Die 10 besten Tools zur Terminplanung 2026/2027

Was ist Terminplanung – und warum braucht fast jedes Unternehmen sie?

Mit einer Terminplanungssoftware können Kunden, Kollegen oder Bewerber selbstständig einen Termin in deinem Kalender buchen. Statt drei E-Mails hin und her zu schicken („Passt Dienstag? Nein, wie wäre es mit Donnerstag?“), teilst du einfach einen Link oder bindest ein Buchungs-Widget auf deiner Website ein. Die buchende Person sieht nur deine tatsächlich freien Zeiten, wählt einen Termin aus, und der Termin wird automatisch in beide Kalender eingetragen – zusammen mit einer Bestätigungs-E-Mail, einem Link für die Videokonferenz und einer Erinnerung.

Was nach einer kleinen Erleichterung klingt, ist in der Praxis ein echter Effizienzhebel. Die Koordination eines einzigen Termins per E-Mail verschlingt leicht zehn bis fünfzehn Minuten zersplitterter Aufmerksamkeit. Bei 20 Terminen im Monat summiert sich das auf mehrere Arbeitsstunden, die niemand in Rechnung stellen kann. Dann ist da noch das Problem der Nichterscheinen: Verpasste Termine bedeuten einen direkten Umsatzverlust für Praxen, Anwaltskanzleien, Salons, Coaches und Vertriebsteams. Automatisierte E-Mail- und SMS-Erinnerungen sowie bei der Buchung entgegengenommene Anzahlungen senken diese Quote messbar.

Warum Terminplanung im Zeitalter der KI wichtiger wird und nicht weniger wichtig

Es kursiert eine offensichtliche Annahme: Sobald KI-Assistenten unsere Termine koordinieren, werden Buchungstools überflüssig. Das Gegenteil ist der Fall. Ein KI-Agent kann nicht erraten, wann du Zeit hast. Er braucht eine maschinenlesbare Quelle der Wahrheit – die tatsächliche Verfügbarkeit aus deinem Kalender – sowie deine Regeln: Pufferzeiten zwischen Terminen, Mindestankündigungsfrist, die maximale Anzahl an Buchungen pro Tag, welcher Termin-Typ zu welcher Person gehört. Und er braucht eine Schnittstelle, über die er tatsächlich buchen darf. Genau diese Ebene bietet ein Terminplanungs-Tool. Ohne sie greift selbst der beste Assistent auf das zurück, was die Leute heute schon frustriert: unverbindliche Vorschläge per E-Mail, die niemand bestätigt.

Anbieter bauen diese Ebene bereits aus. Der KI-Assistent „Callie“ von Calendly koordiniert Besprechungen, während der „Notetaker“ die Besprechung selbst protokolliert. TuCalendi.com vermarktet „Meetfy.ai“, einen KI-Agenten welcher der Meeting und besprechungen live protokolliert und dir live direkt Tipps gibt um das Meeting effizienter und zielführender zu gestalten. Die praktische Schlussfolgerung gilt unabhängig davon, für welches Tool du dich entscheidest: Wenn du heute eine übersichtliche Buchungsseite betreibst, mit gut gepflegten Verfügbarkeitsregeln und einer offenen Schnittstelle, bist du für diesen Wandel bereit – und ebenso gut aufgestellt für den Kunden, der lieber einfach selbst auf einen Link klickt. Ein Link zu einem gemeinsamen Kalender oder eine Telefonnummer auf deiner Website reicht dafür nicht aus.

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick

• Kalendersynchronisation: Die bidirektionale Synchronisation mit Google, Outlook/Microsoft 365, iCloud oder CalDAV verhindert Doppelbuchungen.
• Buchungsseite und Widget: Eine öffentliche Seite auf deiner eigenen Subdomain sowie ein einbettbares Widget für deine Website.
• Terminarten: Einzeltermine, Gruppensitzungen, Kurse, wiederkehrende Termine und Round-Robin-Verteilung innerhalb eines Teams.
• Benachrichtigungen und Workflows: Bestätigungen, Erinnerungen, Nachfassaktionen, Stornierungs- und Umbuchungslogik, idealerweise mit deinen eigenen Vorlagen.
• Zahlungen: Anzahlungen oder vollständige Bezahlung bei der Buchung über Stripe, PayPal oder ein integriertes Kassensystem.
• Integrationen: Videokonferenzen, CRM, E-Mail-Marketing, Automatisierungsplattformen, Webhooks und eine API.
• Datenschutz: Serverstandort, Datenverarbeitungsvereinbarung und DSGVO-Konformität – in Europa ein absolutes Muss, kein „Nice-to-have“.

Fragen, die du dir vor der Auswahl stellen solltest

Bevor du Tools vergleichst, schau dir dein eigenes Szenario ehrlich an. Buchen Kunden bei einer einzelnen Person oder bei einem Team an mehreren Standorten? Zahlen Kunden im Voraus? Brauchst du klassische Servicetermine mit Kasse und Personaleinsatzplanung oder einfach nur einen Link für Verkaufsgespräche? Und wie erfolgt die Abrechnung: pro Nutzer, pro Buchung oder pro Standort? Genau hier unterscheiden sich die zehn Tools in dieser Liste am stärksten.

1. TuCalendi

TuCalendi ist ein europäisches Terminplanungs-Tool mit Sitz auf Teneriffa, Spanien, das sich an Freiberufler, Dienstleister und Teams richtet, die einen vollständig anpassbaren Buchungsablauf wünschen, ohne ihre Daten in die USA zu senden. Das Konzept basiert auf den sogenannten „Events Hubs“ von TuCalendi: Jeder Hub bündelt eine beliebige Anzahl von Terminarten sowie die dazugehörigen Kalender, Benachrichtigungen und Integrationen.

Funktional deckt TuCalendi die gesamte Buchungskette ab, von „Smart Routing Forms (intelligente Fragebögen)“, die Interessenten anhand ihrer Antworten zum richtigen Termintyp leiten, über Umfragen und Befragungen bis hin zu Gutscheinen, Einmal-Links und manuellen Buchungsbestätigungen. Kalender lassen sich mit Google, Outlook, iCloud, Microsoft Exchange und CalDAV verbinden; für Videokonferenzen stehen Zoom, Microsoft Teams, Google Meet und GoToMeeting zur Verfügung. Zahlungen laufen über Stripe oder PayPal, SMS-Erinnerungen über Drittanbieter wie z.B. Twilio. Hinzu kommen Browser-Erweiterungen für Chrome, Firefox und Edge sowie ein mehrsprachiges Widget – praktisch für alle, die internationale Buchungen entgegennehmen.

Preise: Der Basic-Tarif ist dauerhaft kostenlos und umfasst einen Events Hub, einen Google-Kalender, eine Buchungsseite, eine benutzerdefinierte Subdomain und eine unbegrenzte Anzahl von Meeting-Typen. Der Pro-Tarif kostet 8 € pro Nutzer und Monat (79 € bei jährlicher Abrechnung, mit einem weiteren Rabatt bei einer Laufzeit von drei Jahren) und bietet zusätzlich sechs Events Hubs, CNAME-Unterstützung, mehrere Kalender und Integrationen, Zahlungsanbieter sowie Workflows. Für größere Organisationen gibt es einen Enterprise-Tarif mit Multibranding, mehreren Subdomains und zusätzlicher Einrichtung. Als Alternative zum Abonnement schalten TuCalendi-Codes die Pro-Version für einen bis zwölf Monate frei – von 10 € für einen Monat bis zu 99 € für zwölf Monate.

Vorteile

• Europäischer Anbieter mit klarem Fokus auf die DSGVO – relevant für Anwaltskanzleien, Arztpraxen und öffentliche Einrichtungen
• Echt kostenloser Tarif mit unbegrenzten Terminarten statt einer zeitlich begrenzten Testversion
• Intelligente Weiterleitung, Formulare, Umfragen und Gutscheine – Funktionen, die viele Mitbewerber den Enterprise-Tarifen vorbehalten
• Umfassendes Branding: benutzerdefinierte Subdomain, CNAME und eigene Vorlagen für jede Art von E-Mail
• Gutscheincodes statt Abonnement – kalkulierbare Kosten ohne laufende Verpflichtung

Nachteile

• Weniger bekannt als Calendly – weniger Tutorials von Drittanbietern und Community-Ressourcen
• Einige Integrationen (Zapier, Pabbly, Flowmattic) laufen über Webhooks statt über native Apps
• Mehrere Vorlagen, Buchungsseiten und Zahlungsanbieter sind dem Pro-Tarif vorbehalten

Für wen ist es geeignet? Für Freiberufler, Beratungsunternehmen, Anwaltskanzleien, Arztpraxen und kleinere Teams in Europa, denen Datenschutz, ihr eigenes Branding und faire Preise wichtig sind – und die mehr als nur einen einfachen Buchungslink benötigen, aber kein schwerfälliges, branchenspezifisches System wollen.

2. Calendly

Calendly ist das bekannteste Tool in dieser Kategorie und hat den Begriff „Buchungslink“ praktisch zu einem festen Bestandteil des Geschäftsvokabulars gemacht. Der Fokus liegt eindeutig auf Besprechungen statt auf klassischen Serviceterminen: Verkaufsgespräche, Demos, Vorstellungsgespräche, Kundengespräche. Entsprechend stark ist die Integration in Vertriebs- und Recruiting-Lösungen.

Mittlerweile beschreibt sich Calendly weniger als Terminplaner, sondern eher als Plattform für alles rund um das Meeting. Neben der Terminplanung gibt es einen „Notetaker“, der sich in Zoom-, Google Meet- und Teams-Anrufe einklinkt und Zusammenfassungen sowie Transkripte erstellt, eine KI-Assistentin namens Callie, die Termine per E-Mail koordiniert, sowie die Funktionen „Kontakte“ und „Zahlungen“ für die Beziehungshistorie, Zahlungslinks, Pakete und Rechnungen. Teams erhalten Round-Robin-Verteilung, Routing-Formulare, zentral verwaltete Terminarten und Anbindungen an Salesforce, HubSpot, Marketo und Pardot.

Preise: Der Free-Tarif umfasst einen Veranstaltungstyp, eine Kalenderanbindung und eine anpassbare Buchungsseite. Der Standard-Tarif kostet 10 $ pro Nutzer und Monat und bietet zusätzlich unbegrenzte Veranstaltungstypen, bis zu sechs Kalender, Automatisierungen, Erinnerungen sowie Zahlungen über Stripe und PayPal. „Teams“ kostet 16 $ pro Nutzer pro Monat und bietet zusätzlich Round-Robin-Verteilung, Lead-Weiterleitung und zentrale Verwaltung. „Enterprise“ beginnt bei 15.000 $ pro Jahr ab 50 Nutzern. „Notetaker“ und „Callie“ sind kostenpflichtige Add-ons für die Tarife „Standard“ und „Teams“.

Vorteile

• Äußerst ausgefeiltes Buchungserlebnis – die meisten Empfänger wissen bereits, wie es funktioniert
• Starke CRM-Anbindung an Salesforce, HubSpot und Marketing-Automatisierung
• Umfragen in Meetings, Weiterleitungsformulare und Round-Robin für Vertriebs- und Recruiting-Teams
• Zusätzliche KI-Funktionen für Besprechungszusammenfassungen und E-Mail-Koordination
• Sehr umfangreiches Integrations- und App-Ökosystem, einschließlich Browser-Erweiterungen

Nachteile

• Der kostenlose Tarif ist streng auf einen einzigen Veranstaltungstyp beschränkt
• Preis pro Nutzer – bei größeren Teams summieren sich die Kosten schnell
• Um das Calendly-Branding zu entfernen, ist ein kostenpflichtiger Tarif erforderlich
• Wenig geeignet für klassische Dienstleistungsunternehmen mit Kasse, Ressourcen und Dienstplänen
• US-Anbieter – erfordert eine Datenschutzprüfung im europäischen Kontext

Für wen ist es geeignet? Für Vertriebs-, Marketing- und Recruiting-Teams sowie für alle, die eine große Anzahl externer Termine koordinieren und ein etabliertes, reibungslos funktionierendes Standard-Tool suchen – sofern das Budget es zulässt.

3. Cal.com

Cal.com begann als Open-Source-Alternative zu Calendly und hat sich zu einer Terminplanungs-Infrastruktur entwickelt: Neben der fertigen Anwendung gibt es eine öffentliche API, einbettbare React-Komponenten („Atoms“) und eine Option zum Selbsthosting über GitHub und Docker. Für Entwicklerteams, die die Terminplanung tief in ihr eigenes Produkt integrieren wollen, ist das ein echtes Alleinstellungsmerkmal.

Der Funktionsumfang ist umfangreich: unbegrenzte Terminarten und Kalenderanbindungen sogar im kostenlosen Tarif, über 100 Integrationen, bidirektionale Synchronisierung mit Salesforce und HubSpot, Zahlungen über Stripe und PayPal sowie ein Ein-Klick-Import bestehender Calendly-Termine. Teams erhalten Round-Robin-Verteilung mit Gewichtung, kollektive und verwaltete Terminarten, wiederkehrende Termine, Weiterleitungsformulare und Buchungsanalysen. Auf Organisationsebene gibt es unbegrenzt viele Unterteams, eine Unternehmens-Subdomain, SAML-SSO, SCIM, rollenbasierte Berechtigungen sowie die Einhaltung der Standards SOC 2, HIPAA und ISO 27001. Cal.com vermarktet außerdem Cal.ai, einen KI-Telefonagenten, der nutzungsabhängig abgerechnet wird.

Preise: Kostenlos für einen einzelnen Nutzer, „Teams“ ab 12 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, „Organizations“ ab 28 $ pro Nutzer und Monat, „Enterprise“ auf Anfrage. Beide Team-Tarife beinhalten eine 14-tägige Testphase; bei jährlicher Zahlung sparst du etwa 25 Prozent. Selbsthosting ist lizenzrechtlich kostenlos, verursacht jedoch reale Kosten für Server, Updates und Betrieb.

Vorteile

• Sehr großzügiger kostenloser Tarif mit unbegrenzten Veranstaltungstypen und Kalendern
• Selbsthosting möglich – volle Datenhoheit für technisch versierte Teams
• API, Webhooks und einbettbare Komponenten für deine eigenen Produkte
• Wahl zwischen Hosting in den USA oder der EU sowie umfangreiche Compliance-Zertifizierungen
• Schnelle Migration dank des Calendly-Imports

Nachteile

• Selbsthosting ist nur auf dem Papier günstig – der Betrieb und die Wartung kosten Zeit und Geld
• Viele Einstellungen und Optionen; die Einrichtung ist weniger selbsterklärend als bei schlankeren Tools
• Wichtige Unternehmensfunktionen wie SAML-SSO und Salesforce-Routing sind erst im „Organizations“-Tarif enthalten
• Cal.ai wird nach Nutzung abgerechnet – bei hohem Anrufaufkommen ist das schwer einzuplanen
• Kein Fokus auf Einzelhandelsgeschäfte, Kassensysteme oder Personaleinsatzplanung

Für wen ist es geeignet? Für Tech-Unternehmen, Agenturen und Entwicklungsteams, die die Terminplanung anpassen, einbinden oder selbst hosten möchten – und für Einzelpersonen, die nach einem leistungsstarken kostenlosen Tarif suchen.

4. Acuity Scheduling

Acuity Scheduling gehört seit der Übernahme im Jahr 2021 zu Squarespace und ist eines der etabliertesten Tools für dienstleistungsorientierte Unternehmen: Coaches, Fotografen, Therapeuten, Studios und Kliniken. Im Gegensatz zu den meisten Mitbewerbern berechnet Acuity nicht pro Nutzer, sondern pro Konto, wobei eine festgelegte Anzahl von Kalendern oder Mitarbeitern inbegriffen ist.

Das Tool umfasst Anmeldeformulare vor dem Termin, Terminpakete, Abonnements und Mitgliedschaften, Gruppensitzungen und Kurse, Geschenkgutscheine sowie Zahlungen. Die Kalender lassen sich mit Google, Outlook und iCloud synchronisieren. SMS-Erinnerungen, Kurs- und Gruppenbuchungen sowie das Entfernen des Acuity-Brandings sind ab der mittleren Tarifstufe verfügbar. Der Top-Tarif bietet zusätzlich mehrere Zeitzonen, API-Zugriff, erweiterte Workflows und eine optionale HIPAA-Konfiguration einschließlich einer Business-Associate-Vereinbarung – was vor allem für den US-Gesundheitsmarkt relevant ist.

Preise: „Emerging“ ab 16 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung (ein Kalender), „Growing“ ab 27 $ (bis zu sechs Mitarbeiter, SMS-Erinnerungen, Pakete und Mitgliedschaften), „Powerhouse“ ab 49 $ (bis zu 36 Mitarbeiter, API, HIPAA-Option), dazu eine „Enterprise“-Stufe auf Anfrage. Bei monatlicher Abrechnung fallen etwa 20 Prozent mehr Kosten an. Es gibt keinen dauerhaft kostenlosen Tarif, sondern nur eine siebentägige Testphase.

Vorteile

• Die Preise gelten pro Konto statt pro Nutzer – deutlich günstiger als Lizenzmodelle für größere Teams
• Sehr ausgereifte Funktionen für Dienstleister: Pakete, Abonnements, Kurse, Geschenkgutscheine
• Mit den Anmeldeformularen erfasst du alles, was du vor Beginn des Termins brauchst
• Nahtlose Anbindung an Squarespace-Websites
• HIPAA-Option mit einer BAA im Top-Tarif

Nachteile

• Kein kostenloser Tarif – nach sieben Tagen musst du bezahlen
• SMS-Erinnerungen und Entfernung des Brandings erst ab dem mittleren Tarif
• API-Zugriff nur im teuersten Tarif
• Die Benutzeroberfläche wirkt stellenweise veraltet
• Mitarbeiterbegrenzung pro Tarif – Wachstum erfordert ein Upgrade

Für wen ist es geeignet? Für Dienstleistungsunternehmen mit mehreren Mitarbeitern und Stammkunden – Coaching-Praxen, Fotostudios, Physiotherapie- oder Kosmetiksalons –, die Pakete und Mitgliedschaften verkaufen möchten und lieber nicht pro Person bezahlen wollen.

5. SimplyBook.me

SimplyBook.me verfolgt einen ungewöhnlichen Ansatz: Anstatt Funktionen fest in Tarifen zu bündeln, bietet es einen Katalog mit mehr als 70 „benutzerdefinierten Funktionen“, von denen du je nach Tarif eine bestimmte Anzahl aktivieren kannst. Die Liste umfasst Mitgliedschaften, Geschenkgutscheine, Kursbuchungen, Anmeldeformulare, mehrere Standorte, Mitarbeiterprovisionen, Treueprogramme, Buchungen über Instagram und Facebook sowie eine HIPAA-Option.

Die Abrechnung basiert auf dem Buchungsvolumen und der Anzahl der Dienstleister statt auf der Anzahl der Nutzer. Das macht das Tool attraktiv für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern, aber einem überschaubaren Terminaufkommen – und teurer für solche mit sehr hohem Volumen. Zum Funktionsumfang gehören außerdem eine Kasse, Anzahlungen und Trinkgelder, ein mehrsprachiges Buchungsportal sowie Apps für Mitarbeiter und Kunden.

Preise: Der Free-Tarif erlaubt 50 Buchungen pro Monat, einen Dienstleister und eine benutzerdefinierte Funktion. „Basic“ kostet 13,90 € pro Monat (100 Buchungen, fünf Dienstleister, drei Funktionen), „Standard“ 29,90 € (500 Buchungen, 15 Dienstleister, acht Funktionen) und „Premium“ 59,90 € (2.000 Buchungen, 30 Dienstleister, unbegrenzte Funktionen, White-Label). Bei jährlicher Abrechnung sparst du etwa 17 Prozent; größere Unternehmen können eine „Enterprise“-Stufe beantragen. Zusätzliche Buchungskontingente können separat erworben werden.

Vorteile

• Riesiger Funktionsumfang – von Kursen und Geschenkgutscheinen bis hin zur Verwaltung mehrerer Standorte
• Abrechnung nach Buchungen statt pro Nutzer, ideal für größere Teams mit mittlerem Buchungsaufkommen
• Nützlicher kostenloser Tarif mit einem echten Buchungssystem
• Mehrsprachig und international ausgerichtet
• Integrierte Kasse, Anzahlungen und Trinkgelder sogar in den günstigeren Tarifen

Nachteile

• Die Buchungslimits können schon mitten im Monat aufgebraucht sein – dann musst du nachladen oder ein Upgrade vornehmen
• Die Funktionszuweisung zwingt zu Kompromissen: Jede Funktion, die du aktivierst, belegt einen Platz
• Die Preisstruktur ist schwer verständlich und lässt sich schwerer einplanen als Modelle mit festen Nutzerlizenzen
• Die schiere Anzahl an Modulen lässt die Benutzeroberfläche überladen wirken
• SMS-Guthaben und bestimmte Extras kosten zusätzlich

Für wen ist es geeignet? Für Salons, Studios, Kliniken und Freizeitunternehmen mit mehreren Mitarbeitern, die ein umfassendes Buchungssystem mit Kasse, Kursen und Mitgliedschaften benötigen – und die ihr monatliches Buchungsvolumen einigermaßen gut einschätzen können.

6. Setmore

Setmore setzt ganz klar auf den Preis und bietet eines der großzügigsten kostenlosen Tarife auf dem Markt: bis zu vier Nutzer und 200 Termine pro Monat, einschließlich Zahlungsabwicklung über Stripe, Square oder PayPal, einer Buchungsseite mit anpassbarer URL, E-Mail-Bestätigungen und Erinnerungen sowie Integrationen mit Salesforce, Zoho CRM, Zendesk, Slack, QuickBooks und Mailchimp. Apps für iOS und Android sind ebenfalls enthalten.

Die Einschränkungen des kostenlosen Tarifs sind allerdings klar: Für die bidirektionale Kalendersynchronisierung, SMS-Erinnerungen, wiederkehrende Termine, Videotermine über Zoom oder Google Meet sowie das Entfernen des Setmore-Logos ist der Pro-Tarif erforderlich. Ein wichtiger Punkt für die Budgetplanung: Setmore zählt jeden Mitarbeiterkalender als Nutzer, auch wenn sich diese Person nie einloggt.

Preise: Kostenlos für bis zu vier Nutzer und 200 Termine pro Monat. Der Pro-Tarif kostet 5 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 12 $ bei monatlicher Abrechnung. Für größere Teams gibt es einen Team-Tarif mit unbegrenzter Nutzerzahl; Setmore nennt diese Konditionen sowie die Preise für den Enterprise-Tarif nur auf Anfrage.

Vorteile

• Einer der besten verfügbaren kostenlosen Tarife: vier Nutzer, Zahlungen und Integrationen inklusive
• Sehr günstiger Einstiegspreis beim Jahresabo
• Schnell einzurichten und ohne Schulung nutzbar
• Solide Basis-Integrationen für CRM, Buchhaltung und Marketing
• Mobile Apps zur Terminverwaltung von unterwegs

Nachteile

• Keine bidirektionale Kalendersynchronisierung im kostenlosen Tarif – ein echtes Risiko für Doppelbuchungen
• Im kostenlosen Tarif auf 200 Termine pro Monat begrenzt
• Jeder Mitarbeiterkalender zählt als kostenpflichtiger Nutzer
• Keine Testphase für Pro oder Team – du nutzt entweder die kostenlose Version oder zahlst sofort
• Begrenzte Funktionen bei Teamverwaltung, Terminvergabe und Berichterstellung

Für wen ist es geeignet? Für Einzelunternehmer und kleine Teams mit knappem Budget, die schnell loslegen wollen – Friseure, Nachhilfelehrer, Berater oder kleine Werkstätten mit überschaubarem Terminaufkommen.

7. Zoho Bookings

Zoho Bookings ist Teil der umfassenderen Zoho-Suite und spielt seine Stärken vor allem dort aus, wo bereits Zoho CRM, Zoho Meeting oder Zoho One im Einsatz sind. Bookings liest direkt aus den CRM-Daten, legt Datensätze an und synchronisiert Kalender mit Zoho, Google und Microsoft 365 oder Outlook.com.

Der Funktionsumfang reicht von Einzel- und Gruppenterminen über Round-Robin-Verteilung und Sammelbuchungen mit mehreren Gastgebern bis hin zu Arbeitsbereichen, Ressourcenbuchung für Räume und Ausrüstung, einem Kundenportal, Online-Zahlungen und Umsatzberichten. Videotermine laufen über Zoho Meeting, Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams. SMS-Benachrichtigungen, eine eigene Domain und das Entfernen des Zoho-Brandings sind dem Premium-Tarif vorbehalten.

Preise: Der „Forever Free“-Tarif umfasst einen Mitarbeiter, einen Arbeitsbereich, eine Dienstleistungsart, eine bidirektionale Kalendersynchronisierung und Online-Meetings. Der „Basic“-Tarif kostet 6 $ pro Mitarbeiter und Monat bei jährlicher Abrechnung (8 $ monatlich), der „Premium“-Tarif 9 $ (12 $ monatlich) inklusive drei Arbeitsbereichen, Zahlungen und CRM-Synchronisierung. Ein „Flex“-Tarif ist auf Anfrage erhältlich. Zoho One-Kunden erhalten ohne zusätzliche Kosten Zugang zum Premium-Tarif.

Vorteile

• Eines der günstigsten Tools mit einem umfassenden Angebot an Team-Funktionen
• Für Zoho One-Kunden praktisch kostenlos
• Enge Integration mit Zoho CRM einschließlich Lead-Zuweisung
• Ressourcenbuchung für Räume und Ausrüstung im Premium-Tarif
• Bidirektionale Kalendersynchronisierung sogar in der kostenlosen Version

Nachteile

• Der volle Nutzen kommt erst innerhalb des Zoho-Ökosystems zum Tragen
• Weniger Integrationen mit Drittanbietern als bei Calendly oder Cal.com
• Die Benutzeroberfläche und die Buchungsseiten sind zwar funktional, wirken aber veraltet
• Gruppenbuchungen, eigene Domain und das Entfernen des Zoho-Branding sind nur in der Premium-Version möglich
• Für Zoho Meeting ist ein separates Abonnement erforderlich

Für wen ist es geeignet? Für Unternehmen, die bereits Zoho-Produkte nutzen, und für kostenbewusste Teams, die Round-Robin-Verfahren, Ressourcenbuchung und CRM-Anbindung zu einem niedrigen Preis pro Nutzer wünschen.

8. Microsoft Bookings

Microsoft Bookings ist kein eigenständiges Produkt, sondern eine App innerhalb von Microsoft 365. Wenn du bereits Business Basic, Business Standard oder Business Premium hast, ist es praktisch bereits in deinem Abonnement enthalten. Zahlreiche Enterprise-, Frontline-, Bildungs- und Behörden-Tarife sowie Teams Essentials und Teams Premium beinhalten Bookings ebenfalls.

Funktional deckt es die Standardaufgaben ab: eine öffentliche Buchungsseite, Dienstleistungen mit Dauer und Pufferzeiten, Mitarbeiterkalender, automatische Bestätigungen und Erinnerungen sowie Teams-Besprechungen für virtuelle Termine. Ein wichtiger Punkt für alle, die für den Datenschutz verantwortlich sind: Alle Bookings-Daten befinden sich innerhalb der Microsoft 365-Plattform in Exchange Online und unterliegen denselben Compliance-Richtlinien wie andere Microsoft 365-Daten. Kunden benötigen kein Microsoft-Konto, um zu buchen; Mitarbeiter, die den Dienst verwalten, benötigen jedoch die entsprechenden Lizenzen.

Preise: Keine separaten Kosten – „Bookings“ ist in den oben aufgeführten Abonnements enthalten. Der günstigste Einstieg ist in der Regel „Microsoft 365 Business Basic“, das bei einem Jahresabonnement etwa 7 US-Dollar pro Nutzer und Monat kostet. Microsoft verkauft die App nicht separat.

Vorteile

• Ohne zusätzliche Kosten in bestehenden Microsoft 365-Abonnements enthalten
• Die Daten verbleiben in deiner bestehenden Microsoft 365-Umgebung und deinem Compliance-Rahmenwerk
• Nahtlose Integration mit Outlook, Exchange und Teams
• Keine zusätzliche Vertragsprüfung oder neuer Datenverarbeiter erforderlich
• Zentrale Verwaltung über deine bestehende IT-Abteilung

Nachteile

• Nicht separat erhältlich – kein Microsoft 365, kein Bookings
• Deutlich eingeschränkte Gestaltungsmöglichkeiten für die Buchungsseite
• Kaum Integrationen außerhalb der Microsoft-Welt
• Keine Zahlungsabwicklung im europäischen Standardumfang und keine Pakete oder Geschenkgutscheine
• Die Verfügbarkeit hängt von den Einstellungen deines eigenen Tenant-Administrators ab

Für wen ist es geeignet? Für Organisationen, die bereits auf Microsoft 365 standardisiert sind und eine unkomplizierte, konforme Terminbuchung benötigen, ohne einen weiteren Anbieter hinzuzuziehen – zum Beispiel Beratungsstellen, Bildungseinrichtungen oder interne Service-Desks.

9. Square Appointments

Square Appointments ist weniger ein Tool für Besprechungen als vielmehr ein Betriebssystem für Dienstleistungsunternehmen mit Laufkundschaft. Terminbuchung, Kassensystem, Kundenmanagement, Zahlungsabwicklung und optional Marketing, Treueprogramme sowie Lohnabrechnung greifen nahtlos ineinander. Wenn du Kunden persönlich bedienst und Zahlungen vor Ort entgegennimmst, bekommst du alles aus einer Hand – einschließlich Hardware wie Kartenlesegeräte und Terminals.

Der kostenlose Tarif ist für diese Kategorie außergewöhnlich umfangreich: Eine Online-Buchungsseite, unbegrenzte Mitarbeiterkalender, Terminerinnerungen, Anzahlungen und automatische Verträge sind allesamt enthalten. Kosten entstehen stattdessen durch Transaktionsgebühren. Funktionen wie Buchungen für mehrere Mitarbeiter innerhalb eines Termins, Wartelisten, Stornierungsbedingungen mit No-Show-Gebühren, Ressourcenplanung und erweiterte Berichterstellung sind den kostenpflichtigen Tarifen vorbehalten.

Preise (Angaben in US-Dollar): „Free“ ohne Grundgebühr, „Plus“ für 49 $ pro Standort und Monat, „Premium“ für 149 $ pro Standort und Monat; für Unternehmen mit hohem Aufkommen sind individuelle Konditionen verfügbar. Hinzu kommen Transaktionsgebühren, die je nach Tarif und Zahlungsart variieren – beim kostenlosen Tarif sind sie etwas höher, bei den kostenpflichtigen Tarifen niedriger. Wichtig: Die Grundgebühr gilt pro Standort, nicht pro Konto.

Vorteile

• Starker kostenloser Tarif mit unbegrenzten Mitarbeiterkalendern und Anzahlungen
• Buchung und Kassensystem in einer einzigen Lösung, inklusive Hardware
• Kundenprofile, Verkaufshistorie und Marketing in derselben Benutzeroberfläche
• Buchungen direkt über deine Website, Instagram, Facebook und dein Google-Unternehmensprofil
• Keine monatliche Grundgebühr für Einzelunternehmer

Nachteile

• Abrechnung pro Standort – die Kosten steigen bei mehreren Standorten schnell an
• Du bist an Square als Zahlungsdienstleister gebunden
• Bei hohen Umsätzen können die Transaktionsgebühren teurer sein als ein Abonnement
• Kernfunktionen für Teams erst ab dem Plus-Tarif
• Für rein online stattfindende Meetings und Beratungen deutlich überdimensioniert

Für wen ist es geeignet? Für Friseursalons, Kosmetikstudios, Barbershops, Tattoo-Studios und ähnliche Unternehmen mit einem physischen Ladenlokal, die Terminvereinbarungen und Zahlungen in einem System abwickeln möchten – idealerweise an einem einzigen Standort.

10. Doodle

Doodle ist vor allem für seine Gruppenumfragen bekannt – und das ist nach wie vor seine größte Stärke. Während jedes andere Tool in dieser Liste die Frage „Wann passt es dir?“ beantwortet, löst Doodle das Problem „Wann passt es uns allen?“. Die Teilnehmer brauchen kein Konto, was die Einstiegshürde so niedrig wie möglich hält.

Doodle hat sein Angebot inzwischen erheblich erweitert. Neben Gruppenumfragen gibt es Anmeldelisten für Workshops und Veranstaltungen, 1:1-Terminvorschläge und eine klassische Buchungsseite mit Kalenderanbindung an Google, Outlook und Microsoft 365. Zahlungen können über Stripe abgewickelt und Videokonferenzen über Zoom, Microsoft Teams und Webex erstellt werden. Der Team-Tarif bietet zusätzlich eine Admin-Konsole, Rollen und Berechtigungen, Co-Hosting, Buchungen im Namen anderer, Aktivitätsberichte, individuelles Branding und KI-generierte Beschreibungen für Meetings.

Preise: Der Free-Tarif umfasst eine Gruppenumfrage, eine Buchungsseite, einen 1:1-Termin und einfache Anmeldeformulare – allerdings mit Werbung, die auch deine Eingeladenen sehen. Die Tarife „Pro“ und „Team“ werden pro Nutzer und Monat abgerechnet, wobei Doodle Jahresrabatte von etwa 24 bis 26 Prozent gewährt; der „Team“-Tarif erfordert mindestens zwei Nutzerlizenzen. Der „Enterprise“-Tarif beginnt bei 15.000 US-Dollar pro Jahr und richtet sich an Unternehmen mit etwa 50 Mitarbeitern und mehr. Die aktuellen Preise für die „Pro“- und „Team“-Tarife findest du auf der Preisseite von Doodle, da diese in letzter Zeit mehrfach angepasst wurden.

Vorteile

• Unschlagbar, um einen gemeinsamen Termin für eine Gruppe zu finden – Teilnehmer brauchen kein Konto
• Anmeldelisten für Workshops, Elternabende, Sprechstunden und Veranstaltungen
• Kombiniert Umfragen und eine klassische Buchungsseite in einem Tool
• In Europa gut etabliert, mit Schweizer Wurzeln und entsprechend hoher Akzeptanz
• Stripe-Zahlungen und Videokonferenz-Integrationen ab dem Team-Tarif

Nachteile

• Der kostenlose Tarif zeigt deinen Eingeladenen Werbung an und erlaubt nur einen aktiven Eintrag pro Kategorie
• Erinnerungen, Fristen und die „Wenn nötig“-Abstimmung sind nur kostenpflichtig
• Als reines Buchungstool ist es weniger leistungsfähig als spezialisierte Konkurrenten
• Die mobilen Apps wurden 2026 eingestellt und werden derzeit neu entwickelt
• Der Team-Tarif erfordert mindestens zwei Lizenzen

Für wen ist es gedacht? Für alle, deren größtes Problem die Gruppenplanung ist: Vereine, Schulen und Universitäten, Projektteams, Ausschüsse und Agenturen, die regelmäßig organisationsübergreifend koordinieren.

Die zehn Tools im Vergleich

Fazit: Welches Tool passt zu dir?

Es gibt nicht das eine „beste“ Tool zur Terminplanung – nur das richtige für ein bestimmtes Szenario. Wenn du viele externe Termine koordinierst und ein CRM im Hintergrund hast, sind Calendly oder Cal.com gut für dich geeignet. Wenn du Kunden persönlich betreust und Zahlungen vor Ort entgegennimmst, schau dir Square Appointments oder SimplyBook.me an. Wenn du bereits in ein Ökosystem eingebunden bist, bieten dir Microsoft Bookings oder Zoho Bookings eine Lösung ohne neuen Vertrag. Und wenn du regelmäßig Gruppentreffen koordinierst, kommst du an Doodle kaum vorbei.

Für alle, die in Europa arbeiten und Wert auf Datenschutz, eigenes Branding und faire Preise legen, ist TuCalendi die naheliegende Wahl: ein dauerhaft kostenloser Tarif zum Ausprobieren, ein Pro-Tarif für 8 € pro Nutzer und Monat mit allem, was du für einen professionellen Buchungsablauf brauchst und dazu ein Anbieter, der die DSGVO nicht nur abhakt, sondern von Anfang an darauf ausgelegt war.

Unser Tipp zur Auswahl: Testet zwei oder drei Kandidaten mit einem echten Termin, den ihr selbst von Anfang bis Ende durchspielt, so wie es der Kunde tun würde. Erst dann seht ihr, ob die Bestätigungs-E-Mail, die Erinnerung, die Terminverschiebung und die Stornierung so funktionieren, wie ihr sie euren Kunden präsentieren wollt.

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