Cuando creas un evento, se crea por defecto con el formulario estándar del sistema. En el formulario estándar se solicitan los siguientes datos:
- Nombre.
- Apellidos.
- Dirección de correo electrónico.
El formulario es la información que se le pide a un cliente cuando quiere reservar una cita desde el calendario online.
Normalmente ocurre que necesitas algo más de información de la persona que hace la reserva y puede que te preguntes: ¿Dónde puedo cambiar las preguntas del formulario de reserva? El formulario con las preguntas o con la información que necesitas recopilar de las personas que van a reservar contigo se configura desde los flujos de formulario.
El proceso es muy sencillo: solo tienes que crear el flujo de formulario y asignar los eventos al flujo. Así podrás pedir toda la información que consideres necesaria a la persona que va a reservar contigo. También puedes tener distintos flujos de formulario con preguntas diferentes y asignar los eventos de tus calendarios al flujo de formulario que corresponda.
Veamos cómo crear un flujo de formulario y asignar los eventos.
Inicia sesión en TuCalendi con tu usuario y contraseña. En el menú lateral, haz clic en "Flujos":
En la opción "Formularios", haz clic en "Seleccionar":
La lista de flujos de formulario aparece vacía porque todavía no se ha creado ningún formulario.
Haz clic en "Nuevo" para crear el flujo de formulario.
El primer paso es darle un nombre al formulario que vas a crear. Cuando hayas escrito el "Alias", haz clic en "Añadir".
A continuación, tienes que personalizar la información que quieres solicitar en el formulario de reserva. Haz clic en "Editar":
Al principio verás los datos del formulario estándar del sistema, que son nombre, apellidos y correo electrónico.
Hay dos tipos de campos que puedes añadir al formulario:
- Campos predefinidos.
- Campos personalizados.
Campos predefinidos
Tanto el campo de nombre como el de correo electrónico son campos obligatorios del sistema y no se pueden eliminar.
Sin embargo, puedes elegir entre pedir el nombre y los apellidos o solo el nombre. Solo tienes que hacer clic en el icono indicado en el campo:
También hay algunos campos predefinidos en el sistema que puedes añadir y marcar como obligatorios o no.
Al hacer clic en "Añadir campo predefinido" se mostrarán las opciones disponibles y solo tienes que seleccionar las que quieras.
IMPORTANTE: Si quieres enviar SMS mediante los flujos de trabajo debes añadir el campo predefinido "Móvil" en el flujo de formulario.
En nuestro caso vamos a añadir el campo "Móvil":
En el nuevo campo que se ha añadido, haciendo clic en el "icono del lápiz" puedes marcar el campo de móvil como obligatorio y también seleccionar el código de país que tendrán por defecto los números de teléfono.
Cuando lo tengas, haz clic en "Guardar":
Campos personalizados
Con los campos personalizados las posibilidades se multiplican, ya que puedes elegir entre las distintas opciones disponibles y añadir varias veces el mismo campo personalizado pero con opciones diferentes.
Al hacer clic en "Añadir campo personalizado" se mostrará un menú con las opciones y solo tienes que seleccionar las que necesites para obtener la información de las personas que van a reservar.
En nuestro caso añadiremos un campo de "Texto" y un campo de "Botón de opción" con 4 posibilidades. En ambos casos las respuestas son obligatorias.
Cuando hayas añadido todos los campos que necesitas, haz clic en el botón "Guardar" y ya habrás creado el formulario.
Asignar eventos
El siguiente y último paso para terminar el flujo de formulario es asignar los eventos en los que quieres que se muestre el formulario creado.
Vuelve al menú principal de flujos de formulario y haz clic en "Asignar eventos":
Podrás elegir los eventos que quieres asignar al flujo de formulario:
Puedes seleccionar los eventos uno a uno haciendo clic en "Elegir" en el evento que quieras, o haciendo clic en "Seleccionar todos" se elegirán todos los eventos disponibles.
IMPORTANTE: Un mismo evento no se puede asignar a dos flujos de formulario diferentes.
Cuando hayas seleccionado los eventos que quieres asignar al flujo de formulario, haz clic en "Guardar":
A partir de este momento, cuando una persona vaya a reservar cualquier reunión de los eventos asignados al flujo de formulario, tendrá que introducir la información solicitada.
En cualquier momento puedes modificar un formulario creado añadiendo o eliminando campos. Por supuesto, también es posible añadir o quitar los eventos asignados.