufen ist? | Wie der Ablauf in einem konkreten Fall funktioniert hat. |
| Wenn nicht klar ist, wer eine Anfrage übernehmen soll: Wer entscheidet dann, wohin sie weitergeleitet wird? | Ob es eine feste Regel gibt oder von Fall zu Fall entschieden wird. |
Für den Gesprächsabschluss notiert sie außerdem: Wer schickt ein Beispiel für den Ablauf, und bis wann? Wenn sie das Live-Coaching startet, kann Meetfy.ai die hinterlegte Vorbereitung für seine Hinweise nutzen.
Weitere Möglichkeiten zeigt dir unser Leitfaden: Vertriebsgespräche mit KI und Meetfy.ai vorbereiten.
2. Während des Meetings: Aufzeichnen, Live-Coaching nutzen oder beides?
Bei einem Präsenzmeeting kann das Smartphone den Ton im Raum aufnehmen. Lege es auf eine feste Unterlage in die Nähe der Personen, die sprechen. Wenn es Hintergrundgeräusche gibt oder die Beteiligten weiter auseinander sitzen, lohnt sich eine kurze Testaufnahme. Höre sie ab, um zu prüfen, ob alle gut zu verstehen sind.
Erkläre den Teilnehmenden vorher, welche Funktion du nutzen möchtest und warum. Beim Live-Coaching wird das Gesprächsaudio in Echtzeit verarbeitet, damit die App Hinweise geben kann. Wenn ihr auf eine Aufnahme und die Verarbeitung des Gesprächs verzichten möchtet, kannst du deine Vorbereitung trotzdem als Leitfaden nutzen und von Hand mitschreiben.
| Wenn du … | kannst du … |
|---|---|
| das Gesagte später noch einmal anhören möchtest | eine Audioaufnahme starten. |
| eine bestimmte Stelle nachlesen möchtest | das Gespräch aufnehmen und anschließend transkribieren. |
| während des Gesprächs Unterstützung möchtest | eine Coaching-Sitzung starten und Hinweise auf dem Bildschirm oder über Kopfhörer erhalten. |
| eine Skizze vom Whiteboard festhalten möchtest | sie bei Bedarf fotografieren. Wenn du während der Coaching-Sitzung die Bildanalyse nutzt, kann das Foto zusätzlichen Kontext für die Zusammenfassung liefern. |
Im Beispiel zeichnet der Kunde drei Schritte ans Whiteboard: Die Anfrage kommt per E-Mail an, wird geprüft und anschließend zugewiesen. Beim letzten Problemfall, so erklärt er, entstand die Verzögerung noch bevor jemand die Anfrage übernommen hatte. Die Beraterin kann daran anknüpfen: „Wer entscheidet in so einem Fall, an wen die Anfrage geht?“
Ein Hinweis des Coaches kann sie an eine offene Frage erinnern. Ob sie gleich nachfragt oder den Kunden erst ausreden lässt, entscheidet sie selbst.
Wie das funktioniert, zeigt unser Leitfaden zum KI-Coaching in Meetings mit Meetfy.ai.
3. Nach dem Meeting: Die Zusammenfassung vor dem Follow-up prüfen
Ein Transkript hilft dir, den Wortlaut einer bestimmten Stelle nachzulesen. Eine Zusammenfassung gibt dir einen Überblick über die wichtigsten Themen. Mit Meetfy.ai kannst du eine Aufnahme transkribieren oder nach einer Coaching-Sitzung deren Zusammenfassung prüfen.
Die Beraterin unterscheidet, was sie aus dem besprochenen Fall gelernt hat, was noch offen ist und was der Kunde tatsächlich zugesagt hat:
| Punkt | Was in die Nachbereitung gehört |
|---|---|
| Beobachtung | Im besprochenen Fall entstand die Verzögerung vor der Zuweisung. |
| Offene Frage | Tritt dieselbe Verzögerung auch bei anderen Anfragen auf? |
| Bestätigte Zusage | Der Kunde schickt am Donnerstag zwei weitere Beispiele ohne Kundendaten. |
| Vorschlag | Ein Formular zur Einordnung der Anfragen testen. Über die Einführung wurde noch nicht entschieden. |
Dieser Unterschied verändert die E-Mail. Die Beraterin kann schreiben: „Wir prüfen zwei weitere Fälle, bevor wir eine Änderung in Betracht ziehen.“ Die Formulierung „Wir haben die Einführung eines Formulars vereinbart“ würde dagegen mehr behaupten, als tatsächlich besprochen wurde.
Wenn eine Frist, eine Zuständigkeit oder eine Entscheidung unklar ist, prüfe die betreffende Stelle im Transkript oder in der Aufnahme, sofern sie vorliegt. Bleibt etwas offen, frage beim Kunden nach.
Beispiel für eine E-Mail nach dem Besuch
"Hallo Laura,
danke, dass ihr mir gezeigt habt, wie ihr eingehende Anfragen bearbeitet. In dem Fall, den wir gemeinsam durchgegangen sind, entstand die Verzögerung, bevor die Anfrage bei der zuständigen Person ankam.
Wie besprochen, schickst du mir am Donnerstag zwei weitere Beispiele ohne Kundendaten. Ich prüfe, ob die Verzögerung dort an derselben Stelle auftritt. Danach können wir entscheiden, ob wir die Zuweisung der Anfragen ändern sollten.
Falls ich etwas anders verstanden habe, als es gemeint war, sag mir gern Bescheid.
Viele Grüße
Marta"
Die Beraterin schreibt die Nachricht auf Grundlage der geprüften Informationen. Die Zusammenfassung hilft ihr, den Gesprächsverlauf nachzuvollziehen. Der nächste Schritt ergibt sich aus der Vereinbarung mit dem Kunden.
Brauchst du TuCalendi, um Meetfy.ai bei Präsenzmeetings zu nutzen?
Du kannst Meetfy.ai eigenständig nutzen. Wenn du auch TuCalendi verwendest, kannst du die Terminbuchung für den Besuch automatisieren und den gebuchten Termin in der Meetfy.ai-App unter deinen bevorstehenden Meetings sehen. TuCalendi organisiert die Buchung. Meetfy.ai unterstützt dich bei der Vorbereitung, im Gespräch und bei der Nachbereitung.
Wie beide Tools zusammenspielen, zeigen wir im Artikel TuCalendi und Meetfy.ai: Terminbuchung und KI für Meetings.
Probiere den Ablauf bei deinem nächsten Präsenzmeeting aus
Wähle einen Termin, der bereits feststeht. Bereite zwei Fragen vor, entscheide, welche Funktionen dir helfen, und nimm dir nach dem Gespräch ein paar Minuten Zeit für die Nachbereitung. Prüfe dann: Kannst du klar sagen, was entschieden wurde, wer welche Aufgabe übernimmt und was noch offen ist?
Vereinbare ein Gespräch mit dem TuCalendi-Team. Wir zeigen dir, wie du Meetfy.ai bei persönlichen Gesprächen einsetzt und wie du es mit TuCalendi kombinierst, wenn du auch deine Terminbuchungen automatisieren möchtest.