Sincronizar el calendario de Microsoft 365 a un usuario asignado en Round Robin

Para que el trabajo en equipo en modo rotatorio o Round Robin funcione correctamente es necesario realizar la sincronización de cada usuario asignado a un evento establecido en modo Round Robin con su calendario externo como es Google Calendar o Microsoft 365. 

IMPORTANTE: Cuando eliges el modo Round Robin en un evento, la sincronización con los calendarios externos que se haya establecido para el evento se ignora y no se tiene en cuenta. Para que el trabajo de equipo en modo Round Robin funcione correctamente es totalmente necesario hacer la sincronización con el calendario externo con cada usuario asignado. Los calendarios externos pueden el Calendario de Google o el Microsoft 365

 Veamos como proceder con este paso fundamental para realizar la sincronización de un usuario en modo Round Robin con Microsoft 365.

Accede a TuCalendi con tu nombre de usuario y contraseña. Dirígete a la opción "Calendarios":

Dashboard calendarios y eventos

Localiza el evento al que deseas definir el tipo de equipo de trabajo en modo Round Robin y la asignación de usuarios. Haz clic sobre el nombre del evento.

En el menú horizontal se mostrarán todas las opciones de configuración del mismo.

Haz clic en el bloque "Asignación":

En el menú desplegable "Tipo de equipo" selecciona el modo "Rotatorio (Round Robin)" y haz click en "Añadir usuario" para asignar los usuarios al evento:

Evento en modo de trabajo Round Robin con usuarios asignados

En cada usuario clica en los tres puntos verticales:

Opciones de configuración usuario Round RobinAccederás al menú con la opciones de configuración para cada miembro del equipo asignado al evento:
Opciones de configuraciónHaz clic en "Calendario" para proceder con la sincronización:

Sincronización con calendario externo a un usuario asignado

 

En este caso nos aparece la opción de sincronizar con  Google y con Microsoft, porque tenemos ambas integraciones hechas. Si solo tuvieramos Microsoft 365 únicamente se mostraría esta opción para sincronizar al usuario con el calendario externo

Clica en "Añadir", selecciona el calendario con el quieres sincronizar y haz clic en "Guardar".

Verás que hay dos opciones para añadir calendarios:

  • "Selecciona los calendarios a los que quieres añadir las reuniones reservadas": Esta sincronización hará que todas las reservas que hacen tus clientes desde TuCalendi se añadan los calendarios de Microsoft 365 elegidos.
  • "Selecciona los calendarios que deben ser revisados para detectar conflictos y evitar las reservas dobles": Esta corresponde a la sincronización bidireccional con un calendario externo para comprobar conflictos en las reservas, evitando reservas duplicadas o en franjas horarios que se encuentran ocupadas.

Cuando lo hayas hecho cada usuario se actualizará y aparecerá como se muestra en la imagen "Sync: Conectado" y "Check: Conectado".

Usuarios en modo Round Robin con calendario conectados

A partir de este momento el evento comenzará a trabajar en modo Round Robin atendiendo a la prioridad establecida y a la disponibilidad horaria fijada.